DESAFIO
No TozziniFreire, o uso da tecnologia para nossas atividades já ocorre há bastante tempo e de forma bem difundida no escritório. Em todas as áreas de prática, diversas ferramentas tecnológicas são utilizadas pelos profissionais.
Alguns exemplos de ferramentas que o escritório utiliza são sistemas de acompanhamento de processos, protocolo, visualização de dados, leitura de documentos, acompanhamento regulatório, entre outros. Contudo, a partir do início de 2023, os esforços foram intensificados para a adoção de ferramentas que sejam baseadas em Inteligência Artificial para aprimorar ainda mais a eficiência dos trabalhos realizados.
Assim, no primeiro semestre de 2023, uma força tarefa composta do programa de inovação do TozziniFreire (ThinkFuture) e do Departamento de Tecnologia e Inovação do escritório, cujo objetivo é mapear, de maneira dinâmica e ágil, oportunidades em inteligência artificial.
Como um escritório full service que atende algumas das maiores empresas do Brasil e do mundo, o TozziniFreire Advogados participa em casos jurídicos de altíssima complexidade, cujos desafios, teses e estratégias demandam muito tempo e dedicação de grandes grupos de advogados para serem traçados.
Além disso, o corpo administrativo do escritório também está inserido em um cotidiano de serviços complexos, mas, como os advogados também precisam dividir seu tempo entre as atividades em que realmente conseguem entregar valor intelectual e aquelas repetitivas e rotineiras, mas que demandam uma parcela significativa de energia.
Nesse contexto, emerge uma grande oportunidade para um tipo de Inteligência Artificial que evolui de forma cada vez mais acelerada: a IA Generativa, capaz de gerar conteúdos por meio de comandos (prompts) solicitados por usuários. Em um esforço de balancear o tempo dispendido em tarefas intelectualmente complexas com algumas atividades repetitivas e mecânicas, ter uma plataforma capaz de produzir conteúdo é algo muito produtivo.
Assim, surge o projeto TF/AILA: a plataforma de Inteligência Artificial Generativa do TozziniFreire, exclusivamente pensada e desenvolvida para as necessidades e particularidades de um escritório de advocacia full service. Contudo, criar uma plataforma dessa natureza não seria uma tarefa fácil - afinal, nenhuma solução de mercado ofereceria uma cobertura completa daquilo que é imprescindível para nossa estratégia, posicionamento e relevância.
A força tarefa especializada em IA concluiu, após um esforço colaborativo, que qualquer ferramenta de IA Generativa que fosse adotada no TozziniFreire precisaria compreender alguns requisitos básicos de precisão e segurança. Afinal, não poderíamos correr o risco de uma plataforma prejudicar a qualidade de nossos serviços ou mesmo a privacidade e segurança de nossos clientes.
Por essa razão, a estratégia de desenvolver algo internamente fazia mais sentido para implementar funcionalidades, filtros de segurança e ferramentas alinhadas aos objetivos do escritório e a complexidade dos casos em que nossos profissionais estão envolvidos. Em adição, essa rota nos permite manter controle absoluto sobre o uso da plataforma - além de monitorar ativamente diversos indicadores que permitem maior assertividade em futuras decisões não apenas sobre essa plataforma, mas também identificar oportunidades de implantação de melhorias e novas ferramentas, a partir do padrão de uso apresentado pelos profissionais do escritório.
SOLUÇÃO
Uma vez definidos os objetivos do projeto, concluíram que a melhor e mais segura maneira de aproximar ainda mais o corpo de funcionários do TozziniFreire Advogados das funcionalidades de Inteligência Artificial Generativa que tornariam a execução de tarefas rotineira mais eficiente e ágil seria pelo desenvolvimento de uma plataforma própria e moldada conforme o mais alto padrão de segurança da informação, privacidade e qualidade de serviços.
Após estudar as soluções já disponíveis no mercado, o time responsável pelo projeto identificou no modelo de inteligência artificial generativa desenvolvido pelo OpenAI, o GPT, como uma boa base para o grau de eficiência que buscava. Contudo, não seria possível simplesmente adotar a versão aberta da plataforma, em razão de sérios riscos de segurança, imprecisão e falta de controle sobre sua utilização pelos profissionais.
Assim, o escritório optou por usar o "motor" da Open AI, a partir da versão corporativa de sua API (Interface de Programação de Aplicação). Com base nela, já inserida no ambiente, passaram a desenhar os limites e as funcionalidades da plataforma TF/AILA - um espaço seguro e mais preciso para a criação de conteúdos que auxiliariam o cotidiano do escritório.
A plataforma tem diversas funcionalidades personalizadas para a realidade dos funcionários:
A primeira é o "Aviso de demanda jurídica". O TF/AILA não substitui o trabalho de um advogado nem tem o objetivo de fazê-lo. O sistema aberto ao público da OpenAI possui uma limitação temporal de sua base de dados, e o mesmo ocorre com o TF/AILA. Confiar cegamente na resposta apresentada pelo sistema tem um alto potencial de risco de essa resposta estar desatualizada, principalmente no que tange a atualizações legais. Por isso, sempre que o sistema identificar que o prompt inserido pelo usuário pode configurar uma consulta jurídica, um pop-up de confirmação aparece em sua tela lembrando essas limitações, e que, caso o usuário deseje seguir com a consulta, se comprometerá a checar a veracidade das respostas e a íntegra das fontes utilizadas pelo GPT.
Além disso, o sistema foi configurado para que ele seja o menos inventivo possível - isso significa que ele não pode inventar fatos e dados, aumentando a precisão das respostas oferecidas. O TF/AILA também aceita que seus usuários salvem certos prompts como sugestões úteis para que todos os outros usuários tenham acesso a pesquisas que já se provaram frutíferas, facilitando o compartilhamento de perguntas e orientações seguras.
Outra funcionalidade definida e implementada foi que todas as respostas fornecidas pelo TF/AILA possam ser avaliadas pelos usuários conforme seu grau de precisão em relação ao prompt inserido. A classificação é feita num sistema de pontuação de 1 a 5 (sendo 1 extremamente impreciso e 5 extremamente preciso), e ajuda a refinar cada vez mais o entendimento da Inteligência Artificial sobre o contexto de nossas necessidades.
Por fim, foram determinados diretrizes e filtros de segurança para que o sistema estivesse totalmente em conformidade com os padrões de Segurança de Informação (SI) e Privacidade. Por ser um ambiente digital interno do TozziniFreire, ele está inteiramente de acordo com os padrões, e os departamentos de SI e de TI possuem total controle sobre as informações inseridas, de modo a prevenir interações potencialmente danosas.
Assim, a confidencialidade e segurança de todas as informações inseridas na ferramenta são garantidas. O sistema só funciona quando o funcionário está conectado à VPN do escritório, e todos os usuários precisam assinar digitalmente um NDA sobre os dados que estão sendo compartilhados. Ainda, o AILA barra o compartilhamento de dados pessoais ou dados de clientes.
Aceitas todas essas condições de uso e implementadas no sistema do AILA, o time responsável pelo projeto iniciou uma fase de testes com um Grupo Piloto. O Grupo Piloto é formado por 28 colaboradores das áreas jurídicas e administrativas (TI e comunicação) do escritório, indicados conforme senioridade e quantidade de tarefas repetitivas que executam no dia a dia. Esses profissionais passaram por um treinamento sobre IA generativa, ChatGPT, redação de prompts e segurança de informação e privacidade.
Até o fechamento da inscrição, a banca avançou na liberação da plataforma para outros dois grandes grupos de profissionais (além do Grupo Piloto original). Em junho, novos colaboradores da área administrativa tiveram acesso à plataforma; mais recentemente, em agosto, acrescentamos todos os sócios e diretores do escritório.
A cada novo grupo, outros padrões de uso vão sendo identificados, e, consequentemente, mais funcionalidades entram no backlog de aprimoramento. Por ser um projeto "vivo" que acompanha pari passu as evoluções tecnológicas da IA na atualidade, ele se desenvolve muito rapidamente.
RESULTADO
Até o momento de envio do formulário, o TF/AILA já contabilizou 1.699 chats iniciados, 3.444 mensagens enviadas e 28 prompts salvos como sugestões. Esses dados mostram que há uma média de 11 chats iniciados por dia, algo bastante satisfatório, considerando que ainda não tem um uso amplo da plataforma no escritório.
Identificando ganhos de produtividade e eficiência em tarefas repetitivas e manuais do cotidiano com baixa complexidade e não técnicas, como elaboração de e-mails sem consulta jurídica, pedido de sugestões de melhorias na redação de mensagens, resumo de textos, reformulação de frases, identificação de palavras-chave, criação de listas e tabelas.
Ao otimizar tarefas simples como essas, os profissionais do escritório ganharam mais tempo para se dedicar ao trabalho estratégico de excelência. Esse ganho de produtividade é extremamente benéfico para nossos clientes, uma vez que os contratados estarão dedicados integralmente às tarefas complexas que exigem maior empenho intelectual, como consultorias, elaboração de peças, documentos, pesquisas de alta complexidade, entre outras.
A ampla participação de membros do Grupo Piloto também auxiliou a implementar melhorias constantes na aplicação, como a diminuição no tempo de resposta, refinamento de buscas e melhores instruções de mensagens.
A plataforma foi um sucesso e já permitiu bloquear o uso da versão aberta do ChatGPT nos servidores do escritório (servidores físicos ou via VPN), sendo o AILA o único sistema generativo permitido, garantindo a total segurança dos dados inseridos.