DESAFIO
Independentemente da área de atuação e do tamanho do escritório geralmente os maiores desperdícios em escritórios de advocacia são: a) subutilização da mão de obra dos advogados; b) elevados tempos de espera (aguardando por documentos; aguardando por validação de redação de peças, aguardando protocolo de peças, ...) e o c) alto índice de retrabalho (correção de peças, correção de cálculos, correção de estratégias processuais).
O profissional da área jurídica essencialmente tem um perfil crítico e rebelde para seguir procedimentos e metodologia de trabalho. Somado a este problema é cada vez maior o turnover de colaboradores e até mesmo de sócios nos escritórios de advocacia. São variáveis complexas que os gestores não possuem muita margem de manobra pois em muitas vezes estão envolvidas variáveis externas ao dia a dia do escritório: formação dos valores das pessoas, tendências de mercado, realidade da formação jurídica, resistência a mudança das pessoas, mercado jurídico brasileiro compostos maciçamente por pequenos e médios escritórios sem procedimentos de trabalho descritos,
Exposto a esta situação do mercado jurídico, o escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria, a despeito de ter investido desde a sua fundação em trabalho padronizado, treinamento e alto investimento em tecnologia de informação, verificou a necessidade de lançar mão do uso de novas ferramentas para garantir a aplicação do trabalho padronizado em todas as fases do atendimento ao cliente. O desafio era usar uma ferramenta que não engessasse o trabalho dos advogados e também fosse amplamente usada por todos da equipe.
Isso porque, mesmo tendo desenvolvido mais de 140 procedimentos de trabalho, mesmo realizando o onboarding de todos os profissionais com base em treinamento sobre os procedimentos descritos, mesmo tendo um ambiente onde se instiga a melhoria contínua - kaizen há mais de 15 anos (desde a primeira sociedade da Dra. Melissa Folmann), mesmo debatendo sempre com os colaboradores - colhendo sugestões e aplicando muitas delas, mesmo já tendo investido muito em tecnologia da informação (hardware e softwares), o escritório viu a necessidade de otimizar ainda mais o trabalho padronizado e o controle do fluxo de documentos com o uso da tecnologia da informação. Foi aí que a banca iniciou a sua jornada no uso dos metadados em um GED específico para o mundo jurídico.
O escritório repete, já estavam muito bem, com praticamente TODAS as atividades com procedimentos descritos. Os procedimentos estavam atualizados. Era feito a gestão da equipe, reuniões semanais entre chefe - subordinado, reuniões mensais (Reunião Mensal do Escritório - R.M.E; Reunião Mensal dos Advogados - R.M.A.), a banca controlava já as fontes de retrabalho e agia nas causas raiz dos mesmos. Mas o escritório via que tinha atingido um ponto de mutação, para parafrasear o autor Capra, eles precisavam questionar e expandir as concepções desta realidade posta. Por que muitas vezes os profissionais do meio jurídico ainda não conseguem aplicar procedimentos de trabalho e fluxos de trabalho padronizados?
O escritório possui mais de 8.000 clientes cadastrados em mais de 11 anos de atuação. Tinha uma excelente organização em sua rede do servidor. Uma estratificação primária entre clientes ativos e arquivo morto (A.M.), depois para cada cliente, a banca já tinha uma estrutura de subpastas padronizadas para cada cliente.
Cada cliente possuía 15 subpastas padronizadas na rede do escritório. Todos os documentos dos clientes e todas as peças processuais já estavam gravados corretamente nas subpastas padronizadas. A banca aplicou as subpastas padronizadas no início de 2017. Esta estrutura perfeita de subpastas funcionou até meados de 2020 quando resolveram lançar o projeto de implementação de uma moderna solução de GED na nuvem baseado em metadados.
Um dos fatores que os levou a trabalhar com metadados foi a restrição das soluções ‘comuns’ de armazenamento de arquivos. O escritório usava um servidor (Windows Server) com pastas no Explorador de Arquivos do Windows e espelhamento na nuvem (Google Drive). Mas as opções de busca em soluções como Explorador de Arquivos e Google Drive (e DropBox, OneDrive, ....) não possuem a busca otimizada com metadados. Além do que estas ferramentas exigem muitos cliques desnecessários no dia a dia dos advogados, por exemplo, clicando em pastas na rede, ou na plataforma de compartilhamento na nuvem (como o Google Drive), para descobrir o conteúdo de uma pasta ou se a pasta está vazia.
O escritório não estava contente mesmo estando já em uma organização de arquivos muito boa. A banca tinha todos os documentos dos clientes salvos nas pastas de cada cliente, e em função da natureza do arquivo, cada um já estava corretamente classificado em sua subpasta padrão: documentos pessoais estavam na subpasta padrão: "1. DOC Pessoal"; documentos da empresa estavam na subpasta padrão: "2. DOC Empresa"; documentos médicos estavam na subpasta padrão: "3. DOC Médicos", correspondências estavam na subpasta padrão: "5. DOC Correspondência", todas as peças processuais administrativas estavam gravadas, por ordem cronológica, na subpasta padrão: "6. Processo Administrativo", bem como todas as peças judiciais estavam gravadas na subpasta padrão: "7. Processo Judicial", os documentos financeiros estavam na subpasta padrão: "8. Financeiro" , e por fim, os contratos e procurações estavam todos salvos na subpasta padrão: "9. Contrato e Procuração".
Todos os arquivos salvos na rede do escritório continham no nome do arquivo a data, no formato "ano.mês.dia" no início do nome do arquivo. Por exemplo, se uma petição inicial complexa foi redigida no dia 20/01/2018 o nome do arquivo seria 2018.01.20 Petição Inicial.doc. Se esta mesma petição tivesse mais 2 versões, redigidas nos dias 25/01/2018 e no dia 04/02/2018, o escritório tinha em sua rede, na pasta do cliente, na subpasta "7. Processo Judicial", mais dois arquivos desta petição inicial, quais sejam: 2018.01.25 Petição Inicial.doc e 2018.02.04 Petição Inicial.doc.
Todos os profissionais que trabalharam no escritório sempre contribuíram para a melhoria destes padrões. Todos aplicavam estes padrões. Com isso, a banca tinha praticamente todos os mais de 400 mil arquivos em sua rede salvos aplicando uma nomenclatura padronizada e em pastas e subpastas igualmente padronizadas.
Mas mesmo com toda esta padronização, o escritório buscava melhorar as etapas de salvar arquivos na rede bem como a etapa de encontrar os arquivos na rede. A banca buscava também uma forma de não mais ter que arquivar de forma duplicada um documento que era usado, por exemplo, em 2 fases processuais. Buscavam uma forma otimizada de salvar, buscar arquivos. Além do que, eles não gostariam mais de salvar várias vezes o mesmo arquivo, quando este arquivo era usado em várias peças processuais, por exemplo um atestado médico que foi anexado em requerimentos administrativos, recursos administrativos, petição inicial e recursos judiciais. O escritório gostaria de ter este arquivo salvo somente uma vez para otimizar o trabalho de todos, desde a secretária até o advogado.
SOLUÇÃO
Foi identificado a oportunidade de trabalhar com os metadados em um moderno GED como a solução de muitos dos problemas do dia a dia.
Isso porque os pequenos retrabalhos e desperdícios, como já mencionado acima, ainda era sentido que havia desperdício na gestão de arquivos na rede, mesmo com tudo padronizado, ainda se desperdiçava tempo em salvar várias vezes os mesmos arquivos - usados em n fases processuais. Outra fonte de desperdício histórica ainda eram as listas de tarefas, que mesmo sendo criadas de forma otimizada com metodologia e treinamento, ainda geravam desperdícios na criação de fluxos de trabalho.
O projeto de implementação do GED foi norteado com duas diretrizes: a) utilizar os metadados para arquivar e buscar arquivos; b) construir workflows de trabalho para concatenar tarefas e sobretudo incluir elementos bifurcadores de fluxo (como por exemplo: peça processual está correta? Cria a atividade de protocolo automaticamente para a controladoria).
Foram mais de 10 meses na migração dos mais de 400.000 arquivos da rede do servidor (Windows Server) para a solução do GED na nuvem (M-Files). Todos os arquivos já estavam salvos em nossa rede em pastas de clientes e subpastas padronizadas.
Com todos os arquivos migrados para o GED foi possível eliminar os arquivos duplicados. Com o uso dos metadados é possível apontar um mesmo arquivo a várias peças processuais. Um atestado médico de um cliente, por exemplo, pode ser salvo somente uma vez no GED e ser referenciado a 10 peças processuais. Se o escritório ainda tivesse a estrutura da rede do servidor (espelhada na nuvem no Google Drive) seria obrigado a manter 10 vezes este arquivo armazenado na nuvem.
Outra solução otimizada com o GED foi o desenho de fluxo de trabalho, chamado de "demanda" em nosso GED (MFiles). Foram modelizados os seguintes fluxos de trabalho (workflows): i) Redação peça administrativa; ii) redação peça judicial; iii) redação mandado de segurança; iv) redação de procedimento interno; v) redação de artigos para o site. Assim o advogado sócio pode selecionar os documentos que instruíram a demanda, e em um clique, por exemplo, criar a demanda de redação de uma petição inicial.
O advogado contratado recebe em seu painel do GED a demanda de redação da petição inicial. O advogado já sabe quais são os documentos a utilizar pois a demanda traz consigo, via metadados, quais são os documentos a usar nesta petição. Com isso o advogado não perde mais tempo buscando quais são os documentos para instruir a demanda. O advogado redige a petição, esta petição vai automaticamente, sem a necessidade de se criar tarefa alguma para o advogado sócio corrigir a petição. Caso a petição esteja perfeita, o advogado sócio valida e a mesma é submetida para o advogado controller, automaticamente, junto com todos os anexos em .PDF, para protocolo. Isso sem a necessidade de se criar novas tarefas. Trata-se de um workflow pré-parametrizado. Caso a petição contenha erros ou necessidade de complementação, basta o advogado sócio rejeitar a peça, esta petição inicial, volta para o advogado contratado para complementar a redação da peça.
Outro atributo do GED é o controle das versões dos documentos. Com isso não é mais necessário criar vários arquivos, uma para cada versão do arquivo. A petição inicial pode ter 5, 10, 15 versões e aparece com o mesmo nome de arquivo dentro do GED. O GED propicia a comparação de arquivos, possibilitando inclusive voltar a versões anteriores caso necessário.
Foram parametrizados nestes workflows do GED também um metadado para controlar o índice de retrabalho. A responsabilidade de apontar o índice de retrabalho em cada peça processual tratada em workflow no GED é de responsabilidade do advogado sócio. Com isso os advogados contratados, e também o advogado sócio, conseguiram identificar quais eram as maiores fontes de retrabalho em cada tipo de peça processual. Além do que esta nota, do índice de retrabalho de cada advogado contratado, passou a ser usada para o pagamento de prêmio (bônus) por meritocracia. Afinal, agora o escritório conseguiu não só verificar se as peças estavam sendo redigidas dentro do prazo solicitado, mas também em que nível de qualidade.
PRÓXIMOS PASSOS (JÁ EM CURSO DE ESPECIFICAÇÃO)
1. O GED nomeará os arquivos com base nos metadados "classe" e "subclasse". Todos os arquivos serão nomeados automaticamente pelo GED. Ninguém mais no escritório precisará colocar nomes nos arquivos. Todos os arquivos serão nomeados pelo GED assegurando 100% de padronização nos nomes dos arquivos. Por exemplo: o advogado controller gera uma guia de custas no dia 10/07/2024. Ao salvar direto no GED, sem passar pelo c:/downloads do seu desktop, este arquivo será salvo como 2024.07.10 Guia de custas.pdf.
2. O GED criará demandas (workflows) automaticamente, em função do tipo de arquivo, continuando o exemplo acima, se o advogado controller, determina que o arquivo é de "Classe" (metadado = "Guia") e de "SubClasse" (metadados = "De Custas"), o GED além de já salvar o arquivo como 2024.07.10 Guia de custas.pdf, o GED já cria um workflow passando esta guia para o usuário do departamento financeiro pagar. Isso sem a necessidade de se criar tarefas no GED. Somente pelo fato de se atribuir no GED que trata-se de uma guia de custos, o arquivo é colocado no painel do GED do usuário do Financeiro, para pagar a guia de custo. Aí quando o financeiro paga a guia e gera o comprovante (metadado "classe" = Comprovante") de pagamento de guia de custas (metadado"subclasse " ="de guia de custas"). Este comprovante já é apresentado ao usuário do advogado Controller, sem a necessidade de se criar uma nova tarefa.
Toda esta automação, com o uso de metadados, o escritório buscou e já está aplicando desde julho de 2022, pois sabe que os advogados devem priorizar o seu tempo em tarefas que geram valor agregado para o cliente final do escritório. Os advogados não podem perder tempo criando tarefas se o GED o pode fazer somente com o fato de salvar um arquivo.
RESULTADO
1. Redução do volume de dados armazenados. Não existem mais arquivos duplicados.
2. Mensuração do índice de retrabalho por pessoa da equipe. Com isso foi possível aplicar o plano de pagamento de bônus/prêmios (art. 457 CLT).
3. Controle on-line do número de peças processuais por fase de confecção: solicitadas, em curso de redação, em curso de retificação, em curso de protocolo.
4. Assegurado o respeito à LGPD pois as peças processuais nunca mais foram salvas em pastas de servidor, em pastas locais nos desktops e notebooks do escritório. Só é possível editar peças em word .doc e em .pdf dentro do universo do GED. Este GED possui proteção criptográfica.
5. Possibilidade de busca de arquivos por seu conteúdo. Mesmo sendo o arquivo em formato de imagem. O GED transforma a imagem em texto ("OCRização": Optical character recognition). Possibilitando os advogados a buscarem termos em documentos que os clientes enviaram por meio de fotos via WhatsApp. Por exemplo, busca das palavras "trabalho em forno de olaria", "trabalho em ambiente frigorífico". O GED encontra os documentos em poucos segundos. Mesmo que as frases "trabalho em forno de olaria" ou "trabalho em ambiente frigorífico" estejam no meio de um texto em uma foto.
6. Evita duplicar arquivos no GED. Mesmo que sejam arquivos salvos com nomes de arquivos diferentes. O GED controla se o conteúdo do arquivo (isso via metadados) é o mesmo de um arquivo que já existe. Gera um alerta "já existe um arquivo com este conteúdo, deseja mesmo duplicar?". Isso é muito útil. Evita que os advogados salvem arquivos duplicados no GED.
7. Possibilidade de modelização de workflows em função do tipo de peça processual, por exemplo, em casos de peças mais simplificadas e diretas, como alguns casos de mandados de segurança, foi possível tabular templates que redigem as peças em poucos segundos, tudo isso com base nos metadados (cliente, número processo, dados pessoais, endereçamento, qualificação da parte, ....) e também atribuir a cada workflow a necessidade, ou não, de etapas de validação do advogado sócio, como por exemplo, é o caso das peças da classe (metadado) "Mandado" e subclasse (metadado) "de Segurança", onde o advogado sócio não precisa validar este tipo de peça, qual seja, mandado de segurança. Somente e somente se envolver clientes VIP (metadados) "VIP", onde aí sim o advogado sócio deve observar e validar todas as peças.
8. Controle de 100% dos procedimentos internos do escritório via GED. A banca assegura que todos os 140 procedimentos do escritório estão atualizados. Isso porque foram criados workflows do tipo "validação de procedimento", que, a depender da importância e da complexidade do procedimento, possui frequência de atualização semestral ou anual. ]
9. Controle dos procedimentos está sendo a base do projeto de certificação do escritório na ISO 9001. Data alvo Abril/2025. Todos os procedimentos com usuários redatores e usuários validadores. Todo o fluxo é controlado por metadados. Possibilitando a visualização das várias versões de cada procedimento bem como dos procedimentos que já estão em Arquivo Morto pois foram descontinuados por alguma razão.
10. Possibilidade de determinação de workflows automáticos em função dos metadados (Classe e Subclasse) dos arquivos. Por exemplo, se a classe é PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário, ao inserir o arquivo no GED se abrem 4 novos metadados de preenchimento obrigatório: i) empresa, ii) departamento, iii) função e iv) data de início e data de fim. Com isso o escritório compilou uma base de dados de laudos. Com a possibilidade de classificação por metadados do arquivo. O escritório classificou os laudos de condições de ambiente de trabalho por: empresa, departamento, função e ano.