DESAFIO
De forma breve, as Certidões de Regularidade Fiscal são documentos expedidos pelas Prefeituras, Estados, União e outros órgãos que atestam que o contribuinte está regular com suas obrigações. São documentos necessários para a viabilidade dos negócios no país e costumam ser exigidos para operações bancárias ou para contratações com órgãos do Governo. A regularidade de exigência pode ser mensal, a depender do caso.
O Crespo Gregio Advogados já fazia gestão de certidões de regularidade fiscal desde 2017. O desafio apresentado em 2023 era aumentar o alcance de cerca de 50 CNPJs geridos para mais de 1000 CNPJs geridos, mantendo custo competitivo, agilidade e principalmente qualidade. A falta de certidão pode impedir uma empresa de receber um valor já contratado com o Governo ou a liberação de um empréstimo bancário necessário à sua atividade.
O projeto de gestão da Certidão de Regularidade Fiscal via robôs buscou otimizar e modernizar o processo de obtenção e manutenção das certidões. A proposta foi a integração de tecnologias avançadas, especialmente robôs de software, com o trabalho humano especializado, criando um fluxo de trabalho eficiente e ágil.
Outro objetivo do projeto era a manutenção da regularidade fiscal constante, uma vez que as CNDs não são renovadas na véspera do vencimento. Observadas as particularidades de cada ente, as certidões são renovadas a cada semana ou dia, mantendo a regularidade fiscal constante.
Se alguma pendência é localizada durante as renovações, ainda haverá uma certidão vigente e a empresa terá tempo para sanar a pendência, seja de pagamento, obrigação acessória ou alguma regularização, o que é prontamente informado pelo escritório, que utiliza sua equipe para interpretar informações e fazer o elo entre sistemas, empresa e funcionários públicos que analisam tais informações e emitem as certidões.
SOLUÇÃO
Já existiam no mercado outros sistemas que apenas geram a certidão e somente em determinados locais. Quando não é possível gerar, os sistemas não vão além disso, não descobrem o motivo do impedimento e não fazem reporte conclusivo, nem adotam providência para solucionar a pendência.
O modelo do escritório é completo, sendo formado por:
1. Automação com Robôs de Software próprio, desenvolvido pelo escritório:
- Robôs que acessam automaticamente os sites governamentais pertinentes para a consulta e obtenção de informações necessárias para a emissão das CNDs.
- As automações incluem simulações de navegação, coleta de dados e integração com sistemas internos para atualização em tempo real.
- O sistema desenvolvido pelo escritório permite alterações rápidas e pontuais para atender a demanda de cada cliente e particularidades de cada situação verificada.
- Em razão do sistema pertencer ao escritório, a customização é feita de forma rápida e sem burocracia. Atualizações decorrentes da alteração dos sistemas pelo Governo também são rapidamente implementadas.
2. Interação Humana Especializada:
- Equipe dedicada de profissionais capacitados que analisam e validam as informações coletadas pelos robôs, garantindo precisão e conformidade com as normas vigentes.
- Os especialistas atuam na resolução de casos complexos, oferecendo suporte personalizado e consultoria quando necessário, já dizendo aos clientes o que fazer para solucionar a pendência ou já adotando a providência para solucionar a pendência, quando possível.
- Elaboração de relatório com as pendências identificadas e sugestão de providencias para resolução, que poderá ser adotada pelo escritório ou pela empresa, a depender do caso.
IMPLEMENTAÇÃO
A solução foi implementada através da adequação dos robôs a cada sistema do Fisco. No âmbito federal existem 2 sistemas, no âmbito estadual são 27. Porém, no âmbito municipal podem chegar a 5300 sistemas. O robô desenvolvido se adapta a cada sistema e segue a rotina necessária para gerar a CND ou entender o motivo da negativa, somado à atuação humana na interpretação dos dados.
O robô desburocratiza e a pessoa interpreta os dados quando necessário.
Sem essa união de esforço humano e artificial, não seria possível gerir mais de 1000 CNPJs com uma equipe muito enxuta e com custo baixo.'
RESULTADO
Redução de Tempo: O uso de robôs acelera a coleta de informações, diminuindo significativamente o tempo necessário para cada processo.
- Aumento da Precisão: A combinação da automação com a supervisão humana reduz erros, proporcionando maior confiabilidade nas certidões emitidas.
- Eficiência Operacional: Liberação da equipe do cliente para atividades estratégicas, uma vez que tarefas repetitivas e administrativas estão sob a responsabilidade de robôs e do time do escritório.
- Monitoramento Contínuo: Os robôs podem realizar verificações regulares da situação fiscal, permitindo uma gestão proativa e evitando surpresas desagradáveis.