DESAFIO
Nos últimos 3 anos, o Mendes e Mendes Advogados enfrentou um aumento significativo de demandas. A pandemia acelerou a automação e a complexidade dos processos, destacando a importância da gestão de dados. Esse contexto levou ao surgimento do termo "advogado 4.0", referindo-se à integração entre conhecimentos jurídicos e habilidades tecnológicas.
Esse cenário exigiu uma evolução do corpo jurídico e da controladoria jurídica, para lidar e desenvolver workflows eficientes, e o gerenciamento estratégico voltado para otimização de recursos (financeiros e de tempo) além do desenvolvimento de equipes de alta performance, se percebendo no time um GAP de competências gerenciais, especialmente entre os advogados, posto ausência de uma formação voltada para gestão, na ementa acadêmica desses profissionais.
SOLUÇÃO
A constatação de um déficit nas habilidades gerenciais levou o escritório a contratar uma consultoria especializada em gestão que realizou diagnóstico detalhando 7 competências gerenciais a serem desenvolvidas com os gestores. O sucesso do trabalho desenvolvido pela consultoria, os fez pensar em criar uma escola de formação contínua, que pudesse ser aplicada a todos os colaboradores.
Assim, em janeiro de 2024, nasceu a SOFT - Escola de Líderes com o PROPÓSITO de desenvolver COMPETÊNCIAS de liderança através da transmissão de CONHECIMENTO, do aprimoramento de HABILIDADES e do estímulo a ATITUDES. Tendo como premissa a ideia de que "Todo indivíduo tem o potencial de desenvolver habilidades para liderar, sendo a primeira e mais importante liderança a que se exerce sobre si mesmo."
Pretende agir como uma força motriz que levará à procura constante pelo aprimoramento de Skills (soft e hard) e ao desenvolvimento dessas habilidades por sua MISSÃO de "Despertar nos indivíduos o reconhecimento e desenvolvimento do seu potencial inato de liderança, começando pela autoliderança, para que possam influenciar positivamente em suas vidas pessoais e profissionais", tendo como VALORES norteadores a Autoliderança; o Desenvolvimento Pessoal; o Empoderamento; a Influência Positiva; e, a Integridade.
Tem como VISÃO, empoderar todos os colaboradores do escritório com competências gerenciais, tais como visão estratégica, pensamento inovador, cultura de resultados, gestão de risco, otimização de recursos, gerenciamento do tempo e inteligência emocional.
O público-alvo são os colaboradores diretos do escritório, inicialmente os que já possuíam algum cargo de liderança (todos já passaram pelo curso) ou novos contratados que sejam integrados a alguma função de liderança, e posteriormente aos demais colaboradores que voluntariamente se inscrevem, e são selecionados pela percepção de atitudes compatíveis com as competências de liderança.
Sendo um projeto facilmente alcançável, por possuir um formato de baixo custo financeiro e simples execução, que se contrapõe exponencialmente aos seus relevantes resultados, dentro da organização e no desenvolvimento profissional e pessoal dos alunos.
Metodologia:
Dado que o treinamento SOFT não é focado em tarefas internas, ele pode ser realizado fora do horário de trabalho, sendo apresentado como um curso de desenvolvimento pessoal oferecido sem custo pela empresa.
Cada turma é composta de no máximo 10 alunos (se percebeu melhor rendimento em turmas de no máximo 8 alunos).
O programa do curso é estruturado em duas modalidades complementares e sincronizadas, Teoria e Prática, assegurando que o aprendizado seja posto em exercício de maneira direcionada. São realizados 7 encontros presenciais para ministrar os aspectos teóricos, ocorrendo a cada duas semanas, somando 30 horas de instrução.
A aula de abertura "CONSTRUÇÃO DE PROJETOS" caracteriza-se pelo uso da metodologia SMART (Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante e Temporizável) para estabelecer metas. Nessa sessão, os alunos são organizados em pares mediante sorteio e encarregados de elaborar um Projeto para ser concluído até o 6º encontro. Também é ensinado o processo de brainstorming para registro de ideias praticáveis. Ao longo da semana, cada dupla se reúne individualmente com o orientador com o fim de detalhar o escopo para a apresentação no segundo encontro.
Os projetos idealizados pelas duplas, tem como objetivo possibilitar que eles apliquem na prática os conhecimentos obtidos em aula para desenvolver habilidades, permitindo-se tanto projetos pessoais quanto voltados para a organização, a critério dos próprios alunos. É encorajado o envolvimento da empresa como interessada, dado o potencial apoio em termos de recursos financeiros, tecnológicos ou humanos e o escritório percebeu que todos os projetos realizados até agora focaram na empresa, no intuito de resolver dores vivenciadas pelos próprios alunos.
O Diretor de Operações da empresa, que está cursando um MBA em Gestão de Negócios e Pessoas, atualmente fornece mentoria e orientação. No entanto, o escritório está trabalhando para envolver outros gestores no programa, para que eles possam assumir módulos específicos e orientar duplas nas próximas turmas.
A aula 2 - GERENCIAMENTO DE PROJETOS, inicia-se com a exposição dos escopos SMART pelas duplas, detalhando objetivos específicos, métricas de sucesso, recursos para viabilizar o projeto, importância e benefícios do projeto e prazos para realização. Durante esta sessão, os stakeholders são convidados para avaliar os escopos, já que alguns podem influenciar as operações internas. O gestor da área afetada deve aprovar e verificar a disponibilidade de recursos.
Após discutir os escopos, é apresentado as ferramentas de gerenciamento de projetos, incluindo métodos cascata e preditivo, bem como metodologias ágeis como scrum e kanban. É ensinado a montagem de equipes e incluir um kanban dentro do Planner no Microsoft Teams Business, para monitorar projetos. Nessa aula, os alunos aprendem a aprimorar os escopos, criar marcos precisos, detalhar cronogramas e designar prazos e responsáveis por cada tarefa definida dentro do projeto.
Nas semanas que seguem, as reuniões individuais entre o orientador e as duplas visam guiar o processo de execução e de monitoramento e controle dos projetos, fazendo os reajustes necessários e mapeando e documentando toda evolução.
Na aula 3 - CULTURA DE RESULTADOS - são introduzidas ferramentas para estabelecer uma cultura voltada para resultados e métodos para converter a estratégia organizacional em objetivos concretos, motivando os colaboradores a alcançá-los. Como matéria complementar, uma análise concisa é feita sobre inteligência artificial e aprendizado de máquina, e o potencial do Microsoft Copilot é explorado como um recurso eficiente para análise de dados e um parceiro de insights potencializador do pensamento criativo e da inovação.
Na aula 4, intitulada "GESTÃO NO TEMPO", discute-se o tempo como um recurso essencial, limitado, inelástico e infungível. São apresentadas estratégias para otimização do tempo, como a técnica Pomodoro e técnicas de eliminação de distrações. Explicam-se métodos para priorizar tarefas, utilizando a matriz de Eisenhower e o método GUT (Gravidade, Urgência, Tendência), além de enfatizar o pensamento estratégico na gestão de riscos e crises através do Diagrama de Ishikawa.
Na aula 5, é discutido sobre LÍDERES E LIDERADOS, abordando atitudes de líderes de sucesso e posturas de líderes que historicamente fracassaram. Sobre os liderados uma abordagem sobre as diferentes gerações (Baby Boomer, Geração X, Millennials, Geração Z e Alpha), e os perfis comportamentais (Comunicador; Executor, Idealizador e Analista) e temperamentais (Perfil DISC). É explorado a prática da Comunicação Não Violenta (CNV) para fornecer feedback construtivo, maneiras de engajar e promover a autonomia dos liderados, além da Teoria da Motivação de Zona de Flow e da pirâmide de Maslow. Também houve uma conversa sobre a evolução das emoções humanas (alegria, tristeza, ira, repulsa e medo), os fundamentos da teoria cognitiva comportamental e ainda os pilares da inteligência emocional: autoconhecimento, automotivação, autocontrole, empatia e habilidades sociais.
A sexta aula, dedicada à ESTRATÉGIA, marca o último encontro teórico presencial, onde é feito uma revisão das principais ferramentas e teorias, apresentadas no decorrer do curso, além de outras ferramentas, voltadas ao desenvolvimento do pensamento estratégico para obtenção de resultados diferenciados (Modelos Canvas de negócios; Análise SWOT; Balanced Scorecard - BSC; KPI; Método OKR).
Neste instante do curso, todos os projetos foram executados, e a última rodada de orientações individuais é voltada para o Termo de Encerramento do Projeto (TEP). É fornecido um checklist para revisão dos passos realizados e um modelo do TEP. Nele é instruído como identificar pontos fracos e fortes, acertos e erros do projeto, liberando recursos, e documentando ajustes feitos durante o projeto e à criação de um formulário de satisfação pelo Microsoft Forms, incluindo o Net Promoter Score (NPS), para coletar feedback do público-alvo e dos stakeholders. Recomendações são feitas para projetos futuros e há ênfase na importância de arquivar todos os documentos com as assinaturas necessárias para encerramento definitivo do projeto.
O sétimo evento, ENCERRAMENTO, se materializa em forma de uma cerimônia de graduação, sessão de fotografias, entrega de certificado e de um boton "SOFT". No cerimonial as duplas participantes têm a chance de apresentar seus projetos aos convidados da empresa (integrantes do conselho societário, gestores executivos e supervisores de equipes), ilustrando os objetivos propostos no início; as metodologias implementadas; e, finalmente, os resultados alcançados, com suporte de recursos visuais como vídeos, fotos e/ou apresentações em PowerPoint.
O cerimonial de encerramento é um momento de celebração e reconhecimento para as duplas participantes, pois é nele que eles podem compartilhar com os convidados da empresa o resultado dos seus esforços e dedicação. É também uma oportunidade de autorreflexão sobre o crescimento pessoal e profissional de cada um, em relação às habilidades gerenciais e socioemocionais trabalhadas ao longo do curso.
RESULTADO
Como descrito, o programa possui uma relação baixo custo x benefício alto, ante a módica quantidade de recursos necessários para sua execução em contraposição aos excelentes resultados obtidos com sua implementação. As principais chaves de sucesso são: Otimização dos fluxos; Produção de conteúdo intelectual e gestão de conhecimento produzido; Aumento da autonomia dos colaboradores e alívio da gestão executiva nas decisões de risco; Evolução de projetos inovadores; Endomarketing; Promoções de carreira; Percepção do autoinvestimento em desenvolvimento pessoal dos alunos pós curso, e por fim os projetos desenvolvidos pelos alunos durante o curso de formação.
OTIMIZAÇÃO DOS FLUXOS INTERNOS:
As ferramentas introduzidas no curso aprimoraram o pensamento estratégico dos alunos que já ocupavam cargos de liderança na banca. Houve uma perceptível melhoria nos fluxos de trabalho internos, resultante da visão holística e da busca por workflows mais eficientes e eficazes, otimizando os recursos disponíveis, eliminando desperdícios, retrabalhos, gargalos e inconsistências, além de aumentar a agilidade e a produtividade das atividades. Essa evolução foi possível graças à aplicação de ferramentas e metodologias de gestão de processos, dados e riscos, possibilitando mapear, analisar, melhorar e monitorar os processos críticos da organização.
O aumento contínuo da produtividade das equipes e setores gerenciados por esses ex-alunos, assim como a economia em ferramentas tecnológicas com funções muitas vezes redundantes, foram resultados notáveis.
ALÍVIO DA GESTÃO EXECUTIVA:
Antes, a Gestão Executiva precisava monitorar de perto as decisões dos subordinados por insegurança e medo de erros. Agora, com ferramentas baseadas em dados para gestão de risco e decisão, conseguem confiar mais nas equipes e delegar responsabilidades, liberando tempo para focar em questões estratégicas de longo prazo.
O curso incentiva os líderes a utilizarem cenários em modelos mentais para criar constructos, permitindo que testem hipóteses e analisem as consequências de diversas ações antes de implementá-las. Esse efeito foi notado em toda a organização, à medida que os líderes encorajaram suas equipes a adotarem um pensamento estratégico e avaliador de riscos, diminuindo a carga sobre si mesmos. Assim, toda a equipe se sente mais preparada e motivada para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades cotidianas.
PRODUÇÃO DE CONTEÚDO INTELECTUAL E GESTÃO DE CONHECIMENTO:
A banca começou a gerar e gerenciar um volume maior de conteúdo intelectual, não apenas os materiais criados nos projetos de formação, mas também aqueles incentivados por esses projetos e desenvolvidos voluntariamente. Exemplos incluem a documentação, sistematização, disseminação e reutilização de lições aprendidas, boas práticas, estudos de caso e resultados dos projetos conduzidos pelos líderes de setores, que passaram a mapear e criar treinamentos de forma mais dinâmica, utilizando relatórios, artigos, webinars, workshops, vídeo aulas, entre outros.
Para organizar o vasto conteúdo produzido, o escritório criou um ambiente virtual - Mendes e Mendes Academy - que reúne materiais digitais de forma estruturada. Inspirado em um campus universitário, ele possui Faculdades (Treinamentos setoriais e cursos temáticos), Auditório (Palestras e podcasts gerais) e Biblioteca (com conteúdos digitais catalogados por tema e faculdade, acessíveis e pesquisáveis via SharePoint).
DISSEMINAÇÃO DO PENSAMENTO INOVADOR:
A constante evolução de projetos inovadores gerados a partir da criatividade, da experimentação e da colaboração dos líderes e dos ex-alunos, nas mais diversas áreas do escritório, buscando soluções originais e diferenciadas para os problemas e as oportunidades da organização.
Os líderes começaram a reconhecer habilidades em seus liderados que vão além das suas funções originais, incentivando o uso dessas competências e promovendo a inovação ao aproveitar essas capacidades no trabalho.
Outra observação é o crescente interesse por ferramentas criadas por law techs e legal techs. Os líderes agora buscam no mercado ou com fornecedores já aprovados pela corporação, soluções inovadoras para demandas internas, incluindo o acompanhamento de provas de conceito e a recomendação de contratações viáveis, algo que anteriormente era uma iniciativa exclusiva da gestão executiva.
ENDOMARKETING
Um dos resultados mais significativos do curso foi o aumento do engajamento dos colaboradores no escritório. Muitos funcionários demonstraram interesse pela iniciativa, enxergando nela uma oportunidade de aprimorar suas habilidades pessoais e profissionais, além de se sentirem valorizados pela empresa que ofereceu o curso gratuitamente.
O curso é percebido como altamente valioso pelos participantes, que compartilham suas experiências positivas com os colegas, gerando uma lista de espera para as próximas turmas, sendo uma iniciativa vista como um investimento na vida dos colaboradores e uma chance de ampliar seus conhecimentos e redes de contato. Ademais, o curso tem contribuído para fortalecer a cultura organizacional, alinhando os valores, a missão e a visão da empresa.
As conquistas, os reconhecimentos, os depoimentos, as histórias e os casos de sucesso dos alunos geram inspiração, admiração e confiança entre os demais funcionários, bem como, os projetos descritos acima beneficiam direta e indiretamente muitos colaboradores, que percebem o nexo entre o projeto das duplas e o benefício obtido como fruto de SOFT.
AUTO INVESTIMENTO EM DESENVOLVIMENTO PESSOAL E PROFISSIONAL
Um dos impactos perceptíveis após o curso SOFT é a conscientização dos participantes sobre a relevância do auto investimento no seu crescimento pessoal e profissional. Diversos alunos afirmaram que, depois do curso, sentiram-se inspirados a buscar novas oportunidades de aprendizado e melhoria, como cursos de pós-graduação em gestão de negócios, treinamentos, livros e artigos sobre liderança, administração, inovação, ou até mesmo aprimoramento de ferramentas tecnológicas.
Além disso, o curso SOFT também promove uma reflexão sobre o autoconhecimento, o autocontrole e a automotivação, que são aspectos fundamentais para o exercício de uma liderança eficaz e inspiradora, despertando nesses alunos a busca por ferramentas que os auxiliem nesse processo, como uma terapia ou mentoria, que os ajudam a reconhecer suas forças, fraquezas, emoções, valores e propósitos, e a usar essas informações para melhorar sua performance, comunicação, relacionamento interpessoal, gestão de conflitos, resiliência e criatividade. O curso funciona, portanto, como uma epifania, que desperta nos alunos o interesse na busca de investimento e autovalorização.
PROMOÇÕES DE CARREIRA
Promoções de carreira foram concedidas aos alunos que se destacaram por seu desempenho, entrega, competência e potencial após o curso. Esses alunos foram reconhecidos e recompensados com oportunidades de avanço profissional, como cargos de liderança, promoções verticais e horizontais com aumento salarial, bônus, novas responsabilidades, desafios e projetos. Essas promoções também serviram de incentivo para os demais alunos, que começaram a buscar o mesmo nível de excelência, além de estimular os colaboradores que não participaram do curso, ao perceberem uma oportunidade de crescimento na empresa decorrente da participação no programa.
PROJETOS DE FORMAÇÃO DO CURSO:
Os projetos dos alunos revelaram-se uma das principais chaves do sucesso do programa. Embora planejado para ser uma ferramenta de desenvolvimento de habilidades e aperfeiçoamento das competências estudadas no curso, a execução dos projetos trouxe significativos efeitos e benefícios ao escritório, devido à dedicação de cada dupla em desenvolver e implementar projetos altamente relevantes, identificando dores e propondo soluções, frequentemente com baixíssimos custos, ao aproveitar recursos que a organização já possui, tais como pessoal e tecnologia.
Até a inscrição deste prêmio, já foram formadas 3 turmas com 26 alunos, e desenvolvidos e entregues 13 projetos cujos objetivos específicos estão descritos abaixo:
1 - Challenge - Um torneio para colaboradores e familiares, focado no desenvolvimento do espírito de equipe e colaboração. A dupla idealizou e desenvolveu o projeto com ajuda de voluntários do escritório. Os alunos gerenciaram recursos para contratar fornecedores, fizeram um lanche fitness e coordenaram as provas do torneio. Uma das tarefas foi arrecadar alimentos não perecíveis, resultando em mais de meia tonelada de doações para uma instituição de caridade.
2 - Curso de IA: Uma série de vídeo aulas sobre Inteligência Artificial no portal de treinamentos da empresa, inteiramente desenvolvida usando ferramentas de IA do mercado. Desde o copilot para o roteiro até avatares, edição de vídeos, sintetizadores de voz, legendas automáticas e imagens relacionadas, abordando os conceitos de IA, ferramentas disponíveis e como usar o Copilot da Microsoft integrado ao nosso pacote Office Business, melhorando desempenho em várias tarefas dos colaboradores após assistir ao vídeo na intranet.
3 - Curso de Processo Civil - Um piloto para vídeos curtos de atualização em Processo Civil, apresentado por advogados com linguagem acessível a formados e colaboradores da controladoria sem formação jurídica. O piloto estabeleceu o formato audiovisual, metodologia de ensino e ementa do curso, incentivando outros advogados a gravarem aulas. A aula foi roteirizada por uma advogada, enquanto gravação, iluminação, edição e som foram feitos pela colaboradora da controladoria, aproveitando as habilidades individuais de ambas.
4 - Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) - Desenvolvimento de um manual para a implementação de um sistema de gestão da qualidade dos processos internos do escritório baseado nas principais certificações do mercado, como a ISO 9001. Aplicação prática em quatro setores internos com mapeamento completo do fluxo e do Procedimento Operacional Padrão (PoP), desenvolvimento dos indicadores-chave de desempenho (KPI) e das métricas de performance e auditoria. A proposta é que o Manual seja o marco inicial para a implementação de um SGQ padronizado conforme os critérios da ISO 9001 e obtenção do certificado de qualidade pelo órgão. A dupla que desenvolveu o material supervisiona equipes da controladoria jurídica, implementando-o em seus próprios times; no entanto, o material servirá de base para o desenvolvimento dos PoP’s de toda a controladoria e também dos fluxos jurídicos.
5 - Canal de Comunicação Interna - Foi estabelecido um canal de comunicação interna com um manual de padronização e etiquetagem para garantir a entrega adequada de informações relevantes. Esse canal, criado no Teams e documentado na intranet, define regras para sigilo e público-alvo, urgência e importância. Modelos padrão para diversas formas de comunicação também foram disponibilizados e um Comitê de Comunicação Interna foi instituído para manter o manual e as regras constantemente atualizadas.
6 - Manual de Defesas - Manual detalhado incluindo fluxos e procedimentos para a elaboração de defesas de mérito, além de um espaço no SharePoint da Microsoft com modelos de demandas repetitivas e uma biblioteca virtual de jurisprudências atualizadas conforme a jurimetria de cada órgão julgador. Com 101 páginas, oferece instruções sobre sistemas judiciais e internos, fluxograma de trabalho e atividades de análise para uma melhor redação da minuta, incluindo identificação de preliminares de mérito. Os principais modelos foram unificados e disponibilizados na intranet para fácil acesso e atualização.
7 - Imersão a Nova Geração - Um programa de imersão para estagiários de direito, incluindo teste vocacional, apresentação dos principais setores do escritório, mentoria sobre futuras perspectivas e desenvolvimento pessoal, curso de processo civil aplicado às suas funções e uma visão dos processos internos para autopercepção de suas tarefas nos resultados do time. A iniciativa visa acolher e orientar os estagiários para um direcionamento de carreira dentro da organização, ajudando-os a ver o estágio como um caminho para se tornarem advogados na empresa.
8 - Imersão para Novos Colaboradores - Um evento de boas-vindas para novos membros, apresentando a história, organograma, estratégia organizacional e comitês internos, seus objetivos e líderes. A dupla entrevistou sócios para compilar a história e evolução do escritório, destacando a tradição e reputação da marca, com o objetivo de transmitir a cultura organizacional e o orgulho de pertencer a uma equipe com 33 anos de legado. Como controle, escolheram membros com diferentes datas de admissão para comparar suas percepções sobre a relevância da imersão se tivessem passado por isso ao serem admitidos.
9 - Sistema de Mapeamento de Bloqueios (BACENJUD) - Implementação do mapeamento dos bloqueios realizados nos últimos 6 meses, com uma análise qualitativa parametrizada para alimentar e desenvolver o BI com indicadores específicos. Isso permite melhor compreensão dos motivos e identificação de padrões para soluções estratégicas. A dupla realizou uma análise minuciosa e criou padrões de resposta em um banco de dados, desenvolvendo um sistema intranet que aceita apenas chaves específicas pré definidas e as integra imediatamente ao BI. O gestor da área, o Quality Assurance e a Gestão Executiva podem acessar o painel e visualizar as KPIs sem necessidade de emitir relatórios.
10 - Manual de Cálculos Judiciais - Este manual é destinado ao setor de contadoria judicial, aplicando principais teses jurídicas na elaboração de cálculos judiciais e liquidações de sentença. Apresenta fluxos, ferramentas, jurisprudências e interpretações visando reduzir o ticket médio dos clientes em ações condenatórias e diminuir erros nos cálculos através da padronização do entendimento sobre seus elementos subjetivos.
11 - Curso de Técnica de Vendas e Negociação - Um treinamento destinado especificamente à equipe responsável pelos acordos judiciais, focado em técnicas de negociação para melhorar o desempenho (como espelhamento, postura e paciência). Embora não vendam produtos, os negociadores dependem da aceitação da contraparte para atingir suas metas. Portanto, as técnicas de negociação e os gatilhos mentais de vendas foram ferramentas que ajudaram a equipe a melhorar seu desempenho na conclusão de acordos, tanto em termos de volume quanto na redução do valor negociado, gerando economia para os clientes e aumentando a receita do escritório, que obtém honorários de êxito nos acordos concluídos.
12- Manual de Subsídios (para um cliente específico) - Um guia completo que mapeia todo o fluxo de tratamentos dos subsídios probatórios, desde a coleta das informações e provas até a análise da entrega e pedido de complementação. Ele se baseia na jurimetria e no entendimento de cada órgão julgador e das unidades federativas, facilitando e agilizando o pedido de subsídios ao cliente e a avaliação do recebido, padronizando o entendimento do melhor rol probatório para toda a equipe.
13 - Manual de Produtos Específicos - Um guia que detalha produtos modelados, aprimorando o foco na causa raiz da ação. Oferece treinamento sobre o conceito e a apresentação do produto causa raiz ao magistrado. Muitas vezes, processos são perdidos por má interpretação do produto e não pelo mérito jurídico. O manual cobre todas as etapas processuais e cenários possíveis, fornecendo orientações sobre adversários, modelos de defesa, políticas de recursos e jurisprudências específicas. Os alunos focaram nos três produtos mais demandados e entregaram o manual para o Quality Assunrance para melhorias contínuas.