DESAFIO
Projeto 1) Em razão do alto número de processos, há um volume muito alto para realização de protocolos em diversos órgãos da administração pública, exigindo muito tempo de atuação, com risco de ocorrerem erros humanos no preenchimento de tais pedidos ou no upload da documentação atinente.
Projeto 2) O Marchiori, Sachet, Barros & Dias Sociedade de Advogados tem um número significativo de diários oficiais dos Estados e de pautas de julgamentos de processos administrativos, para realizar consultas pela razão social dos seus clientes, em documentos de 300 páginas em média, o que toma mais de meio período de um advogado diariamente.
Projeto 3) Periodicamente, é preciso conferir a relação de processos encaminhados pelos clientes, para confirmar se todos estão registrados no sistema interno. Contudo, por se tratar de um número significativo e com variações no formato dos dados, o trabalho manual é custoso e demorado.
Projeto 4) Por determinação de certos órgãos públicos, alguns formatos de arquivos não são aceitos pelos respectivos sistemas ao escritório realizar protocolos, exigindo a conversão para outros formatos, tomando um tempo significativo para organizar esses arquivos dentro das respectivas pastas, principalmente no caso de protocolos em massa.
Projeto 5) Diariamente o escritório recebe um relatório de publicações de decisões, resultantes de buscas em que foram encontradas as razões sociais de seus clientes, contudo envolvendo processos de matérias que não os interessam. Portanto, era necessário fazer o filtro manualmente analisando, individualmente, cada publicação para determinar se o respectivo processo é de responsabilidade ou interesse do escritório.
Projeto 6) Existem algumas tarefas repetitivas a serem realizadas dentro do sistema interno do escritório que não possuem, pelo próprio sistema, a possibilidade de realizar em lote (por exemplo, o upload de múltiplos arquivos para diferentes pastas), exigindo que o colaborador faça manualmente, ainda que seja de alto volume.
SOLUÇÃO
Projeto 1) Foram desenvolvidas, internamente, automações para os principais Estados em que o escritório atua, a fim de realizar protocolos de forma automatizada, utilizando-se de um robô para inserir os dados solicitados pelos respectivos órgãos e apresentar os documentos exigidos.
Trata-se de um RPA (Automação Robótica de Processos), em linguagem Python, que acessa os sites dos respectivos órgãos públicos e, com base na relação de dados encaminhada por planilha (número do processo, CNPJ, pedido, valor etc.), insere tais informações nos campos do requerimento e realiza o upload dos documentos correspondentes. Após finalizado cada protocolo, salva o respectivo comprovante e, ao final, retorna uma nova planilha informando quais protocolos foram concluídos e eventuais protocolos pendentes.
Projeto 2) Foi desenvolvida, internamente, uma automação que busca, em cada Diário Oficial, o nome de todos os clientes, com suas respectivas variações, e retorna uma planilha indicando o trecho e a página na qual cada termo foi localizado.
Por meio de código Python, fazendo uma integração entre a lib Pandas e bibliotecas que interagem com o Outlook, essa automação busca e-mails de solicitação de análise dos diários oficiais (encaminhados pelos usuários); extrai da planilha anexada os termos a serem buscados (nome de clientes) e os critérios de exclusão (situações a serem desconsideradas); busca tais termos em cada página de cada arquivo .pdf dos diários; ao final, retorna ao usuário um e-mail informando em quais arquivos não foram localizadas ocorrências; e anexa um relatório, contendo a relação das ocorrências localizadas, informando a página e o arquivo onde foi localizado, bem como o respectivo trecho do texto onde foi encontrado os nomes dos clientes.
Projeto 3) Foi desenvolvido, internamente, uma automação capaz de fazer essa comparação, entre o relatório de processos do cliente e a relação existente na base de dados interna do escritório, para fins de acompanhamento e atuação.
Script de Python com Pandas que recebe duas planilhas: uma com a relação de processos do cliente (que devem estar sob gestão do escritório) e outra que corresponde à base de dados do sistema interno (contendo a relação de todos os processos que o escritório possui). A automação faz a comparação, considerando as possíveis diferenças de caracteres (pontos, traços, barras, espaços etc.) e retorna um novo relatório, sinalizando quais processos deveriam estar em sua base de dados, mas que ainda não estão.
Projeto 4) Internamente, foi desenvolvida uma automação que realiza, em larga escala, a padronização do formato, tamanho e nome de arquivos, mantendo a organização original das pastas de documentos.
Integrada com a automação do Projeto 1, utiliza uma série de libs de Python que interagem com arquivos salvos em uma sequência de pastas, para realizar alterações (em lote) seguindo os parâmetros aceitos pelos sistemas de cada Estado, encurtando o título de arquivos que excedem ao número de caracteres; ou que possuem caracteres especiais não aceitos; ou que estão em formatos não aceitos: ou que precisam ter o tamanho reduzido. Ainda que existam no mercado ferramentas semelhantes, estas costumam realizar essas funções separadamente, com arquivos individualmente e alterando a organização dos arquivos dentro de suas respectivas pastas. Esta automação realiza todas essas funcionalidades, sem precisar de atuação humana, automaticamente antes de iniciar os protocolos e preservando a organização original dos documentos.
Projeto 5) O escritório desenvolveu, internamente, uma automação que analisa esse relatório de publicações, com base em uma lista de critérios de exclusão (determinantes para definir se o processo não é de interesse do escritório), e indica quais processos são irrelevantes e quais merecem passar por uma análise humana mais detalhada.
RPA desenvolvida em linguagem Clojure, acessível pela plataforma legalbyte.com.br onde o usuário faz o upload do relatório de publicações, seleciona os critérios de exclusão (personalizado por usuário) e o sistema retorna o relatório analisado, com a indicação dos processos que não são gerenciados pelo escritório, ainda que estejam no nome de algum cliente.
Projeto 6) Foram desenvolvidas, internamente, automações capazes de interagir com o sistema interno, para realizar tarefas repetitivas e numerosas (por exemplo o download de arquivos e a sinalização de faturamento em lote).
São RPAs em Python que fazem login no sistema (plataforma web) e, como se fosse um usuário, acessa cada uma das pastas (listadas em uma planilha) e faz o upload de todos os documentos que precisam ser salvos com vinculação ao respectivo processo; ou altera algum dado que não seja possível fazer de outra forma, a não ser manualmente.
RESULTADO
Projeto 1) Em apenas 6 meses, por meio da automação desenvolvida, foram protocolados 997 pedidos, só no Estado do Rio de Janeiro, economizando mais de 33 dias úteis de um advogado (aproximadamente 2 meses de trabalho).
Projeto 2) Com a automação de busca do nome de clientes nos diários, foi possível reduzir de 4 para 1 hora o tempo necessário para realizar a tarefa, além de não ser mais necessária a atuação de um advogado, mas apenas de um estagiário para realizar o download dos diários.
Projeto 3) Utilizando a automação, foi possível delegar exclusivamente para o robô essa verificação, sem consumir tempo e esforço dos colaboradores internos, além de reduzir a possibilidade de erro humano. Essa tarefa exigia, em média, 3 horas de um advogado jr.
Projeto 4) Por meio da automação, foi possível reduzir o tempo gasto pela Controladoria para padronizar um número alto de documentos, a fim de realizar o protocolo de prazos, sendo ainda mais útil nos casos de tempo exíguo para cumprimento, em que o cliente encaminha a documentação fora dos padrões exigidos pelos órgãos públicos. Em uma situação hipotética, em que existem 50 pastas que precisam ter os nomes ajustados e um dos arquivos convertidos (por exemplo de .txt para .xlsx), um colaborador leva entre 3 e 5 minutos por pasta. Neste caso, essa automação economizou mais de 3 horas do colaborador.
Projeto 5) Essa automação tem economizado entre 2 e 3 horas de um advogado interno, todos os dias.
Projeto 6) A automação permitiu evitar que os usuários do sistema interno desperdiçassem muito tempo realizando tarefas repetitivas de forma manual, como por exemplo salvar 300 arquivos em diferentes pastas. Em uma situação hipotética, em que existem 50 pastas com 3 documentos cada, que precisem ser salvos em 50 pastas do sistema interno, um colaborador leva em média 2 minutos por arquivo (a depender da conexão de internet). Neste caso, essa automação economizou aproximadamente 3 horas do colaborador.