DESAFIO
Em um escritório jurídico com grande volume de demandas administrativas como o Trench Rossi Watanabe, um dos principais obstáculos enfrentados era a alta dependência de processos manuais e descentralizados. Essa rotina impactava diretamente a produtividade, pois tomava tempo excessivo, aumentava o risco de erros e dificultava tomadas de decisão rápidas.
Em áreas como RH e Contabilidade, por exemplo, relatórios essenciais — como os de banco de horas e vouchers — exigiam o envio constante de planilhas por e-mail, todo mês ou até diariamente. Isso gerava lentidão, retrabalho e maior vulnerabilidade durante trocas na equipe ou períodos de maior carga de trabalho.
Outros departamentos não ficavam de fora: novamente a Contabilidade ainda enviava itens manualmente, enquanto em Knowledge, a equipe fazia buscas manuais para identificar documentos a serem descartados — o que tomava dias e energia. Além disso, sócios e gestores dependiam de atualizações periódicas da equipe de Controladoria para consultar indicadores estratégicos.
Frente a esse cenário, tornou-se claro que era hora de modernizar. O objetivo do Trench Rossi Watanabe era centralizar dados, automatizar fluxos repetitivos e capacitar os colaboradores. Em última análise, o escritório buscou liberar tempo para decisões mais estratégicas e alinhar a gestão do escritório a práticas mais ágeis e orientadas por dados.
SOLUÇÃO
A solução veio com uma iniciativa transformadora: o lançamento de um programa de transformação digital centrado na adoção do Power BI — a poderosa ferramenta da Microsoft para análise e visualização de dados!
Criaram o programa Power BI nas áreas, com o propósito de revolucionar a forma como as áreas administrativas trabalham com dados. Mais do que apoiar na criação de relatórios, o programa capacita os profissionais a dominarem o Power BI, promovendo eficiência e autonomia.
Com o uso do Power BI, os times agora podem automatizar tarefas repetitivas, economizar tempo na coleta e organização de informações, e focar no que realmente importa: interpretar os dados e tomar decisões estratégicas com agilidade e precisão.
A iniciativa contemplou o desenvolvimento de dashboards personalizados para diferentes áreas, integração com sistemas já utilizados — como o TOTVS Protheus e o app de captação de matters criado no Power Apps — e treinamentos internos que estão empoderando as equipes para uma nova era de inteligência operacional.
Entre os exemplos práticos, destacam-se:
• Dashboard de banco de horas acessível pela liderança (RH);
• Relatórios dinâmicos para lançamento contábil e validação de vouchers (Contabilidade);
• Painéis de KPIs estratégicos e indicadores para consulta dos sócios (Finanças);
• Ferramenta visual para identificar e otimizar a gestão de documentos armazenados fisicamente (Knowledge);
• Consolidação da carteira de clientes e matters, visível em app mobile pelos sócios (Controladoria).
Com acesso facilitado por dispositivos móveis, os relatórios passaram a ser autoatualizáveis e acessíveis por demanda, sem necessidade de respostas por e-mail ou suporte constante das equipes.
IMPLEMENTAÇÃO
O projeto foi implantado de forma colaborativa e por etapas. Com início em janeiro de 2024, através do mapeamento de processos. Esse mapeamento foi realizado por meio de entrevistas com cada área administrativa do escritório, com o objetivo de identificar os principais gargalos na manipulação de dados.
Após a consolidação das informações e, devido a grandeza do projeto, ficou evidente a necessidade de capacitar o analista responsável, que já possuía conhecimentos básicos em Power Bi. Para isso, o escritório investiu em cursos oficiais da Microsoft, preparando esse profissional para liderar o programa com uma abordagem mais especializada.
Em paralelo, foi escolhida uma área piloto para o desenvolvimento do primeiro dashboard, validando conceitos e práticas. Entre julho e agosto de 2024, foi realizado um treinamento inicial voltado aos key users das áreas de Finanças, Controladoria e Contabilidade. O objetivo era garantir que esses profissionais tivessem o conhecimento necessário para utilizar e manter os relatórios no dia a dia, pois entenderam que o objetivo deveria ser mais que migrar planilhas para o Power BI, pois era essencial que os usuários dominassem o básico da ferramenta.
Cada área — como TI, RH, Financeiro e outras — ficou responsável por construir seus próprios dashboards piloto, que passaram a integrar dados em tempo real, com atualizações frequentes.
Exemplos de Aplicação por Área:
• RH: O antigo modelo de planilhas mensais foi substituído por relatórios centralizados, navegação intuitiva e visão clara e objetiva para todas as lideranças.
• Finanças, Controladoria e Contabilidade: As trocas de e-mails semanais deixaram de existir, e os dados passaram a ser acompanhados diretamente pelos dashboards, otimizando o dia a dia dos analistas que antes lidavam com inúmeras planilhas.
• Knowledge: A integração das bases de diferentes sistemas auxiliou para o processo de expurgo que reduziu drasticamente o tempo de análise, de dias para apenas alguns minutos!
Durante o período, foram iniciados os testes com um grupo piloto de 5 a 10 usuários finais, promovendo melhorias contínuas com base nos feedbacks recebidos. Com o tempo, novas integrações foram incorporadas, como o uso do Power Automate para automatizações simples, como envio de notificações.
Até julho de 2025, o programa já contava com funcionalidades maduras, uso consolidado em diversas áreas e reconhecimento interno pelos ganhos de eficiência. O sucesso foi tão expressivo que os líderes solicitaram uma expansão como a capacitação de todos os profissionais das áreas envolvidas. Para atender essa demanda, foram produzidas videoaulas voltadas tanto para novos colaboradores quanto para os já existentes, promovendo o crescimento profissional aliado à eficiência operacional.
RESULTADO
Os ganhos foram significativos, refletindo avanços concretos em performance, confiabilidade e produtividade. O tempo dedicado a tarefas repetitivas, consolidação de planilhas e atividades manuais foi drasticamente reduzido. Confira alguns exemplos por área:
Controladoria:
- Os indicadores de desempenho dos sócios (KPI) foram disponibilizados em dashboards interativos via Power BI, eliminado a dependência da Controladoria para envio manual e individualizado dos dados.
- A consulta mensal de captação de matters deixou de depender da Controladoria e pode agora ser feita diretamente pelos sócios.
Knowledge:
- Processos que levavam dias, para a busca de informações em caixas físicas que estavam em diversas planilhas extraídas de diferentes sistemas, foram consolidados e passaram a ser resolvidos em um painel didático e com apenas alguns cliques para o resultado.
RH:
- Processo moroso de consolidação de dados de banco de horas dos colaboradores, que envolviam processos manuais para extração de dados para envio à diretoria, foi totalmente automatizado. Isso trouxe mais agilidade e autonomia para as consultas das lideranças.
Contabilidade:
- A necessidade de troca de e-mails para obtenção do item contábil para preenchimento do voucher foi eliminada. Agora, os dashboards estão disponíveis para consulta direta pelos próprios usuários.
- Foi implementado um processo de dupla checagem na contabilidade, com foco na conferência de dados críticos de vouchers — como datas, naturezas, contas contábeis e valores. Essa validação adicional tem como objetivo antecipar e corrigir possíveis erros, como atrasos em pagamentos ou falhas de digitação. A iniciativa visa evitar retrabalho e desperdício de tempo, garantindo que inconsistências sejam identificadas antes de impactarem o fluxo financeiro. Com isso, o processo se torna mais confiável e ágil.
- Estimativa de 50 a 100 horas/mês economizadas apenas com relatórios atualizados automaticamente.
Qualidade operacional:
- A verificação automática de vouchers reduziu atrasos e evitou desgastes com fornecedores.
- Os sócios ganharam mais autonomia, com dashboards interativos com acesso direto às informações, inclusive por celular.
- As equipes, por sua vez, passaram a dedicar mais tempo a análises estratégicas.
Segurança e precisão dos dados:
Em 2025, nenhum incidente de dados desatualizados foi reportado. Isso fortaleceu a credibilidade dos números apresentados e a confiança na governança da informação.
Reconhecimento interno:
Feedbacks positivos foram recebidos de sócios e lideranças, com elogios à clareza dos relatórios e à facilidade de uso. O projeto se destacou por acelerar metas departamentais e dos grupos de prática — como o controle do saldo de alocação dos matters no Faturamento — o que posicionou o escritório como referência em inovação administrativa.
Próximos passos:
Já estão sendo discutidas novas etapas, incluindo o uso de inteligência artificial para previsões e análises preditivas, potencializando ainda mais a tomada de decisão.
A liderança do escritório demonstrou grande satisfação com os resultados alcançados até o momento, reconhecendo que a iniciativa posiciona na vanguarda da inovação. Mais relevante, porém, do que os marcos já atingidos, é a transformação cultural promovida: as áreas passaram a operar com uma nova mentalidade, adotando uma abordagem orientada por dados e desenvolvendo a expertise necessária para enfrentar os desafios futuros.