DESAFIO
O MDR Advocacia enfrentava um conjunto de desafios significativos relacionados à gestão e atualização de processos jurídicos no sistema Legal One. A equipe jurídica era obrigada a realizar atualizações manuais em grande escala, o que consumia dezenas de horas por semana e gerava um alto índice de erros. Aproximadamente 15% a 20% dos processos apresentavam problemas, seja por digitação incorreta, preenchimento de campos obrigatórios de forma inadequada ou falhas em campos com validação dinâmica, exigindo constantes auditorias de validação interna.
Além disso, não existia um controle eficaz sobre quais processos haviam sido atualizados, por quem e em que momento, o que comprometia a rastreabilidade e dificultava revisões internas.
O resultado disso era um retrabalho constante e a sobrecarga da equipe jurídica com tarefas administrativas repetitivas, afastando os profissionais de atividades estratégicas e comprometendo a escalabilidade operacional frente ao aumento do volume de processos.
SOLUÇÃO
Diante desse cenário, foi desenvolvida uma solução inovadora batizada de OneSync, um sistema híbrido que combina automação RPA (Robotic Process Automation) e Python, com uma interface web utilizando do intuitiva e interativa. A proposta consistia em permitir que a equipe jurídica da banca atualizasse dados processuais no Legal One de forma automatizada, segura e rastreável.
O sistema foi pensado para lidar com os principais gargalos enfrentados: eliminação de erros manuais, centralização das operações, acompanhamento em tempo real das atualizações e geração automática de relatórios. O OneSync se destacou também por sua capacidade de interpretar campos dinâmicos (com identificadores variáveis ou UUIDs), campos em cascata e validações complexas - características comuns no Legal One.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação do sistema seguiu um cronograma de aproximadamente 10 semanas, dividido em quatro grandes fases. Na primeira etapa, foram mapeados os fluxos internos do Legal One, identificando-se os campos obrigatórios e os pontos críticos que exigiam tratamento especial.
Em seguida, desenvolveu-se o núcleo do RPA utilizando a biblioteca Playwright, programado para operar em modo headless (sem interface visual), garantindo agilidade e estabilidade.
A segunda fase concentrou-se no desenvolvimento da interface web com Flask e Tailwind CSS, permitindo que os usuários carregassem suas planilhas de atualização e acompanhassem o progresso das execuções.
Posteriormente, foram integrados ao sistema um painel de controle com indicadores de performance em tempo real e um módulo completo de logs e histórico de execuções.
Por fim, foram implementadas funcionalidades de segurança, autenticação de acesso e feito o deploy do sistema em um servidor local da organização, seguido do treinamento da equipe de usuários.
RESULTADO
Os resultados da implantação foram expressivos. O tempo médio para atualizar um processo caiu de 8 a 10 minutos (no modelo manual) para apenas 40 a 100 segundos (dependendo do volume de informações desejado) utilizando o sistema automatizado - uma redução significativa no tempo de execução. O impacto operacional foi igualmente notável: os erros de preenchimento foram praticamente eliminados (com redução de 95%), cerca de 30 a 40 horas de trabalho manual por semana foram economizadas e o throughput diário aumentou em até 10 vezes.
Além dos ganhos mensuráveis, o OneSync trouxe benefícios qualitativos de grande valor. A rastreabilidade das operações passou a ser total, com registro detalhado de cada ação realizada. A equipe jurídica foi liberada para se dedicar a atividades mais relevantes, enquanto o sistema passou a garantir consistência, confiabilidade e escalabilidade ao processo de atualização no Legal One.
Em síntese, a iniciativa não apenas solucionou um problema concreto de operação, como também abriu caminho para novas possibilidades de automação jurídica dentro do escritório, consolidando-se como um marco de eficiência e inovação no uso da tecnologia no setor jurídico.