DESAFIO
Há cerca de dois anos, o escritório Pires Fortini Advogados passou por uma transformação com a implementação das metodologias ágeis, com o apoio da parceira Jurídico Ágil. À época, todo o time foi capacitado em Kanban e Scrum, melhorando a gestão da agenda de prazos, a sobrecarga, as entregas no prazo fatal, e, ainda, o alinhamento e engajamento do time que estava trabalhando 100% remoto.
As metodologias ágeis foram o alicerce que permitiu a implementação de dois novos projetos muito bem recebidos pelo time e pelo cliente do contencioso cível do escritório: semana técnica de quatro dias e o Kaizen - melhoria contínua.
SOLUÇÃO
Após a implementação do Kanban e do Scrum, os fluxos de trabalho do time contencioso cível foram mapeados e ajustados, otimizando a performance da equipe.
A nova organização da rotina e o ganho de eficiência em aproximadamente seis meses levaram o time das entregas frequentes no prazo fatal para mais de 98% dos prazos protocolados com antecedência de dois dias (D-2).
As entregas da semana passaram a ser concluídas até quinta-feira. Daí foi alinhado com o time de não antecipar as atividades da semana seguinte na sexta-feira, para que fosse possível dedicar tempo a novos projetos. Com isso, foi possível implementar a semana técnica de quatro dias! As sextas-feiras passaram a ser dedicadas a atividades para melhorar a experiência do cliente e o desempenho nas demandas.
Aliado a isso, foi implementado também o Kaizen, aproveitando-se um dos ritos do Scrum, que é a retrospectiva e o backlog de itens de melhorias. Nessa ocasião, realizada no encerramento de cada sprint, o time debate sobre as iniciativas que deram certo e devem ser institucionalizadas, assim como os riscos e desafios vividos que precisam ser mitigados.
Os colaboradores do time respondem quinzenalmente a um formulário anônimo com as principais percepções sobre a sprint, que são consolidadas em um arquivo único, para que as possíveis ações sejam debatidas e priorizadas em reunião. Uma vez definidas as ações, a execução é acompanhada periodicamente, sendo coletados os resultados e as evidências das ações.
RESULTADO
A constante evolução do time com esses dois projetos tem contribuído para a manutenção do alto índice de felicidade do time (em média, 86% no último semestre - medido nas reuniões de retrospectiva), mantendo o alto engajamento dos profissionais e o baixo turnover.
A semana técnica de quatro dias deu lugar à dedicação maior ao cliente, que não apenas deu feedbacks positivos sobre o trabalho, como também abriu portas para atuação em nova carteira mais estratégica. As teses foram revisitas e atualizadas, sendo as peças entregues mais objetivas com jurisprudências recentes e atualizadas.
Com isso, foi percebido o aumento no percentual de êxitos nas ações. Os relatórios e os sistemas (interno e do cliente) foram otimizados, o que resultou em respostas mais rápidas e assertivas aos pedidos dos clientes. Além disso, no projeto Kaizen foram adotadas, a título de exemplo, as seguintes ações com os respectivos resultados:
• Criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e disponibilização para todos - sistema do cliente atualizado.
• Contratação de empresa única a executar as diligências -cumpridas dentro do prazo e acompanhamento feito pela controladoria.
• Elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e acompanhamento da confecção do pedido de pagamento - redução significativa na reprovação das requisições de pagamento no sistema do cliente.
• Reuniões diárias, contratação de sistemas para otimização das rotinas - trabalho alinhado da equipe, melhoria da comunicação e trabalho entregue dentro do esperado.
• Criação de fluxo de trabalho para que cada um faça sua parte para manter o sistema do cliente atualizado - redução considerável de pastas desatualizadas.
• Contratação de um servidor na nuvem, gerando estabilidade e instalação de nova aplicação VPN - acesso a VPN com mais agilidade e redução na instabilidade do acesso remoto e diminuição de chamados ao TI.
• Verificação pelo TI da internet contratada de cada colaborador e sugestão de utilização de cabo específico disponibilizado pelo escritório ao colaborador, se necessário (e não wi-fi) - melhoria na qualidade da internet, redução de chamados abertos ao TI.
• Investimento em computadores novos para todos e disponibilização de teclado, mouse - melhoria na qualidade e no tempo de execução do trabalho, sem impedimentos.
• Elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e vídeos com a execução dos procedimentos - agilidade no treinamento do advogado e estagiário.
• Compra e instalação de antivírus em todos os computadores dos colaboradores - segurança e aumento da vida útil das máquinas.
• Realização do primeiro workshop com o tema "Processo civil", ministrado pela sócia e professora Karina - troca de experiências, aumento do conhecimento e utilização do aprendizado na elaboração das peças.