DESAFIO
O BLS enfrentava um desafio crucial na gestão e sincronização de dados entre seus sistemas e os de seus clientes. A tarefa, anteriormente manual, exigia grande esforço das equipes envolvidas para inserir e atualizar informações nos dois sistemas. Esse processo repetitivo não só gerava altos custos de mão de obra, mas também estava propenso a erros humanos, causando atrasos, comprometendo o cumprimento dos SLAs acordados e falta de padronização dos dados.
A falta de automação resultava em atualizações tardias, afetando a eficiência operacional e a satisfação dos clientes. Para solucionar essas questões e aprimorar a eficácia, surgiu a necessidade de uma solução automatizada que permitisse à equipe concentrar-se em tarefas de maior importância estratégica, reduzir custos administrativos e garantir a padronização dos dados, assegurando o cumprimento dos SLAs.
O Projeto foi desenvolvido para automatizar o espelhamento de dados, otimizar a eficiência operacional e promover a padronização das informações, eliminando a necessidade de aumento significativo de pessoal para essas tarefas administrativas.
SOLUÇÃO
Para alcançar os objetivos propostos, o escritório implementou RPA (Robotic Process Automation), uma tecnologia que viabiliza a automação da integração de dados entre seus sistemas e os dos clientes.
A ideia principal era que prazos, andamentos processuais, documentos e dados de capa de processos fossem migrados de um sistema para o outro através dos RPAs criados sem intervenção humana.
As estratégias e recursos adotados incluíram:
● Desenvolvimento de RPAs Específicos: Foram criados robôs especializados para as principais áreas de integração de dados:
(i) RPA de Upload de Documentos: Este robô automatiza a inserção de documentos no sistema do cliente, com base nos documentos disponíveis no sistema do escritório.
(ii) RPA de Cumprimento de Tarefas: Sincroniza as tarefas concluídas no sistema do escritório com o sistema do cliente, garantindo que todos os dados estejam atualizados.
(iii) RPA de Cadastro de Processos: Atualiza o cadastro de processos no sistema do escritório com informações provenientes do sistema do cliente.
● Monitoramento e Relatórios: Os RPAs foram configurados para emitir relatórios automáticos por e-mail e disponibilizar dados em Dashboards através de uma aplicação Web. Esse sistema de monitoramento permite a visualização em tempo real das atividades dos robôs e possibilita intervenções manuais quando necessário.
● Testes e Ajustes Contínuos: Durante a fase de desenvolvimento, foram realizados testes extensivos e ajustes aos robôs para garantir que eles atendessem às necessidades específicas do escritório. Reuniões periódicas foram conduzidas para corrigir falhas e aprimorar o desempenho dos RPAs.
Essas estratégias e recursos foram fundamentais para garantir a eficácia da automação e a melhoria nos processos de integração de dados.
RESULTADO
O Projeto encontra-se atualmente em sua fase inicial, com três RPAs já em operação:
● RPA de Upload de Documentos: Gerencia a inserção de 200 a 250 documentos diários no sistema do cliente.
● RPA de Cumprimento de Tarefas: Automatiza o registro de 100 tarefas diárias no sistema do cliente.
● RPA de Cadastro de Processos: Realiza o cadastro diário de 20 processos no sistema do escritório com base nas informações do cliente.
Os resultados obtidos evidenciaram melhorias significativas na eficiência operacional do escritório:
● Otimização de Tempo e Recursos: A automação reduziu o tempo de trabalho manual em 5 horas diárias na operação e 1 hora na gestão. Esses recursos foram redirecionados para outras demandas, aumentando o retorno financeiro dos contratos.
● Aprimoramento na Conformidade com SLAs: A automação diminuiu consideravelmente as falhas operacionais relacionadas ao cumprimento dos SLAs para upload de documentos e tarefas, assegurando maior exatidão e pontualidade.
● Integração e Uniformização de Dados: A sincronização automática promoveu maior consistência entre as bases de dados do cliente e do escritório, resultando em informações mais acuradas e fidedignas.
O Projeto revolucionou a abordagem do escritório em relação à integração de dados, proporcionando uma operação mais dinâmica e eficaz, alinhada às exigências dos clientes e otimizada para um ambiente competitivo e em constante evolução.