DESAFIO
O crescimento de uma sociedade de advogados traz consigo desafios significativos, que exigem uma gestão eficaz para evitar adversidades e maximizar o desempenho organizacional. Um dos principais desafios enfrentados é a dificuldade na implementação de um fluxo de trabalho eficiente, especialmente quando diferentes atividades são desempenhadas por um mesmo setor ou colaborador. Adicionalmente, a falta de planejamento pode resultar em atividades repetitivas e desgastantes, comprometendo a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
Diante desse cenário, o MDR Advocacia indentificou a necessidade de modernizar sua abordagem através da adoção de tecnologias avançadas, com foco na automação de tarefas, aumento da produtividade e gestão eficiente de dados. A banca implementou soluções tecnológicas, incluindo parcerias estratégicas com lawtechs e legaltechs, que os permitem mensurar e analisar diversos aspectos do fluxo de trabalho, tais como: a quantidade e tipo de atividades realizadas, os resultados obtidos, o intervalo de tempo entre as etapas, e o número inicial e final de atividades pendentes.
Essa abordagem os capacitou a desenvolver planos de ação robustos, preparados tanto para cenários previsíveis quanto para situações inesperadas. A implementação tecnológica foi essencial para aprimorar o fluxo de trabalho de forma orgânica, possibilitando que as atividades fossem realizadas, encaminhadas e recebidas sem interrupções entre as etapas e setores envolvidos.
No presente case, é destacado a aplicação dessas melhorias no setor denominado "MDR Encerramentos", onde as atividades são marcadamente repetitivas e o trabalho, em suma, é para reduzir um estoque de contencioso/ massificado, onde a banca possui cerca de 25 mil processos judiciais ativos.
Então, como problemática, se tem a pergunta: como conseguir reduzir o estoque de maneira mais assertiva?
A pergunta também poderia ser: como diminuir a taxa de congestionamento judicial dos processos em que o escritório atua, ou seja, como mitigar essa taxa de congestionamento judiciário?
Não é uma tarefa tão simples como se parece, haja vista que há uma dependência direta do Judiciário, que é reconhecidamente moroso, por diversas razões; que o escritório recebe cerca de 300 processos entrantes (novos) diariamente; e que há situações extras que suspendem os feitos. Os Incidentes de Resolução de Demandas Repetitivas (IRDRs), por exemplo, costumam suspender os feitos por um ano; o mesmo ocorre com temas que são afetados pelo Superior Tribunal de Justiça.
SOLUÇÃO
Com todos os desafios mencionados, era preciso trabalhar na formulação de planos de ação eficazes, os quais dependem de uma base sólida de dados. Com isso em mente, foi desenvolvido uma estratégia baseada em uma fórmula simples, derivada do controle de estoque, capaz de mapear todo o estoque processual sob a responsabilidade do escritório. Utilizando informações básicas, como o estoque final dos processos ao término de cada dia, o total de processos auditados e a quantidade inicial de processos, foi estruturada a seguinte fórmula:
TOTAL DE PROCESSOS RECEBIDOS = (ESTOQUE FINAL DOS PROCESSOS + PROCESSOS AUDITADOS/REALIZADOS - QUANTIDADE INICIAL DOS PROCESSOS).
Essa fórmula permite gerar informações precisas em qualquer período de tempo, enriquecendo a base de dados, a qual é necessária para a elaboração de planos de ação futuros.
Além disso, após a implementação da fórmula de controle de estoque, foi adotado o programa "AJUS - Solução para Advogados". Esta ferramenta aprimorou significativamente o controle de estoque processual ao registrar de maneira detalhada todos os processos recebidos e atividades concluídas. O programa possibilita o registro de dados essenciais, como o responsável pela atividade, o horário de finalização, a criação da atividade, push de processo com indicativos desejados e entre outros. Com esses registros, é possível aplicar diversos filtros de dados, aumentando a gama de interpretações e a precisão na tomada de decisões estratégicas.
Outra ferramenta implementada no setor, foi o desenvolvimento de um robô específico de auditoria, que faz a execução de filtrar 200 processos semanalmente com o andamento arquivado/encerrado, que foi primordial na celeridade dos encerramentos dos processos, que antes eram feitas de formas manuais, otimizando o tempo da equipe e sem a necessidade de uma expansão deste setor.
A utilização de tecnologia não apenas aumentou a assertividade e a produtividade dos colaboradores, como também proporcionou maior conforto e eficiência na execução das tarefas.
RESULTADO
A implementação de um fluxo de trabalho automatizado resultou em um aumento significativo da produtividade e na melhoria do bem-estar dos colaboradores. A redução de atividades repetitivas e desgastantes permitiu que as tarefas fossem realizadas de forma mais direcionada e eficiente.
Como reflexo desse esforço, no Ranking de encerramentos do Banco/ cliente foi alcançado um notável 4º lugar, no 1º semestre de 2024. O escritório concorreu com mais 30 escritórios terceirizados de todo o Brasil neste indicador (redução de estoque proporcional).
Especificamente, o escritório MDR ADVOCACIA registrou uma redução de 21,37% no total de processos sob sua responsabilidade. Esse desempenho, além do 4º lugar no Ranking, garantiu a nota máxima, conforme os critérios estabelecidos pelo Banco, ou seja, a meta foi batida com louvor.
Destaca-se ainda que todas as tecnologias e métodos responsáveis por esses resultados foram implantados há menos de um ano, o que indica um potencial significativo para alcançar resultados ainda melhores a médio e longo prazo.