DESAFIO
Cenário: Quando houve a contratação do novo gerente administrativo e financeiro, em jan/2022, o cenário era: O Marins Bertoldi Advogados fazia seu fechamento de resultados com base no regime de caixa e competência (uma mistura); O fechamento de resultado era apurado de dezembro a novembro, pela equipe Financeira. Diferente do exercício contábil; A contabilidade terceirizada não apresentava os demonstrativos financeiros (Balancetes e Balanço) com periodicidade. Não havia uma verificação das demonstrações; Havia um orçamento, porém sem um acompanhamento efetivo do orçado x realizado; O resultado líquido (caixa) não foi o esperado para o ano de 2021, e muito abaixo da expectativa dos sócios; Demora no fechamento do resultado (sempre perto do dia 15 de cada mês). E muito manual (sendo que o novo ERP já poderia entregar-lhe pronto); Apresentação de resultados muito extensa e em Power point. Sem indicadores relevantes; O escritório estava sem a presença de um conselheiro externo no Conselho de Administração. O último conselheiro falecera na pandemia.
Desafios: A atividade da advocacia é conhecida por ter seus resultados medidos tão somente pelo caixa. É assim também em outros tipos de atividades profissionais que prestam serviços, tais como médicos. O que entrou de receita na conta, menos pagamentos realizados=lucro. Este é o modelo que estão acostumados. Afinal, a faculdade de Direito não ensina como administrar seus negócios. Então, alterar para o modelo de DRE é visto como uma grande mudança e gera desconforto; A previsibilidade de receita é uma grande dificuldade, visto que grande parte dela é fruto de sucesso, seja em processos judiciais, que podem durar longos anos (mais que 10), ou projetos que envolvem meses de trabalho. E, em muitos casos, o sucesso pode não acontecer. Ou seja, o trabalho é realizado, mas na ausência do êxito, não é remunerado. E mesmo que o êxito pareça provável, estimar a data que ele vai acontecer é bem difícil; Além disso, o momento do fato gerador da receita não é claro. Em um processo judicial, por exemplo, mesmo uma decisão favorável não é garantia de que o valor envolvido será percebido pelo escritório. Ou mesmo que a parte que precisa honrar com o pagamento do sucesso terá condições de realizá-lo. Então, se o escritório reconhecer a receita, mas ela não será realizada no caixa, poderá trazer um grande problema de capacidade de pagamento ao escritório; Outra grande dificuldade para prever receita tem relação com as horas trabalhadas. Os projetos são precificados em horas. Isso gera ao menos 3 problemas para a previsão de receita: 1) saber quantos projetos o escritório vai conseguir vender; 2) se o tempo estimado será suficiente ou insuficiente; 3) os advogados registrarem as horas no sistema no momento de cada atividade de cada projeto, visto que tocam vários projetos ao mesmo tempo e os clientes os acessam por vários canais em qualquer lugar, qualquer hora.
CONCLUSÃO: era necessária uma mudança em toda a estruturação do financeiro e de seus procedimentos.
SOLUÇÃO
Planos de ações implementados:
1. Plano de redução das despesas e custos a partir de junho/2022. Revisão de todos os contratos com fornecedores/prestadores. E análise dos custos.
2. Escolha de novo conselheiro externo para o Conselho de Administração.
3. Plano para alteração do exercício para o ano fiscal de janeiro a dezembro para 2023.
4. Alteração da apuração dos resultados pelo regime de competência e utilização do Demonstrativo de Resultados do Exercício para 2023.
5. Acompanhamento do Orçado x Realizado.
6. Parametrização do ERP para geração dos relatórios do resultado de maneira ágil e confiável. Alterações dos fluxos de trabalho e procedimentos da área Financeira.
7. Acompanhamento do Demonstrativo do Fluxo de Caixa (previsto x realizado).
8. Controle do orçamento pelas equipes impactadas.
9. Proposição de indicadores financeiros para acompanhamento.
10. Contratação de consultor externo para validação das ações/demonstrações e construção do processo de orçamentação para 2023.
11. Cronograma de reuniões de trabalho entre equipe Financeira e contabilidade terceira para verificação/validação dos balancetes e demais demonstrações. E acompanhamento periódico das demonstrações.
RESULTADO
Resultados:
1. Fechamento dos resultados (DRE) pelo regime de competência a partir de Jan/2023.
2. Demonstrações financeiras (DRE e DFC) confiáveis e auditáveis.
3. Redução do tempo de fechamento dos resultados: entrega até 5º dia útil de cada mês.
4. Engajamento de toda a organização para cumprimento do orçamento, principalmente no que diz respeito às despesas e receitas.
5. Redução das Despesas em 40%, se comparado Dez/2023 em relação à Jun/2022.
6. Redução dos custos em 26%, se comparado Dez/2023 em relação à Jun/2022.
7. Previsibilidade e Projeção do DRE e DFC para o ano.
8. Percentual do Resultado líquido alcançado para 2023 foi o dobro do alcançado em 2022.
9. Aumento de 35% na Receita Bruta alcançado para o período de 2023, em relação a 2022.
10. Sócios, e toda a organização, satisfeitos com os resultados do projeto alcançados até agora.
11. O case ficou entre os 3 finalistas na categoria Revelação (sendo representado pela gerente administrativa e financeira do escritório) do Prêmio Equilibrista de Finanças, promovido pelo Instituto Brasileiro de Executivos de Finanças do Paraná (IBEF/PR) em 2023.