DESAFIO
O desafio identificado foi a necessidade de modernizar os processos jurídicos do escritório, tornando-os mais eficientes e integrados. Com o crescimento das demandas e a necessidade de lidar com múltiplos sistemas e plataformas, os profissionais enfrentavam dificuldades em gerenciar e automatizar as atividades, o que impactava na produtividade e na qualidade dos serviços prestados aos clientes.
O BRUM KUSTER ADVOGADOS, escritório de advocacia Abrangente, reconhece a importância da inovação tecnológica para otimizar suas operações e melhorar a qualidade dos serviços prestados. Com uma equipe de 33 advogados, a banca enfrentava desafios contínuos para manter a eficiência nas tarefas rotineiras e, ao mesmo tempo, garantir um alto padrão de qualidade em serviços jurídicos complexos. Foram identificados a Inteligência Artificial (IA) e o uso de automação de protocolos como oportunidades para balancear a carga de trabalho entre tarefas repetitivas e atividades intelectualmente desafiadoras.
SOLUÇÃO
O projeto INOVA BK foi desenvolvido para automatizar as operações jurídicas do escritório, utilizando as mais avançadas tecnologias disponíveis no mercado, visando integrar todas as ferramentas e plataformas, capacitando os profissionais por meio de treinamentos contínuos e participações em eventos de inovação.
As principais ações incluem:
• Centralização e automação com Loy Legal e LegalOne;
• Implementação, capacitação e treinamento contínuo: Chat GPT e LegalOne;
• Participação em eventos e cursos de inovação;
• Comitê de inovação e cultura de transformação digital.
O projeto "InovaBK" resultou em uma transformação significativa na forma como o escritório Brum Kuster, Marques e Fragoso Advogados opera. A centralização das operações através das plataformas Loy Legal e LegalOne aumentou a eficiência e reduziu o tempo necessário para a realização de tarefas administrativas e jurídicas.
O uso do Chat GPT e o treinamento contínuo dos colaboradores melhoraram a qualidade do trabalho, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades de maior valor agregado. Além disso, o Comitê de Inovação se tornou uma peça fundamental na estratégia do escritório, promovendo uma cultura de inovação que é refletida em todos os níveis da organização.
Para acompanhar e propor novas ferramentas tecnológicas foi formado o comitê de tecnologia e outras ferramentas foram implementadas para fazer a gestão do Projeto INOVA BK, conforme demonstrado nas evidências apresentadas. Abaixo são detalhadas as ações que fazem parte do projeto INOVA BK e são apresentados evidências e justificativas de suas ações.
1 - Implementação de Inteligência Artificial
No segundo semestre de 2023, o escritório iniciou a busca por uma ferramenta de IA que pudesse atender às nossas necessidades específicas, especialmente nas áreas de petições, contratos e análise de documentos. Durante o segundo semestre de 2023 e início do primeiro semestre de 2024, foram testadas várias soluções de mercado. O objetivo era encontrar uma ferramenta que não apenas aumentasse a produtividade, mas também mantivesse a integridade e segurança dos dados sensíveis dos clientes.
Após uma análise criteriosa das opções disponíveis, o escritório decidiu adotar o Chat GPT-4 da OpenAI, na versão Omni. Esta versão, específica para equipes, garante que os chats do espaço de trabalho do BRUM KUSTER não sejam utilizados para treinar os modelos da OpenAI, assegurando a privacidade e a confidencialidade das informações processadas.
Os testes iniciais começaram em março de 2024 com quatro licenças pagas, expandindo progressivamente para seis em abril, 14 em maio, 28 em junho e, finalmente, 29 em julho. Destas, 26 licenças foram alocadas para advogados, refletindo o compromisso do escritório com a integração de tecnologia na prática jurídica.
A adoção do Chat GPT-4 foi cuidadosamente planejada e implementada para atender aos seguintes objetivos:
- Aumento da Produtividade: O Chat GPT-4 foi empregado para automatizar uma ampla gama de tarefas rotineiras e repetitivas, incluindo a redação de e-mails, a elaboração de petições e recursos, a criação de resumos de documentos, a revisão de contratos e a previsibilidade de teses jurídicas. Além disso, a ferramenta auxiliou na preparação para audiências, proporcionando informações e insights valiosos. Essa automação não apenas reduziu o tempo necessário para essas atividades, mas também permitiu que os advogados se concentrassem em tarefas de maior valor estratégico, como consultoria jurídica e desenvolvimento de estratégias complexas. Com a carga de trabalho rotineira reduzida, a equipe pôde dedicar mais tempo à análise de casos desafiadores e à formulação de soluções jurídicas inovadoras.
- Melhoria na Qualidade dos Serviços: Com o auxílio do Chat GPT-4, foi observado uma significativa melhoria na qualidade da redação e na precisão dos documentos. As funcionalidades de geração de texto ajudaram a evitar erros comuns e a garantir que todos os documentos estivessem alinhados com os padrões de qualidade do escritório.
- Segurança e Confidencialidade: A versão Omni do Chat GPT-4 foi selecionada especificamente por sua capacidade de operar em um ambiente seguro, garantindo que todas as informações processadas permanecessem confidenciais.
2 - Automação de protocolos e Gestão Processual
No escritório, o uso de tecnologias voltadas para a gestão processual tem sido uma constante, destacando-se a implementação do sistema Legal One. Apesar da eficácia demonstrada na gestão de andamentos e publicações, um desafio significativo persistia: a complexidade no protocolo das petições devido à diversidade dos sistemas eletrônicos do Poder Judiciário Brasileiro.
Até recentemente, essa tarefa exigia que os advogados acessassem individualmente os sites de cada tribunal para realizar os protocolos, um processo que consumia um tempo valioso e distraindo-os de suas atividades jurídicas principais. Além disso, o risco de falhas humanas no preenchimento das informações aumentava a probabilidade de retrabalho.
Para superar esse obstáculo, o escritório adotou uma inovação significativa: a automação do processo de protocolo de petições por meio da integração da plataforma Loy Legal ao seu sistema de gestão processual, Legal One. Desde a implementação desta solução em julho de 2024, foi observada uma transformação notável na eficiência processual.
A plataforma Loy Legal oferece um ambiente de trabalho otimizado, no qual os advogados podem realizar os protocolos diretamente do sistema Legal One, sem a necessidade de interagir com os portais dos tribunais. Este sistema integrado conta com um painel de controle que fornece indicadores detalhados sobre o volume de protocolos realizados, o tempo gasto e o monitoramento de falhas, permitindo uma avaliação precisa da eficácia da ferramenta.
Desde a sua implementação, o sistema automatizado realizou 186 protocolos sem registrar falhas. Esta estatística não apenas reflete a robustez e confiabilidade do sistema, mas também destaca a melhoria na produtividade dos advogados, que agora podem dedicar mais tempo às demandas intelectuais e estratégicas do direito.
3 - LegalOne
Para a gestão de processos e contratos, o Brum Kuster Advogados possui o sistema LegalOne, um software composto por ferramentas de automação para o controle das atividades do escritório (print - evidência).
A utilização do sistema para o controle automatizado das atividades do escritório, integrando com a plataforma Loy Legal para garantir um fluxo de trabalho contínuo e sem interrupções. Essa integração permite a gestão eficiente de processos, prazos, documentos e comunicação com os clientes, tudo em uma única plataforma.
4- Implantação de fluxos
O Brum Kuster realizou o estudo das ferramentas de automação que o sistema LegalOne possui e implementou fluxos automatizados visando a performance das atividades do escritório. Todos os procedimentos adotados no sistema foram padronizados e estruturados em manuais internos de utilização.
- Fluxo de Tratamento de Publicações
- Fluxo cadastro de Processos
- Fluxo cadastro de serviços
- Fluxo cadastro de Contratos
5 - Comitê de inovação
Em 2024, o Brum Kuster estabeleceu um comitê de inovação, consolidando seu compromisso com a evolução jurídica. Essa equipe, que se reúne mensalmente, é encarregada de identificar, avaliar, apresentar e implementar tecnologias novas e pertinentes para a direção do escritório, alinhando-se com as diretrizes de inovação do setor jurídico.
Essa célula de inovação do Brum Kuster tem responsabilidades fundamentais, como gerenciar a adoção e integração de tecnologias, analisar indicadores de desempenho e propor melhorias contínuas em processos. Além disso, garante que tais iniciativas estejam sincronizadas com os objetivos estratégicos corporativos e outras áreas de negócios, fomentando sinergia entre inovação, tecnologia e serviços jurídicos de excelência.
6 - Registro de acompanhamento dos indicadores de Implementação de Inovação como parte do planejamento estratégico do escritório (por meio da ferramenta Stratws).
7 - Treinamento do Chat GPT
A implementação do Chat GPT, e das demais ferramentas (LegalOne, Legal Loy) são acompanhadas de uma série de treinamento contínuos para a introdução e para que a utilização da tecnologia seja mais eficiente no dia a dia do escritório.
Os treinamentos específicos para o uso do Chat GPT, capacitam os profissionais para utilizar essa ferramenta de IA na automatização de tarefas repetitivas, pesquisa jurídica e suporte na elaboração de documentos. Além disso, a equipe de inovação promove workshops para explorar novas formas de aplicação dessa tecnologia no dia a dia do escritório.
8 - Certificação ISO 27001
O Escritório, visando a segurança da informação dos clientes e a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), implementou ações que nos oportunizou a conquista da certificação da ISO 27001, sendo o primeiro escritório de advocacia do Espírito Santo a obter tal certificação.
O Brum Kuster possui uma política que está disponível no Manual Integrado, site, e locais públicos do escritório. O escritório possui um Manual de Boas Práticas e em Segurança da Informação - MSI que detalha diversas políticas que o colaborador precisa seguir para a proteção de dados, gerenciamento e segurança da informação. Todo novo colaborador recebe um treinamento do MSI e assina um canhoto. Além de assinar o Manual, o colaborador precisa assinar um Termo de Confidencialidade (NDA - Non Disclosure Agreement).
9 - Participar e/ou promover eventos destinados a inovação no mercado jurídico
Para aprimorar o projeto INOVA BK, membros da equipe e do Comitê de Tecnologia participam ativamente de eventos destinados à inovação no mercado jurídico.
RESULTADO
O projeto nos proporcionou a Certificação AB2L Infinite, que simboliza o estado permanente de inovação, oferecido pela Associação Brasileira de Law Techs e Legal Techs, em parceria com a Análise Editorial.
O escritório destaca outros resultados obtidos com cada ação desenvolvida:
- Implementação do Chat GPT: Desde a implementação o BRUM KUSTER tem experimentado um aumento significativo na eficiência operacional. A ferramenta foi amplamente aceita pela equipe, com uma média de uso diário que demonstra sua utilidade nas atividades diárias do escritório.
Pesquisas de satisfação realizadas com seus clientes também indicaram uma percepção positiva em relação à qualidade e à rapidez dos serviços prestados. O tempo de resposta às solicitações dos clientes diminuiu consideravelmente, o que foi possível graças à maior disponibilidade dos advogados para se concentrar em questões mais complexas.
A integração do Chat GPT-4 também contribuiu para uma cultura de inovação no escritório, incentivando os advogados a explorarem novas formas de utilizar a IA para melhorar ainda mais os serviços prestados. Com base no sucesso alcançado até agora, o escritório planeja continuar expandindo o uso de tecnologias de IA para outras áreas do escritório e explorar novas funcionalidades que possam beneficiar seus clientes.
Em resumo, o projeto de implementação de IA no BRUM KUSTER ADVOGADOS provou ser uma decisão estratégica bem-sucedida, proporcionando ganhos substanciais de produtividade, qualidade e segurança, alinhando-se perfeitamente com a missão de oferecer serviços jurídicos de excelência.
- Automação de protocolos e Gestão Processual: A automação do protocolo de petições trouxe diversos benefícios para o escritório BRUM KUSTER ADVOGADOS:
1. Eficiência Aumentada: Redução significativa no tempo gasto com tarefas administrativas, permitindo que os advogados se concentrem em atividades de maior valor agregado.
2. Redução de Erros: Minimização de falhas humanas associadas ao preenchimento manual de informações nos sistemas dos tribunais.
3. Monitoramento Efetivo: Acesso a relatórios detalhados sobre o desempenho do processo de protocolo, facilitando a identificação de áreas para melhoria contínua.
4. Satisfação do Cliente: Aumento na satisfação dos clientes devido à agilidade e precisão no manejo dos casos, fortalecendo a confiança no nosso escritório.
Encorajados pelos resultados positivos, o escritório planeja expandir a funcionalidade da automação para outras áreas do escritório que ainda dependem de processos manuais. A visão é continuar a integrar soluções de inteligência artificial e automação que suportem a excelência operacional e estratégica do BRUM KUSTER ADVOGADOS.
Este projeto não apenas reforça seu compromisso com a inovação e a excelência no atendimento ao cliente, mas também estabelece um novo padrão de eficiência para práticas jurídicas no Brasil, promovendo uma cultura de melhoria contínua e adaptação tecnológica.
10 - Comitê: A elaboração do comitê reflete uma abordagem proativa à inovação, destacando o Brum Kuster por seu compromisso em aprimorar a eficiência operacional.
11 - Participação em eventos: Os resultados obtidos foram o compartilhamento da experiência e conhecimento adquirido no evento para os demais integrantes do escritório.
Essas participações oportunizaram ao escritório explorar e compreender como o mercado no Espírito Santo está abordando a questão da privacidade de dados, um aspecto crucial para a implementação de novas tecnologias, tema fundamental, porque a maneira como os dados são protegidos afeta diretamente a confiança dos consumidores e a viabilidade de novas tecnologias. Além disso, compreender as abordagens adotadas pode ajudar a antecipar tendências, adaptar estratégias e garantir que as práticas do escritório estejam em conformidade com as normas e expectativas atuais sobre privacidade de dados.
Também a oportunidade de obter insights de várias maneiras, tais como:
• Palestras e Painéis: Assistir a apresentações e debates com especialistas que discutem práticas atuais, desafios e soluções inovadoras no campo da privacidade de dados.
• Workshops e Sessões Interativas: Participar de workshops onde técnicas específicas são ensinadas ou discutidas, permitindo a aplicação prática de conceitos teóricos.
• Networking: Conectar-se com outros profissionais e especialistas da indústria, trocando experiências e discutindo colaborações futuras que podem ajudar a aprimorar as práticas de privacidade de dados em sua própria organização.
• Exposição a Novas Tecnologias: Visualizando demonstrações de novas tecnologias e ferramentas desenvolvidas para melhorar a segurança e a privacidade dos dados,
Resultados obtidos:
• Aquisição de conhecimentos atualizados sobre LGPD, tecnologias emergentes e métodos de proteção de dados.
• Expansão da rede de contatos com profissionais e especialistas do setor;
• Ganhos de insights sobre como competidores e outras empresas estão abordando a privacidade de dados, permitindo a identificação de lacunas no mercado ou áreas para inovação.
• Identificação de novas tecnologias e ferramentas que podem ser implementadas no escritório e em projetos de clientes para melhorar a proteção de dados pessoais e a eficiência operacional.
A participação em uma Trilha de Inovação para executivos proporcionou a interação com outros executivos e especialistas do setor, possibilitando trocas valiosas de experiências e até a criação de futuras parcerias estratégicas. Ademais, foi uma oportunidade de se atualizar sobre as últimas tendências em inovação e tecnologia, o que é essencial para permanecer competitivo e eficaz em um ambiente de negócios que está sempre mudando. Além de compreender e aprender a implementar estratégias de inovação que possam ser adaptadas às necessidades e objetivos específicos do escritório e dos clientes. Os encontros trataram dos seguintes temas: estratégias de inovação e processo de inovação; tecnologias emergentes e inovação digital; inovação aberta e parcerias estratégicas; métricas, análise de dados e tomada de decisão; gestão da mudança e liderança inovadora.
A aplicação de métricas e análise de dados aprimorou a tomada de decisão no escritório, tornando-o mais baseado em evidências e menos intuitiva. O desenvolvimento de habilidades para liderar e gerenciar equipes, por meio de processos de mudança, enfatizando a inovação como um valor central também foi evidenciado após a participação do evento. Foram identificadas e implementadas tecnologias emergentes que têm o potencial de transformar aspectos da operação do escritório, aumentando a eficiência e a capacidade de resposta ao mercado. Além de incentivar a cultura de inovação aberta na organização, facilitando a colaboração interna e com parceiros externos para explorar novas oportunidades de negócio.
Participação na Comissão de Tecnologia da Informação da OAB/ES: os resultados obtidos incluem uma maior conscientização sobre questões de privacidade e segurança digital entre os membros da OAB/ES, a implementação de ferramentas tecnológicas que facilitam o dia a dia dos advogados, e uma advocacia mais preparada para enfrentar os desafios e oportunidades apresentados pela tecnologia. Esta participação não apenas fortalece a imagem do escritório, mas também contribui significativamente para o avanço da prática jurídica na sociedade.