DESAFIO
O atendimento ao cliente é um dos grandes desafios dos escritórios de advocacia na atualidade.
No cotidiano jurídico, permeado por prazos e compromissos infindáveis, a interação com o cliente é posta em segundo plano, limitando-se ao envio de e-mails com relatórios periódicos, cujo teor técnico leva, muitas vezes, à incompreensão do destinatário.
Assim, sem receber uma atenção satisfatória do escritório nem entender os trâmites burocráticos processuais e termos dos relatórios de acompanhamento, o cliente tende a procurar outro escritório que seja capaz de atendê-lo de forma eficiente e lhe inspire confiança nos resultados.
Pensando nessa difícil realidade, a Carlos Pinto Advocacia Estratégica desenvolveu o Sistema de Automação e Relacionamento Avançado (SARA), que é uma plataforma digital idealizada para suprir esse gap no relacionamento entre cliente e escritório.
Tal ferramenta funciona como uma plataforma de centralização de informações que, além de viabilizar o envio de documentos de forma segura, permite ao cliente uma interação em tempo real com o escritório, que coloca suas dúvidas e anseios e acompanha a evolução das atividades vinculadas ao seu projeto, e dá assistência às atividades, gerando uma comunicação transparente e eficiente.
SOLUÇÃO
O SARA é um sistema de automação criado com o objetivo de facilitar a comunicação entre escritório e cliente. Benefícios do SARA:
- Centralização de dados (informações e documentos);
- Controle do fluxo de atividades;
- Envio de propostas de trabalho;
- Interação em tempo real com o cliente;
- Tráfego seguro de informações;
- Análises métricas do cumprimento das atividades.
Em suma, por meio do Sistema de Automação e Relacionamento Avançado (SARA), o escritório consegue reunir todas as informações e projetos, tendo uma visão sistêmica da realidade do cliente, conferindo maior assertividade na tomada de decisão em relação às soluções das demandas.
RESULTADO
A implementação do Sistema de Automação e Registro de Atividades (SARA) trouxe resultados extremamente positivos para nossa organização, redefinindo nossos processos internos e externos e impactando diretamente em nossos resultados.
Essa solução revolucionou a forma como conduzimos nossas operações, gerando melhorias notáveis em várias áreas-chave.
Uma das conquistas mais marcantes foi a melhoria substancial na gestão de procedimentos, tanto internamente quanto nas interações com o cliente.
Através do SARA, tem-se uma visibilidade sobre as atividades em andamento, permitindo ao cliente o acompanhamento em tempo real da evolução de seus projetos.
Essa transparência na forma de trabalhar reforçou a confiança do cliente em relação ao escritório, fazendo com que se sintam parte do processo.
Atualmente, todos os clientes do escritório estão integrados ao SARA. Com um índice impressionante de 1,3 usuários por cliente, fica evidente que o sistema está sendo amplamente adotado e valorizado dentro das empresas.
A adesão completa dos colaboradores e projetos ao SARA também é um indicador sólido do sucesso da implementação. A centralização de todas as informações e atividades em uma única plataforma trouxe coesão e eficiência para nossos processos internos, resultando em uma equipe mais bem informada e engajada, capaz de trabalhar de maneira mais integrada e coordenada.
Além disso, o SARA revolucionou a maneira como interagimos com nossos clientes no que diz respeito às propostas e documentos. Com 95% das propostas sendo enviadas, tratadas e assinadas por meio do sistema, reduzimos drasticamente a burocracia e o tempo gasto nesse aspecto. Isso não apenas agilizou nosso fluxo de trabalho, mas também melhorou a experiência do cliente ao simplificar e acelerar processos que antes poderiam ser demorados e complicados.
Quase 99% dos documentos enviados para assinatura em 2023 foram processados pelo SARA. Esse indicador destaca a confiabilidade e eficácia da plataforma, mostrando que ela se tornou uma ferramenta fundamental para essa parte crítica de nossa operação.
Em resumo, a implementação do SARA teve um impacto transformador em nossa organização. A melhoria na gestão interna e externa, a otimização dos fluxos de trabalho, a confiança aprimorada dos clientes e a automação de tarefas contribuíram para uma operação mais organizada, eficiente e orientada a resultados.
O SARA não é apenas uma ferramenta, mas sim um catalisador para a excelência operacional e a satisfação do cliente.