DESAFIO
Em empresas de tecnologia em rápido crescimento, como é o caso da VTEX, o departamento jurídico é constantemente desafiado a equilibrar sua função de gestão de riscos com a demanda por agilidade, inovação e suporte estratégico às áreas de negócio. Nesse cenário, o jurídico não pode mais se limitar a um papel reativo, que aparece apenas diante de problemas. Espera-se que ele atue como um parceiro estratégico, capaz de viabilizar decisões, mesmo aquelas que envolvem risco, desde que acompanhadas de medidas eficazes de mitigação.
Após o IPO, a companhia vivenciou um ciclo de expansão acelerado, o que gerou um aumento expressivo na complexidade e no volume de demandas jurídicas. A comunicação com stakeholders internos tornou-se mais difusa, as demandas passaram a chegar de forma desestruturada e descentralizada, e a ausência de dados consolidados impedia uma visão clara sobre os tipos de pedidos mais frequentes, gargalos operacionais e riscos recorrentes.
Diante desse contexto, tornou-se evidente a necessidade de estruturar melhor os fluxos internos de requisição jurídica, garantindo rastreabilidade, priorização e inteligência na tomada de decisões. Foi nesse momento que surgiu a área de Legal Operations, criada em janeiro de 2024 com a missão de transformar a forma como o jurídico se organiza, se comunica e gera valor para a companhia
A partir de então, o jurídico iniciou uma jornada de transição: de um time majoritariamente reativo e orientado por urgências, para uma área estratégica, orientada por dados, com atuação mais proativa, integrada às decisões de alto impacto e alinhada aos objetivos corporativos. O desafio, portanto, era estruturar essa transição de forma eficiente, sem perder de vista a cultura dinâmica da empresa e sua constante busca por inovação.
SOLUÇÃO
Para reposicionar o jurídico como uma área estratégica, integrada às decisões corporativas e orientada por dados, foram definidas, a partir de metodologias de Design Thinking, três frentes principais de atuação, desenvolvidas de forma coordenada e complementar:
1. Educação e comunicação interna
O primeiro passo foi fortalecer a confiança dos stakeholders internos no departamento jurídico, por meio de uma comunicação mais clara, acessível e contínua. A proposta era empoderar os colaboradores para que identificassem riscos de forma autônoma e direcionassem corretamente as demandas jurídicas. Para isso, reestruturaram a base de conhecimento jurídico disponível no Notion (plataforma multifuncional usada na empresa para organização de informações, gestão de projetos e colaboração em documentos).
Com o apoio de uma consultoria especializada em design thinking, o conteúdo foi redesenhado com foco na experiência do usuário, utilizando linguagem simples, navegação intuitiva e fluxos de decisão autoexplicativos, promovendo maior engajamento e adesão às diretrizes jurídicas.
2. Criação de fluxos estruturados de requisições internas
Em paralelo, foram implementados processos padronizados e rastreáveis para a entrada de demandas jurídicas, utilizando os softwares Slack, Monday e Jira, todos já adotados na rotina da empresa.
No Slack, desenvolveram "workflows" personalizados dentro dos canais internos que direcionam os usuários a preencherem formulários específicos conforme o tipo de solicitação, garantindo que as informações essenciais sejam fornecidas desde o início. Esses formulários estão integrados ao Jira, plataforma voltada à gestão de tarefas e projetos, que permite a criação automática de tickets para acompanhamento, priorização e distribuição das demandas dentro do time jurídico.
O Jira, amplamente utilizado em times técnicos, passou a ser um canal estruturado também para o jurídico, garantindo rastreabilidade, controle de SLA e visibilidade sobre o andamento das requisições.
No Monday, por sua vez, estruturaram painéis de controle e automações voltadas a projetos mais estratégicos ou transversais, permitindo à equipe jurídica acompanhar cronogramas, dependências e riscos em tempo real.
Esses fluxos, integrados e adaptados à cultura digital da empresa, proporcionaram previsibilidade, escalabilidade e agilidade ao atendimento jurídico, sem perder a personalização.
3. Análise de dados e geração de insights estratégicos
Com os fluxos estruturados, tornou-se possível mapear com precisão o volume, o tipo e a frequência das solicitações recebidas, além de identificar áreas com maior incidência de riscos. A consolidação desses dados, inicialmente feita em Google Sheets, possibilitou a criação de dashboards e relatórios estratégicos que passaram a embasar reuniões com lideranças, oferecendo visibilidade sobre riscos emergentes, gargalos operacionais e oportunidades de melhoria.
Esse processo transformou o jurídico em uma fonte de inteligência corporativa, capaz de antecipar problemas e propor soluções antes que se tornassem críticos.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação da nova abordagem se deu de forma gradual e coordenada, com a priorização de frentes que uniam capacitação interna, estruturação de fluxos e geração de dados para apoio à tomada de decisão.
1. Capacitação com base em Design Thinking
No eixo de educação e comunicação interna, o time jurídico buscou uma consultoria especializada em design thinking com o objetivo de redesenhar a experiência do cliente interno e tornar o jurídico mais acessível, autônomo e estratégico. O Design Thinking, metodologia centrada no usuário, foi adotado como base para repensar a forma como o jurídico se comunica, responde a demandas e distribui conhecimento dentro da companhia.
O ponto de partida dessa transformação foi o Legal Day, evento anual interno de capacitação jurídica, que em sua edição de 2024 teve como tema central a aplicação de Design Thinking, Legal Design e Visual Law no contexto corporativo. A programação contou com oficinas práticas, estudos de caso e dinâmicas conduzidas pelo próprio time jurídico a partir do intermédio de uma facilitadora, com foco em empatia, simplificação da linguagem, comunicação visual e protagonismo do cliente interno na identificação e mitigação de riscos.
A partir desse marco, foram reformulados os materiais jurídicos internos hospedados no Notion. O conteúdo foi estruturado em poucas páginas, com organização em formato de "perguntas e respostas" e navegação intuitiva, facilitando a compreensão de documentos e procedimentos por áreas não jurídicas. O objetivo era transformar o Notion em um ponto único de acesso à informação jurídica, com linguagem acessível, clareza operacional e incentivo à autonomia.
2. Estruturação e automação dos fluxos de demanda
Paralelamente, o departamento jurídico implementou fluxos estruturados para recebimento, triagem e acompanhamento das demandas internas. A solução combinou o uso integrado de Slack, Jira e Monday.
No Slack, foram criados workflows personalizados dentro dos canais já utilizados pelas áreas da empresa, com formulários automatizados que orientam o cliente interno na descrição da demanda conforme seu tipo. Esses formulários são integrados ao Jira (plataforma de gestão de tarefas e projetos), que passa a gerar automaticamente um ticket jurídico com todas as informações necessárias.
No Jira, os tickets são organizados por frentes especializadas (como Privacidade, Trabalhista, Contratos, Societário, entre outras), o que permite uma distribuição mais eficiente das tarefas, visibilidade sobre prazos e controle de SLAs. Já o Monday é utilizado como plataforma de acompanhamento de projetos jurídicos estratégicos e transversais, facilitando a visualização de cronogramas, dependências e entregas-chave.
Esse modelo tornou o processo de requisição jurídica mais transparente, previsível e rastreável, ao mesmo tempo em que manteve a fluidez e a agilidade esperadas por uma empresa de tecnologia.
3. Geração e análise de dados jurídicos
Com os fluxos estruturados, tornou-se possível capturar dados com mais consistência e transformá-los em informações estratégicas. Os tickets do Jira são exportados automaticamente para planilhas do Google Sheets, permitindo a criação de dashboards manuais e automatizados. Esses relatórios são analisados periodicamente e servem como base para discussões com a liderança, fomentando discussões estratégicas, orientando decisões de priorização, redistribuição de carga e ajustes operacionais.
Além da gestão das demandas jurídicas rotineiras, o Jira passou a ser também a ferramenta central de controle de due diligences. Todo o fluxo de análise de riscos, que envolve as áreas de Privacy, Security e Compliance, é gerido pelo jurídico dentro da plataforma. O Jira utiliza inteligência artificial para gerar resumos automáticos das análises, promovendo agilidade, rastreabilidade e organização das entregas. Os dados dessas diligências também são integrados ao Google Sheets e utilizados na construção de dashboards visuais.
Parte desses gráficos é elaborada manualmente e incluída em apresentações no Google Slides, facilitando a comunicação com as lideranças. Outra parte dos insights é gerada automaticamente via integrações com o Looker Studio, oferecendo uma visualização estratégica do desempenho, da carga de trabalho e da evolução do volume de diligências processadas. Isso apoia diretamente o planejamento de capacidade do time, a priorização de iniciativas e a identificação de oportunidades de automação.
RESULTADO
Após o ciclo de capacitação e a implementação das novas frentes de trabalho, o departamento jurídico passou a adotar de forma sistemática os princípios de Design Thinking, Legal Design e Visual Law na produção de seus documentos. Contratos, pareceres, políticas internas e comunicações com stakeholders passaram a ser elaborados com linguagem simplificada, estrutura visual clara e foco na experiência do usuário — o que resultou em interações mais ágeis, efetivas e alinhadas à cultura da empresa.
Um exemplo concreto desse novo posicionamento foi a reformulação completa dos relatórios de métricas e KPIs do Jurídico. Antes compostos por gráficos dispersos e pouco informativos, os dashboards foram redesenhados com base nas premissas do Design Thinking, priorizando clareza, narrativa visual e foco estratégico. O que antes era uma massa de dados desorganizados se transformou em uma ferramenta poderosa de comunicação de valor com os stakeholders internos, especialmente com a alta liderança. As informações passaram a ser apresentadas de forma mais fluida, destacando os pontos relevantes, evidenciando entregas e facilitando o acompanhamento do desempenho da equipe.
A análise contínua desses indicadores trouxe impactos diretos e mensuráveis:
• Maior organização das atividades internas, com definição mais clara de responsabilidades e prazos;
• Agilidade nos fluxos de atendimento, com redução dos ciclos médios de resposta;
• Previsibilidade nas entregas, com base em dados históricos e categorias de demandas;
• Clareza na comunicação com stakeholders, apoiada em relatórios visuais, acessíveis e acionáveis.
Essas métricas passaram a orientar não apenas o dia a dia do time, mas também seu planejamento estratégico. A partir delas, o Jurídico passou a tomar decisões mais embasadas sobre priorização de iniciativas, alocação de esforços em automações e dimensionamento da equipe. Os dados extraídos permitiram demonstrar, de forma objetiva e mensurável, o valor entregue pelo jurídico às áreas de negócio, reforçando o seu papel como parceiro estratégico, e não apenas operacional.
Além dos ganhos já consolidados, a empresa pode manter o compromisso com a evolução contínua também no jurídico. A equipe segue aprimorando a qualidade dos indicadores, investindo no refinamento das análises e na integração de novas ferramentas e visualizações por meio de plataformas como o Looker Studio. O uso de KPIs jurídicos, hoje, é parte viva da cultura de inovação da empresa, e contribui ativamente para tornar o jurídico cada vez mais eficiente, proativo e alinhado ao crescimento sustentável do negócio.