DESAFIO
O Departamento Jurídico do SEST SENAT tinha um ponto de partida claro: o volume de processos crescia ano a ano, a estrutura operacional estava no limite e as demandas da alta gestão exigiam mais estratégia, dados e controle.
Despendia-se uma quantidade significativa de tempo em demandas operacionais, como cadastro de litígios, coleta de subsídios, fluxos de pagamentos, monitoramento de prazos, leituras de publicações, rotina de atualização manual do sistema de gestão jurídica, dentre outros. O excesso de demandas operacionais limitava o foco em atividades estratégicas e de alto impacto para a organização.
Assim, a liderança jurídica, em alinhamento com o board, sabia que seguir o modelo atual significaria acumular riscos de: revelias, ineficiências operacionais, fragilidade nos controles financeiros, perda de governança e baixa integração com a estratégia institucional.
Desta forma, foram priorizadas quatro questões estruturais:
1. Ausência de um modelo robusto de gestão processual, dificultando o controle e a tomada de decisão;
2. Baixa rastreabilidade e visibilidade sobre os depósitos e garantias judiciais, com riscos de perdas financeiras e falhas em auditorias;
3. Desalinhamento entre os objetivos do jurídico e os objetivos da organização, criando um distanciamento da área com o core institucional;
4. Carga excessiva de tarefas manuais, que consumia a energia do time e impedia uma atuação analítica e preventiva.
Ignorar esses pontos significaria deixar valor na mesa — e comprometer o papel estratégico da área jurídica.
SOLUÇÃO
Com clareza sobre os desafios e a visão do futuro de onde queria chegar, o Departamento Jurídico realizou uma transformação completa, contando com:
1. Assessoria em estratégia e eficiência, com foco na área jurídica, voltada à definição da técnica, das iniciativas e do plano tático, assegurando o alinhamento com o planejamento institucional. O trabalho envolveu o redesenho de processos e indicadores, culminando na entrega de um mapa estratégico que integrou o Departamento Jurídico às metas da organização, solucionando um dos pontos mais sensíveis do projeto.
2. Implementação de um novo ERP jurídico, que estruturou a gestão e criou controles sobre os processos, com dados centralizados e controles de provisão.
3. Implementação de plataforma de IA, que assumiu as frentes do fluxo de defesa e garantias judiciais e automatizou 75% das atividades operacionais mapeadas.
Com a mesma plataforma, o Departamento Jurídico implantou a conciliação automatizada de depósitos judiciais, com evidências robustas, rastreabilidade e esteira de validação diária — solucionando os desafios financeiros e liberando a equipe para o estratégico.
Mais do que ferramentas, o projeto foi uma orquestração inteligente entre tecnologia, gestão e propósito.
IMPLEMENTAÇÃO
Foram implementadas as seguintes práticas:
1. Seleção e Integração de Parceiros Estratégicos;
2. Realização do diagnóstico, mapeamento e redesenho de processos;
3. Priorização, desenvolvimento de iniciativas e gestão das implementações de tecnologia;
4. Construção do mapa estratégico jurídico;
5. Implantação de um novo sistema de gestão;
6. Conciliação de depósitos judiciais;
7. Saneamento de toda a base de processos ativos;
8. Automação de fluxos com agentes de IA em toda a operação jurídica;
9. Mensuração, consolidação e comunicação dos resultados.
No detalhe:
• Seleção e Integração de Parceiros Estratégicos: Selecionaram cuidadosamente parceiros especializados para apoiar a transformação, articulando a colaboração entre a equipe jurídica, fornecedores tecnológicos e liderança. Esse trabalho conjunto garantiu alinhamento estratégico, foco nos resultados e fluidez na execução do projeto.
• Realização do diagnóstico, mapeamento e redesenho de processos: Realizaram um diagnóstico aprofundado para mapear detalhadamente todos os processos internos, identificando gargalos, pontos críticos e oportunidades de automação. Com base nessa análise, redesenharam os fluxos para eliminar redundâncias, organizar responsabilidades, aumentar a padronização e preparar a operação para as soluções tecnológicas.
• Priorização, desenvolvimento de iniciativas e gestão das implementações de tecnologia: Priorizaram as iniciativas com critérios claros, considerando a relevância para o negócio e a capacidade de orquestração dos parceiros envolvidos. Desenvolveram a maioria das ações de forma customizada, criando um plano tático calibrado às necessidades da Instituição, focado nas melhores práticas do mercado e adaptado ao nosso contexto jurídico. A gestão das implementações tecnológicas foi acompanhada rigorosamente para garantir alinhamento entre tecnologia, processos e pessoas.
• Construção do mapa estratégico jurídico: Construíram um mapa estratégico que conecta, de forma visual e clara, o desdobramento da estratégia institucional no âmbito jurídico. Esse instrumento tornou explícito para a alta liderança, equipes jurídicas e demais stakeholders como nosso trabalho contribui diretamente para os objetivos da Instituição, fomentando alinhamento e engajamento em todos os níveis.
• Implantação de um novo sistema de gestão: Implantaram um sistema integrado que centraliza a gestão de prazos, documentos, tarefas e dados processuais. Isso promoveu maior transparência, rastreabilidade e controle eficiente da operação. A capacitação da equipe foi fundamental para o domínio das novas rotinas e maximização dos benefícios da tecnologia.
• Conciliação de depósitos judiciais: Para ampliar o controle e a governança financeira, todo o estoque de depósitos judiciais foi analisado, classificado e conciliado automaticamente com os dados públicos dos bancos conveniados (Caixa e Banco do Brasil), cruzados com os respectivos processos judiciais. Esse cruzamento gerou dossiês completos com evidências documentais, como comprovantes e status processuais, oferecendo respaldo robusto para auditorias internas e externas. Além disso, implantaram uma esteira de monitoramento diário das movimentações dos depósitos judiciais, garantindo controle contínuo sobre os valores.
• Saneamento de toda a base de processos ativos: Revisaram e atualizaram completamente a base de processos jurídicos ativos, assegurando que cada caso esteja corretamente cadastrado, com dados atualizados, prazos controlados e informações precisas para suportar decisões e ações tempestivas. Para além disso, levantaram no saneamento os pedidos e as decisões havidas.
• Automação de fluxos com agentes de IA em toda a operação jurídica: Implantaram agentes de Inteligência Artificial para automatizar rotinas críticas, como a captura antecipada e cadastro automatizado de novos processos; monitoramento de citações e intimações via Diário da Justiça Eletrônico; controle de processos administrativos; monitoramento contínuo de audiências e movimentações relevantes; e validação automatizada de encerramentos processuais. Essa automação reduziu drasticamente as atividades manuais, aumentou a eficiência e permitiu que a equipe dedique mais tempo às tarefas estratégicas, baseando-se em dados confiáveis gerados pela própria operação automatizada.
RESULTADO
Com a transformação, o Departamento Jurídico passou a operar com mais inteligência, controle e impacto. Os principais ganhos foram:
• R$ 745 mil de economia anual estimada, com ROI de 100%, com autofinanciamento do investimento já no primeiro ano, no ano da implantação;
• Reposicionamento do jurídico como área estratégica e orientada por dados;
• Redução significativa de custos com litigância, por meio da eliminação de 75% das tarefas manuais, o que significa 2.100 horas/ano, com mitigação de riscos de revelia e maior agilidade nas respostas processuais;
• Fortalecimento da governança e conformidade financeira, com maior transparência sobre depósitos judiciais e apoio consistente às auditorias;
• Melhoria substancial no controle processual, com dados atualizados, confiáveis e centralizados para suporte à tomada de decisão, com acompanhamento por painéis.