DESAFIO
O software utilizado pelo Rocha e Barcellos Advogados atualmente não dispõe de um relatório que permita à equipe analisar o estoque de faturamento.
Esse relatório é uma ferramenta essencial para o gerenciamento financeiro do escritório. Ele fornece insights sobre a saúde financeira da empresa, permite avaliar a eficiência operacional e ajuda na tomada de decisões estratégicas, o que contribui para o sucesso e crescimento sustentável do escritório.
Algumas das principais razões para a importância desse relatório são:
Planejamento financeiro: O relatório de estoque de faturamento permite que o escritório aloque as futuras receitas no cash flow com mais precisão e a longo prazo.
Ele é também uma base sólida para o planejamento financeiro do escritório. Com essas informações em mãos, é possível estabelecer estratégias para aumentar a receita.
Avaliação da performance: O relatório de estoque de faturamento ajuda a avaliar o desempenho do escritório ao longo do tempo. Comparando os números de diferentes períodos, é possível identificar tendências do escritório, dos clientes e das áreas.
Auditoria: O relatório também nos ajudará a identificar possíveis cobranças que já poderiam ter ocorrido, mas que por fatores diversos não ocorreram ainda.
Identificar se os valores cobrados estão de acordo com nossa Política de Honorários. Dessa forma, estaremos sempre atentos, evitando perdas financeiras.
Estratégia: Além disso, também podemos realizar a gestão entre fluxo de trabalho e futuros recebimentos, identificando o momento e a necessidade de aumentar as vendas em cada uma das áreas do escritório.
SOLUÇÃO
A ideia do projeto foi elaborar um relatório que mostrasse qual era o estoque de faturamento, por área, subárea, cliente, profissional, e que também informasse em que momento esses valores seriam recebidos pelo escritório. Isso foi possível com a utilização de uma ferramenta de RPA contratada com a empresa ATS Tecnologia.
Além do investimento necessário em tecnologia, a banca investiu tempo para sanear a base que foi utilizada e padronizar os dados, visando a um resultado ainda mais abrangente.
Para alcançarem o resultado esperado, dedicaram muitas horas treinando o robô para acessar o software interno (Legal One) e não só extrair informações, mas também identificar possíveis irregularidades no cadastro.
O objetivo final era ter um relatório periódico que pudesse fazer a leitura de todos os contratos de honorários cadastrados, trazendo as informações em uma planilha de Excel.
Antes de começarem o projeto, foi necessário trabalhar alguns pontos fundamentais:
Padronização: Um dos primeiros passos foi estabelecer uma padronização na forma de cadastro das informações no software interno, possibilitando assim que a análise desses dados fosse mais precisa e evitando que o resultado seja feito com base em dados desatualizados, duplicados ou inconsistentes. A precisão dos dados é fundamental para que o relatório de estoque de faturamento seja útil e confiável.
Treinamento da equipe: A padronização das informações exigiu um treinamento rigoroso e contínuo, para garantir a eficácia do projeto e da base de dados.
Investimento em tecnologia: Fomos buscar no mercado uma ferramenta que nos atendesse para facilitar a coleta, organização e análise dos dados de faturamento.
A escolha foi baseada no uso do robô RPA, que, após inúmeras horas de parametrização e treinamento, chegou a um resultado satisfatório.
RESULTADO
O relatório de estoque de faturamento proporcionou uma visão clara da situação financeira do escritório. Ele mostra o valor total dos honorários/valores provisionados, permitindo que os sócios tenham uma compreensão abrangente das finanças da empresa.
Com base nos dados do relatório, o escritório pode realizar um planejamento financeiro mais eficiente e realista. Isso inclui estabelecer metas financeiras, definir orçamentos e antecipar possíveis desafios financeiros.
O relatório de estoque de faturamento também pode ajudar a identificar padrões de trabalho, áreas de alta demanda ou subutilizadas e o desempenho de diferentes equipes ou advogados. Com essas informações, o escritório pode otimizar sua alocação de recursos e melhorar sua eficiência operacional.
Com a compreensão clara dos honorários contratados, o escritório pode ajustar sua política de preços para garantir que seus serviços sejam adequadamente remunerados.
Ao manter controle rigoroso das atividades financeiras, o escritório pode fornecer aos clientes informações precisas sobre o saldo de honorários, o que permite que eles provisionem adequadamente. Isso aumenta a transparência e ajuda a construir confiança com os clientes.
Em resumo, o resultado de implantar um relatório de estoque de faturamento em um escritório de advocacia é aprimorar a gestão financeira, possibilitar tomadas de decisão mais inteligentes, melhorar a eficiência operacional e manter a saúde financeira da empresa. Essa ferramenta está sendo fundamental para a melhor gestão do escritório.
Além de tudo isso, o relatório de estoque de faturamento, será um novo produto Rocha e Barcellos Advogados, visando facilitar o trabalho dos clientes que costumam solicitar relatórios de provisões com certa recorrência.