DESAFIO
O Chenut enfrentava um desafio na gestão das áreas técnicas: os desafios estavam relacionados à improdutividade, descumprimento de regras internas, falta de padronização na entrega dos serviços e um grau importante de turnover, além de resultados discrepantes entre as diversas áreas do escritório.
O cerne do problema girava em torno da ausência de dados de forma organizada e concentrada, do fato de que nem todos os sócios estavam familiarizados com a gestão orientada por dados e pelo desafio de conciliar o tempo dedicado ao trabalho técnico como advogado e o tempo como gestor de área. Isso impossibilitava o acompanhamento de ações de melhoria e a comparação da performance das áreas para estabelecimento de um padrão ideal de comportamento. As equipes se viam sobrecarregadas com tarefas operacionais rotineiras e muitas vezes repetitivas. Esta situação deixava pouco ou nenhum espaço para reflexões estratégicas essenciais ou para o desenvolvimento de um planejamento de longo prazo sólido e bem estruturado. A falta de tempo e recursos para pensar além do imediato criava um ciclo vicioso, onde a resolução de problemas urgentes acabava sendo priorizada em detrimento da implementação de melhorias sistêmicas que poderiam prevenir futuros desafios e alcançar resultados com impactos de longo prazo.
SOLUÇÃO
Para enfrentar o desafio complexo de implementar uma gestão orientada por dados, o escritório desenvolveu e executou em 2023 o Projeto Imersão, uma iniciativa abrangente e estratégica. Este projeto foi concebido pela diretora técnica e liderado conjuntamente pela gerente da controladoria e pelo gerente de inovação, em uma abordagem multidisciplinar implementado nas áreas técnicas do escritório: Consultoria Cível Empresarial, Contencioso Cível, Tributário, Trabalhista, Recuperação de Crédito, Público, Digital e Consumidor.
As diretorias de gestão de pessoas, financeira e comercial também foram chamadas a participar tanto para fornecimento de dados como para indicação de pontos críticos e fortes de cada área de forma a permitir uma avaliação multidisciplinar e abrangente para que pudessem ser desenvolvidas soluções para maximizar o potencial de cada uma das áreas alcançadas.
O cerne do projeto Imersão consistiu em uma análise meticulosa e multifacetada dos diversos dados das equipes tais como: produtividade, índice de lançamento de tempo, taxas de conversão, resultados financeiros da área, faturamento, custos, taxas de conversão, perfil dos colaboradores, etc. Os principais pilares foram:
(i) Acompanhamento e/ou desenvolvimento de dados: O escritório utilizou as fichas-tempo como ferramenta principal, permitindo ao escritório mapear detalhadamente como o tempo dos advogados, sócios e estagiários era alocado em diferentes tarefas e projetos. Esta análise granular proporcionou insights valiosos sobre padrões de trabalho, gargalos operacionais e áreas potenciais de otimização. Além disso, a banca expandiu sua análise para incluir uma gama abrangente de dados comerciais críticos. Isso englobou métricas-chave como o número de propostas enviadas e aceitas por área e geral do escritório, oferecendo uma visão clara da eficácia de suas estratégias de vendas e precificação por área. Foi examinado minuciosamente o histórico de faturamento e despesas, permitindo à banca identificar tendências, sazonalidades e oportunidades de crescimento.
(ii) Identificação e melhor distribuição por tarefa dos perfis comportamentais: Foi realizada uma análise aprofundada do perfil das equipes, considerando fatores como perfil geracional, habilidades, experiência e distribuição de carga de trabalho. O escritório também avaliou criteriosamente o uso e o impacto do departamento de inovação, buscando entender como as iniciativas inovadoras estavam influenciando em seus processos e resultados.
A estrutura do projeto Imersão foi elaborada em quatro etapas, com o objetivo de extrair insights de cada público:
• Primeira Etapa - Levantamento de Dados: Foram coletados todos os dados que serviram de insumo para as análises, utilizando ferramentas de controle que o escritório desenvolveu: dados comerciais (quantidade de propostas enviadas e aceitas, taxa de conversão, faturamento, despesa, custo direto e indireto), dados de produtividade (horas gastas por tarefas, horas lançadas, horas faturadas), dados de gestão de pessoas (perfil comportamental da equipe, turnover, cumprimento de metas) e dados sobre projetos feitos com a área de inovação.
• Segunda Etapa - Apresentação aos Sócios: O escritório iniciativa com uma apresentação abrangente dos dados coletados aos sócios das áreas e conclusões da análise da equipe de trabalho. Esta sessão era seguida por uma análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) sob a perspectiva do gestor da área, permitindo uma avaliação estratégica inicial da situação de cada área.
• Terceira Etapa - Envolvimento das Equipes: Na sequência, o escritório apresentava os mesmos dados às equipes, deliberadamente sem a presença dos sócios. Este ambiente mais aberto facilitava uma discussão franca e sem restrições, onde os membros da equipe podiam expressar livremente suas percepções. Era realizado então uma nova análise SWOT, capturando a perspectiva única das equipes operacionais.
• Quarta Etapa - Análise Comparativa e Resolução: Nesta fase crucial, era contrastado as duas análises SWOT previamente realizadas. O objetivo era identificar e compreender quaisquer discrepâncias entre as percepções dos sócios e das equipes, buscando resolver estas dissonâncias de maneira construtiva e colaborativa.
Após a conclusão destas quatro etapas, era conduzido uma sessão de brainstorming. Era utilizado a plataforma digital Miro, uma ferramenta colaborativa que permitia a participação simultânea de toda a equipe, uma vez que todos trabalham em regime de trabalho remoto. Nesta sessão, o escritório incentivava todos os participantes, independentemente de sua posição hierárquica, a propor soluções criativas e práticas para os problemas identificados durante as análises anteriores, principalmente focados nos itens identificados como Fraquezas, inclusive com propostas de projetos que poderiam vir a ser trabalhos na equipe de inovação do escritório.
Além disto, eram sugeridos projetos para explorar as forças e oportunidades identificadas e muitas delas foram convertidas em metas para a equipe e para os advogados no programa de bonificação e PLR do escritório aumentando o engajamento do time no cumprimento das metas e no alcance dos resultados já que estas foram construídas e definidas pelo próprio time.
Os projetos e iniciativas que emergiam deste processo eram então organizados, priorizados com base em seu potencial impacto e viabilidade, e atribuídos a equipes ou indivíduos específicos para implementação. Para garantir a execução efetiva e o acompanhamento contínuo destas ações, foi estabelecido um cronograma de reuniões bimensais. Estas reuniões serviam como pontos de controle regulares, onde era avaliado o progresso, e o escritório abordava quaisquer obstáculos encontrados e ajustava as estratégias conforme necessário para assegurar o sucesso contínuo do projeto Imersão e das iniciativas dele derivadas.
RESULTADO
A implementação do Projeto Imersão trouxe resultados significativos para o escritório. Os projetos e ações criados foram organizados em pilares: Questões Técnicas, Gestão de Pessoas e Equipe, Comercial/Marketing, Tecnologia/Inovação.
Houve uma média de 20 projetos e ações realizados por equipe, englobando os pilares mencionados. Dentre esses, o escritório cita:
• A contratação de novos colaboradores para atender a demandas identificadas no projeto Imersão;
• Criação de novos produtos e serviços pelas áreas, em contato com a Diretoria de Novos Negócios e Área de Inovação;
• Criação de procedimentos internos estruturados, solucionando ineficiências;
• Foi tornado hábito a realização de reuniões internas para aperfeiçoamento e acompanhamento de casos e projetos, utilizando metodologias ágeis como SCRUM;
• Criação de controles de produtividade, improdutividade e faturamento para visualização dos gestores. Esses dados são disponibilizados em BI e podem ser acessados em tempo real e em um formato muito visual para controle dos gestores;
• Criação de BI personalizados para cada integrante da equipe acompanhar o seu grau de produtividade e/ou ineficiência;
• Treinamentos internos sobre temas relevantes como relatórios de contingência e vendas elencados pela própria equipe como temas prioritários ou sensíveis. Além disto, foi estabelecido processos de onboarding de novos colaboradores estruturados nas áreas. Os treinamentos passaram a ser gravados e inseridos em uma plataforma interna, onde todos tem a oportunidade de rever ou descobrir novos temas;
• Criação de conteúdos de caráter comercial, voltados às atividades econômicas e empresas alvo do Chenut, para permitir uma aproximação comercial mais efetiva;
• Revisão de cargos, salários e job descriptions das equipes, em parceria com a Diretoria de Gente e Gestão;
• Mutirões de baixa de pastas e processos;
• Criação de metas individuais mais alinhadas ao planejamento estratégico do Chenut e de maior relevância para as áreas.
Um dos principais resultados do Projeto Imersão foi que as equipes puderam perceber a importância do lançamento das fichas-tempo corretamente e o impacto no faturamento das áreas. Entre Janeiro e Julho de 2024, o cumprimento das fichas-tempo foi superior a 100% em 5 dos 7 meses, enquanto no mesmo período de 2023, o cumprimento foi atingido apenas em 2 meses. Além disso, em 2023, entre Janeiro e Agosto, o atingimento global de lançamento de horas atingiu 97%, enquanto em 2024 chegaram a 100,60%.
Quanto às metas estabelecidas, o escritório teve um aumento expressivo no atingimento ao longo do período em que o projeto foi executado. Houve o salto no cumprimento de 28,98% das metas atribuídas à equipe no primeiro semestre de 2023, para 42,71% no segundo semestre de 23 e 66,47% das metas atingidas no primeiro semestre de 2024. A banca atribui esse sucesso ao fato de as metas estabelecidas estarem mais alinhadas ao planejamento estratégico, o que faz a equipe perceber o valor no seu cumprimento para o crescimento do escritório.
Outro resultado importante atrelado ao Projeto Imersão foi que na renovação da certificação como empresa Great Place To Work, o escritório constatou que o projeto reduziu barreiras entre a gestão e times e trouxe transparência sobre os resultados e impacto do trabalho de todos, sejam positivos ou negativos. Nesse ponto, quando era comparado com as notas do GPTW de 2023 e 2024, foi visto que o quesito Credibilidade obteve um dos mais significativos avanços de notas, saltando de 84 para 89, especificamente na afirmativa "a gestão deixa clara suas expectativas".
Em todas as reuniões com as equipes, o projeto foi elogiado por dar visibilidade aos dados das áreas, conectar as equipes aos resultados que geram, criar um canal de comunicação mais aberto entre os integrantes dos times, e principalmente dar transparência sobre a gestão do escritório, o que é pouco difundido como prática de mercado.
Nesse sentido a partir do projeto imersão o escritório apresentou uma reunião trimestral em que a Diretoria compartilha com todos os colaboradores e advogados do CHENUT os dados financeiros (como volume de receita e despesa incorridos no período), dados comerciais (índice de conversão de propostas e faturamento dos principais clientes) e dados de gestão (o escritório parabenizou os advogados com melhores performances em produtividade, adesão às regras internas e cumprimento de metas).