DESAFIO
A equipe de contratos do Chenut, historicamente, é uma das mais importantes do escritório. Sendo uma equipe que trabalha em demandas em grande parte cobradas por hora, é essencial poder atender os clientes no menor prazo possível e com o menor dispêndio de horas de trabalho, garantindo assim menores despesas e maior satisfação para os clientes.
A equipe enfrentava um desafio crescente na análise de contratos, um processo que, como na grande maioria dos escritórios, era marcado por uma sobreposição de revisões minuciosas, que geravam sobrecarga de trabalho para a equipe e um custo muitas vezes desnecessário. Além do custo e da sobrecarga de trabalho, a principal dificuldade era a demora na análise dos contratos, por exigir múltiplas revisões por diferentes membros da equipe.
Frente a esses desafios, ficou claro que era necessário buscar uma solução que pudesse otimizar o processo de análise de contratos, reduzindo o tempo e o custo das análises contratuais do escritório, mas mantendo pelo menos o mesmo nível de qualidade.
SOLUÇÃO
Para enfrentar esse desafio, o escritório decidiu implementar uma ferramenta de inteligência artificial em parceria com a Triple AI. A escolha foi motivada pela necessidade de automatizar e otimizar a revisão de contratos, de modo a melhorar a eficiência sem sacrificar a qualidade.
A integração da Triple AI ao fluxo de trabalho foi cuidadosamente planejada e executada por uma das sócias responsáveis pela área de contratos. O projeto incluiu uma etapa de planejamento, elaborado junto ao gerente de inovação e CEO da Triple AI. Na sequência, a ferramenta foi disponibilizada à equipe, com um treinamento do seu funcionamento, limitações e resultados esperados. Por fim, a sócia apresentou um relatório à Diretoria do Chenut, contendo uma análise dos dados obtidos ao longo da utilização da equipe que direcionou para a continuação da utilização da ferramenta.
Na etapa de planejamento, foram definidos os indicadores de economia de tempo, erro de análise e precisão de análise, bem como a forma como seria auferidos. Para monitorar o desempenho da Triple AI, a equipe preenchia formulários semanais com perguntas específicas, como:
• "A ferramenta apresentou algum erro de análise? Qual?"
• "A ferramenta te possibilitou identificar um risco ou oportunidade de melhoria adicional?"
• "O quanto a ferramenta foi útil em sua análise?"
A utilização da ferramenta resultou em mudanças significativas no processo de análise de contratos. O novo fluxo de trabalho passou a incluir a utilização da Triple AI para a identificação de potenciais riscos, etapa essencial para economizar tempo da equipe e melhorar a acuracidade das revisões. A ferramenta foi incorporada como um componente fundamental na revisão de cláusulas e identificação de riscos, complementando o trabalho dos advogados, que, salvo em casos de grande complexidade, passaram a realizar apenas uma análise final dos contratos após a Triple AI.
A Triple AI se destacou principalmente em três funcionalidades:
• Análise de Cláusulas: Automatizou a revisão detalhada de cláusulas contratuais, ajudando a identificar inconsistências e áreas de risco.
• Edição de Cláusulas: Facilitou ajustes precisos e rápidos, garantindo que as alterações necessárias fossem feitas com segurança.
• Identificação de Riscos: Essa funcionalidade foi especialmente valorizada pela equipe, pois permitiu uma visão mais apurada dos riscos potenciais, aumentando a eficácia das análises.
Reconhecendo a necessidade de adaptação da equipe ao novo sistema, foram organizadas várias sessões de treinamento focadas na criação de prompts adequados e no uso eficiente das funcionalidades da Triple AI. O acompanhamento contínuo foi realizado pela sócia responsável, Iara, que também conduziu reuniões semanais com o CEO do fornecedor da ferramenta e o gerente de Inovação do Chenut. Esses encontros tinham como objetivo discutir bons cases de uso, esclarecer dúvidas e ajustar pontos críticos, garantindo que a implementação da ferramenta fosse otimizada ao longo do tempo.
Vale ressaltar que, até mesmo por uma questão de confidencialidade e de proteção dos dados dos clientes do escritório, a Triple AI do Chenut realiza as suas análises somente a partir da base de dados interna do escritório, sem acessar bases de dados externas, como ChatGPT ou outras.
RESULTADO
Para enfrentar esse desafio, o escritório decidiu implementar uma ferramenta de inteligência artificial em parceria com a Triple AI. A escolha foi motivada pela necessidade de automatizar e otimizar a revisão de contratos, de modo a melhorar a eficiência sem sacrificar a qualidade.
A integração da Triple AI ao fluxo de trabalho foi cuidadosamente planejada e executada por uma das sócias responsáveis pela área de contratos. O projeto incluiu uma etapa de planejamento, elaborado junto ao gerente de inovação e CEO da Triple AI. Na sequência, a ferramenta foi disponibilizada à equipe, com um treinamento do seu funcionamento, limitações e resultados esperados. Por fim, a sócia apresentou um relatório à Diretoria do Chenut, contendo uma análise dos dados obtidos ao longo da utilização da equipe que direcionou para a continuação da utilização da ferramenta.
Na etapa de planejamento, foram definidos os indicadores de economia de tempo, erro de análise e precisão de análise, bem como a forma como seria auferidos. Para monitorar o desempenho da Triple AI, a equipe preenchia formulários semanais com perguntas específicas, como:
• "A ferramenta apresentou algum erro de análise? Qual?"
• "A ferramenta te possibilitou identificar um risco ou oportunidade de melhoria adicional?"
• "O quanto a ferramenta foi útil em sua análise?"
A utilização da ferramenta resultou em mudanças significativas no processo de análise de contratos. O novo fluxo de trabalho passou a incluir a utilização da Triple AI para a identificação de potenciais riscos, etapa essencial para economizar tempo da equipe e melhorar a acuracidade das revisões. A ferramenta foi incorporada como um componente fundamental na revisão de cláusulas e identificação de riscos, complementando o trabalho dos advogados, que, salvo em casos de grande complexidade, passaram a realizar apenas uma análise final dos contratos após a Triple AI.
A Triple AI se destacou principalmente em três funcionalidades:
• Análise de Cláusulas: Automatizou a revisão detalhada de cláusulas contratuais, ajudando a identificar inconsistências e áreas de risco.
• Edição de Cláusulas: Facilitou ajustes precisos e rápidos, garantindo que as alterações necessárias fossem feitas com segurança.
• Identificação de Riscos: Essa funcionalidade foi especialmente valorizada pela equipe, pois permitiu uma visão mais apurada dos riscos potenciais, aumentando a eficácia das análises.
Reconhecendo a necessidade de adaptação da equipe ao novo sistema, foram organizadas várias sessões de treinamento focadas na criação de prompts adequados e no uso eficiente das funcionalidades da Triple AI. O acompanhamento contínuo foi realizado pela sócia responsável, Iara, que também conduziu reuniões semanais com o CEO do fornecedor da ferramenta e o gerente de Inovação do Chenut. Esses encontros tinham como objetivo discutir bons cases de uso, esclarecer dúvidas e ajustar pontos críticos, garantindo que a implementação da ferramenta fosse otimizada ao longo do tempo.
Vale ressaltar que, até mesmo por uma questão de confidencialidade e de proteção dos dados dos clientes do escritório, a Triple AI do Chenut realiza as suas análises somente a partir da base de dados interna do escritório, sem acessar bases de dados externas, como ChatGPT ou outras.