DESAFIO
Com mais de 45 anos de história, a Biolchi Empresarial atua na revitalização de empresas através de melhoria de performance e superação de crise, fortalecendo e preservando negócios em todos os setores do mercado.
Em 2020 foi iniciado um projeto de metodologias ágeis na organização, de modo que todos os times passaram a organizar as suas atividades com base no método Kanban e nas rotinas do SCRUM.
A adoção das Metodologias Ágeis impulsionou uma série de mudanças na operação, que resultaram em avanços significativos, como (i) aumento da produtividade, (ii) otimização do clima organizacional, (iii) melhoria da relação e comunicação com o cliente, (iv) aproximação dos times, (v) humanização dos processos, (vi) maior trabalho colaborativo, (vii) maior visibilidade das tarefas e (viii) por consequência, um resultado econômico expressivo.
Com o desenvolvimento, vieram novos desafios! A Biolchi cresceu mais de 100% em relação à equipe e à receita, assumiu projetos maiores e mais complexos, além de ter estendido a sua atuação para outros estados.
Após 3 anos da implementação das metodologias ágeis, surgiu a necessidade da Biolchi de revisitar os conceitos utilizados, além de oxigenar a percepção quanto à operação, ampliando o entendimento acerca da agilidade e da aplicação das ferramentas ágeis.
SOLUÇÃO
Em 2023 foi iniciado o projeto Ser Ágil 2.0, com os objetivos de (i) capacitar o time da Biolchi para o contexto atual, conectando os valores e princípio do manifesto ágil com a identidade da organização (ii) realinhar os papéis do Product Owner e Scrum Master e a centralidade no cliente e (iii) cultivar e capacitar os gestores para uma liderança jardineira de pessoas.
O projeto foi dividido em 4 etapas: (i) planejamento estratégico geral, (ii) refinamento do projeto, (iii) jornada de desenvolvimento de lideranças e (iv) refresh da agilidade.
- Planejamento estratégico geral:
As lideranças da Biolchi participaram de ciclos de reuniões para compartilhar histórias que as marcaram ao longo de suas jornadas no escritório. Com base na metodologia proposta por Simon Sinek, o grupo foi conduzido para identificar o propósito da organização: acolher pessoas, transformar vidas e preservar negócios.
O propósito alcançado foi o tema da Convenção Biolchi 2023. Evento realizado com o objetivo de integrar a equipe e contribuir com o planejamento da organização.
Na ocasião foram apresentados ao restante dos profissionais o propósito e o caminho percorrido para identificá-lo. Os valores da Biolchi foram reavivados e conectados com o propósito.
Além disso, todas as áreas e pessoas se apresentaram, informando as novidades sobre os respectivos produtos e serviços.
Na sequência, todos os profissionais construíram a matriz SWOT da Biolchi, utilizando técnicas de ideação, como brainwriting e time box. Os itens indicados foram priorizados por meio de "dot-voting" imputado com a participação de todos. As forças e oportunidades mais votadas, ao final, foram correlacionadas, assim como as fraquezas e ameaças mais votadas. Sem prejuízo, toda a matriz foi transformada em um mapa mental para posterior análise de todas as particularidades.
O evento contou também com a dinâmica para que os profissionais do escritório desenhassem em grupos a jornada dos clientes de cada área, sendo que em cada ponto de contato do escritório com o cliente, as ações descritas precisavam estar conectadas com o propósito e os valores trabalhados.
As análises feitas resultaram em objetivos e resultados-chave para todas as áreas. Após o fechamento do primeiro ciclo de OKRs, no entanto, foi constatada a necessidade de desenvolvimento das lideranças em determinadas competências, dando início a um novo marco no projeto.
- Refinamento do projeto
Foram iniciados ciclos de reuniões semanais com as lideranças do projeto para refinamento e direcionamento das ações: a sócia e Diretora Geral, Juliana Biolchi, a responsável pela área de Desenvolvimento Humano e Organizacional, Lucimara Verzeri e a Stephanie de Lucca da Step.i9.
Foi, então, traçado o objetivo de atuar de forma estruturada por projetos e de acordo com as rotinas da agilidade, efetivamente centrado e orientado ao cliente. Para tanto, seria necessário preparar as pessoas para atuarem plenamente de acordo com a agilidade, iniciando pelo time de Renegociação, que serviria de piloto.
Mesmo com o foco na área de Renegociação, todos os profissionais do escritório passaram por uma avaliação quanto à mentalidade (fixa ou de crescimento), como uma das formas de aferir a abertura para mudança.
Com base no modelo de gestão da mudança do Jurgen Apello, foi definido como visão e ponto de chegada a "reorganização do pilar de Renegociação da Biolchi Empresarial, reunindo os produtos associados à crise e renegociação, reconstruindo a linha de negócio, centralizando os times sob uma gestão única e um único modelo de gestão".
A área de Renegociação foi reavaliada, passando a ser composta pelo time de Recuperação Judicial (RJ), Recuperação Extrajudicial (RExtra), Transação Fiscal (TF) e profissionais "volante" de contencioso e consultoria cível e trabalhista. Na sequência, foram escolhidas profissionais para assumirem os papéis de Product Owner (PO) dos times de RJ, REXtra e TF, assim como o de Scrum Master (SM).
- Jornada de desenvolvimento de lideranças - Área de Renegociação
As profissionais indicadas para assumir os papéis de PO e de SM, passaram por avaliação comportamental e de perfil por meio do DISC, além de reuniões para alinhamento de expectativas.
As avaliações dos perfis contribuíram para identificar os itens de melhoria que precisam ser desenvolvidos, para que assumam os novos desafios propostos. Tais itens são trabalhados semanalmente em reuniões de mentorias individuais com a líder de Desenvolvimento Humano e Organizacional (DHO) da Biolchi.
Aliado a isso, a gestora da área de Renegociação, a líder de DHO, as Pos e a SM, estão participando de encontros semanais de formação de POs e SM, facilitado por empresa especializada. Além das apresentações teóricas, fluxos internos e ações detalhadas do dia a dia dos times são analisados e ressignificados sob a perspectiva da agilidade.
O quadro Kanban da área foi fragmentado por cada um dos times (RJ, RExtra e TF) e segmentado de acordo com cada projeto conduzido. Da mesma forma, as reuniões diárias foram reestruturadas para dar foco aos projetos e, consequentemente, aos clientes.
- Refresh da agilidade
Além das ações direcionadas à área de Renegociação, todos os profissionais do escritório participaram de um ciclo de encontros para reciclagem dos conceitos e uso do Scrum e do Método Kanban, apresentado pela empresa especializada Step.i9. Foi falado também sobre o contexto do mundo moderno e o mercado jurídico atual.
Como parte do desenvolvimento, os profissionais assistiram, ainda, à apresentação ao vivo de "Gestão do tempo e energia" e foram disponibilizados cursos gravados de gestão de projetos e domínio do Excel na BBZAEduca, plataforma de ensino da organização.
RESULTADO
Estão sendo trabalhadas pautas sensíveis com os profissionais da Biolchi, especialmente quanto ao desenvolvimento da autonomia das pessoas para efetivamente liderar os projetos, que já estão dando resultados, mesmo que intangíveis.
As POs e a SM estão mais autônomas, independentes, proativas e seguras. Estas lideranças intermediárias (POs e SM) foram empoderadas e estão assumindo parte das atividades até então exercidas pela coordenadora da equipe e pela sócia. Com isso, tanto a coordenadora quanto sócia estão se desonerando, com segurança, das atividades operacionais para se dedicarem às questões mais estratégicas e de relacionamento com os clientes.
Aliado a isso, os times estão mais focados nas necessidades dos clientes, dada a centralização das atividades, das definições e da organização das rotinas com base nos projetos.
A agilidade e a melhoria na qualidade das entregas foram percebidas pelos clientes, que têm dado feedbacks positivos constantemente em relação aos trabalhos.
O movimento iniciado em 2023 preparou o escritório para crescer em atendimento e em faturamento, assumindo novos desafios. Isso contribuiu para o crescimento da receita de 36% da Biolchi Empresarial no último ano. Já a área de Renegociação, foco do projeto, teve até o momento de 2024 um aumento de 329% em relação a receita de 2022.
Mesmo em relação ao time, o cenário de crescimento se mantém! O quadro de pessoas da Biolchi Empresarial cresceu 87% neste ano, passando de 23 pessoas em janeiro/2024 para 43 até o momento (agosto/2024).
A utilização de metodologias ágeis no mundo jurídico e a reestruturação da organização têm transformado a forma de trabalhar do escritório, tornando os processos mais eficientes e centrados no cliente. O impacto é claro: equipes mais organizadas, maior agilidade nas entregas e resultados concretos. Essas mudanças posicionam a organização para enfrentar novos desafios com confiança e crescer de forma sustentável.