Como todo negócio, um escritório de advocacia exige organização e otimização dos processos. Ocorre que, dentro do setor jurídico, existem especificidades que frequentemente fogem ao conhecimento acadêmico perpassado pelas universidades, ou que demandam mecanismos mais específicos do que outros modelos de negócios - muitas vezes vinculados as áreas que já são enxergadas por essa perspectiva há mais tempo.
No segundo dia da Fenalaw, os advogados do Reis Advogados, Kleber Secatto e Luiz Felipe Perrone dos Reis, participaram de uma palestra sobre o tema "Legal Operations" - também chamado de Legal Ops -, contando detalhes sobre essa nova forma de pensar o negócio de um escritório de advocacia e compartilhando alguns cases de sucesso.
"A parte de Legal Ops não é despesa, nem custo, é uma receita", afirma Luiz Felipe Perrone dos Reis, sócio-diretor do Reis Advogados.
A deficiência da formação dos advogados nessa área foi o primeiro ponto destacado por Secatto - "nas faculdades, não se ensina gestão". Contudo, essa realidade será enfrentada tanto por bancas pequenas quanto grandes no mercado jurídico.
Outra premissa destacada pelos profissionais é a necessidade do setor ter independência nas tomadas de decisões de forma ágil, assim como envolver os clientes na estruturação dos processos. Reis exemplifica a ideia apontando que "muitas vezes, a gente encontra necessidades técnico-jurídicas quando observa o processo do cliente como um todo".
Secatto também pontua que, além do esforço organizacional, o Legal Ops deve estar lado a lado de uma mudança de cultura na empresa jurídica, de modo que o escritório como um todo coopere com as propostas do setor.
Embora os sócios afirmem que o Reis Advogados utiliza ferramentas tecnológicas do mercado, o critério de escolha sempre está na possibilidade de personalização desse produto. Para exemplificar essa ideia, Secatto recorre ao termo "tecnologia proprietária".
"É necessário o escritório criar seus próprios produtos tecnológicos. Contratar produtos de prateleira, no estilo ‘tamanho único’, não traz vantagens competitivas", afirma Kleber Secatto, gerente de operações do Reis Advogados.
A palestra se encerrou com alguns cases de sucesso da banca. Em um deles, de outsourcing, os sócios relataram como desenharam, a quatro mãos, com a participação do cliente, uma esteira personalizada. "A empresa pode ganhar escala sem precisar contratar novos profissionais", explica Reis.
Entenda melhor o Legal Ops
O Legal Operations engloba todos os setores de um escritório de advocacia em conjunto de recursos de tecnologia e gestão. Essa junção visa tornar as atividades administrativas-jurídicas mais ágeis e eficientes e permite que o advogado foque em atividades estritamente jurídicas e no relacionamento com os clientes.
"O profissional que trabalha com legal operations deve estar apto a transitar por todas as áreas de uma empresa ou escritório", afirma Paulo Henrique Fernandes, gerente do PG Advogados.
''Para garantir a otimização, precisamos entender que nem tudo é aplicado para a realidade de todo mundo. Primeiro utilize os fluxos de trabalho, pois a tecnologia tende a ser maravilhosa, mas ela pode ser inaplicável para o seu dia a dia. Precisamos de uma estrutura essencial: pessoas, processos e tecnologias, e essa ordem é crucial", afirma o profissional.
Estruturação do Legal Ops
Definir a estrutura também é importante e, baseado nela, será possível compreender quais os profissionais terão o perfil para atuar em cada time. "Com base nessas informações será possível identificar atividades que serão exclusivas de advogados e quais podem ser delegadas a nova área, os perfis dos profissionais e suas respectivas atuações em cada subárea, com organização das demandas, suas formas de recebimento e entrega", diz Daniel Alves, do Fabio Kadi Advogados.
De acordo com ele, "em relação aos profissionais, é importante sempre fazer um recrutamento interno, já que há possibilidade de o departamento jurídico ter profissionais aptos, que entendem as minucias e as necessidades das atividades operacionais".'
Perfil do profissional
Os especialistas afirmam que o profissional que trabalha com legal operations deve estar apto a transitar por todas as áreas de uma empresa ou escritório. Desde a própria área jurídica, passando pelo administrativo, marketing, tecnologia da informação e financeiro. Portanto, o bom relacionamento interpessoal é importante. Ele precisa ter uma "visão 360" das atividades operacionais.
"Pessoas dedicadas e conscientes do seu trabalho e que tem o dinamismo para lidar com essas atividades administrativas. É necessário ter uma equipe multidisciplinar com gente capacitada. Não existe um curso específico para quem quer trabalhar dentro da área, porém isso vai muito do objetivo de cada empresa", finaliza Paulo Henrique.