DESAFIO
Os departamentos jurídicos enfrentam um grande desafio no gerenciamento de ofícios e notificações judiciais e administrativas, um processo marcado por sua natureza manual e demorada. A gestão tradicional desses documentos é caracterizada por um alto volume de trabalho, uma grande probabilidade de erros e forte impacto nos custos operacionais. Esses processos consomem muito tempo e recursos, resultando em possíveis atrasos e ineficiência que comprometem a agilidade e a precisão das respostas.
Para enfrentar esses desafios, a VELOCE foi desenvolvida como uma solução inovadora, com o uso de inteligência artificial. Ela transforma a forma como as comunicações jurídicas são geridas. A ferramenta foi projetada para automatizar o processamento de ofícios e notificações, automatizando todo o fluxo de recebimento, cadastro, triagem, categorização, resumo, subsídios, elaboração de resposta e envio ao remetente, tudo em formato de esteira, em um fluxo criado pelo Legal Ops do escritório, garantindo linearidade e reduzindo de forma drástica o tempo de resposta, melhorando a precisão das respostas de ofício e diminuindo os custos associados. De forma indireta, VELOCE contribui até mesmo com o judiciário, à medida que os clientes, inclusive aqueles Terceiros (convidados apenas para prestar algum esclarecimento ou informação no processo) se manifestam de forma rápida e precisa, contribuindo com o andamento e celeridade do caso.
VELOCE é uma parceria estratégica que combinou a expertise jurídica do Viseu Advogados, a experiência em soluções para departamentos jurídicos da V+ e a tecnologia avançada da tools.law, resultando em uma solução que permite que os profissionais jurídicos se concentrem em atividades de maior valor estratégico.
SOLUÇÃO
Para enfrentar os desafios associados ao processamento manual de ofícios e notificações, a VELOCE foi desenvolvida utilizando uma abordagem estratégica e colaborativa:
- Colaboração especializada: A VELOCE é o resultado de uma parceria entre três líderes no setor jurídico e tecnológico: a V+ (especialista em soluções para departamentos jurídicos), o Viseu Advogados (um dos principais escritórios de advocacia do Brasil) e a tools.law (especialista em inteligência artificial jurídica). Essa colaboração trouxe uma combinação única de conhecimento jurídico, experiência prática e inovação tecnológica.
- Tecnologia de Inteligência Artificial (IA): Para esse grande resultado final, há um blend de soluções tecnológicas, Veloce foi produzida utilizando php (sistema), Inteligência Artificial (Open AI), Nodejs e Java Script.
- Integração com sistemas existentes: A VELOCE foi projetada para se integrar facilmente aos sistemas e plataformas já utilizados pelos departamentos jurídicos. Essa integração garante uma transição suave para a automação, permitindo que a VELOCE funcione em conjunto com as ferramentas e processos existentes, sem a necessidade de grandes reformas estruturais.
- Interface intuitiva: A plataforma conta com uma interface intuitiva e amigável, que facilita a interação dos usuários com a ferramenta. Ela foi projetada para ser fácil de usar e entender, reduzindo a curva de aprendizado e garantindo que os profissionais possam começar a utilizar a VELOCE desde o início.
- Suporte técnico e treinamento: A V+ oferece suporte técnico contínuo e treinamento especializado para os clientes da VELOCE. Este suporte inclui a configuração personalizada da ferramenta, a capacitação dos usuários e a resolução de quaisquer questões técnicas que possam surgir, além de realizar aprimoramento constante da ferramenta, a partir da experiência do usuário.
- Parametrização personalizada: Ela pode ser configurada e parametrizada para atender às necessidades específicas de cada departamento jurídico. Isso inclui a adaptação da ferramenta para diferentes tipos de ofícios e notificações, respostas de CIP, Consumidor.Gov, Reclame aqui, Bacen, etc. garantindo que cada resposta gerada seja apropriada e contextualizada de acordo com a situação específica.
- Análise e monitoramento contínuo: A VELOCE oferece recursos de monitoramento em tempo real e geração de relatórios detalhados, permitindo que os departamentos jurídicos acompanhem o desempenho da ferramenta e a eficácia das respostas automatizadas. Esses recursos ajudam a garantir a transparência e o controle sobre o processo de gestão de comunicações jurídicas.
Essas estratégias e recursos foram cuidadosamente planejados e implementados para garantir que a VELOCE atenda às necessidades atuais dos departamentos jurídicos, mas também ofereça uma solução inovadora e eficaz para o futuro, como vem sendo aplicado no Viseu Advogados e em demais departamentos jurídicos pela consultoria V+.
RESULTADO
A implementação da VELOCE trouxe uma transformação significativa para os departamentos jurídicos e para o mercado jurídico em geral. Com a capacidade de reduzir o tempo de processamento de ofícios e notificações em até 70%, a VELOCE proporciona ganhos expressivos na eficiência operacional.
A solução automatiza o processamento de comunicações jurídicas, tornando-o mais ágil e menos suscetível a erros humanos, promovendo maior precisão e conformidade com as normas legais.
Além de melhorar a eficiência, ela também contribui para uma redução considerável nos custos operacionais, resultando em uma economia expressiva. Esse avanço otimiza as operações internas dos departamentos jurídicos, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas estratégicas e posiciona esses departamentos na vanguarda da transformação digital no setor jurídico.
Com a VELOCE, o Viseu Advogados reforça seu papel como pioneiro em inovação no setor jurídico, implementando-a em sua rotina e oferecendo soluções ao mercado que atendem às necessidades atuais e antecipam as demandas futuras.