DESAFIO
O departamento jurídico da Whirlpool Latin America enfrentava o desafio de uma gestão de afastados descentralizada entre áreas e de um jurídico interno insatisfeito com uma atuação reativa no contencioso trabalhista.
A partir desse cenário, surgiu a i) necessidade de estabelecer uma gestão única, corporativa e estratégica com foco na temática previdenciária de afastabilidade; ii) olhar preventivo para o contencioso trabalhista; e, iii) da necessidade de discutir o fato de que o mercado apresentava a gestão previdenciária predominantemente no âmbito tributário, negligenciando um olhar holístico para o universo dos afastados e de seus impactos em redução de afastamentos, alegações de doenças ocupacionais, absenteísmo, ações trabalhistas e consequentemente, otimizar a redução da carga tributária e o custo em benefícios.
SOLUÇÃO
A solução foi construir um modelo de gestão jurídica que não é usual nos departamentos jurídicos internos, através de um programa com foco na gestão previdenciária de afastabilidade, multidisciplinar e corporativa, com visão preventiva em três pilares (previdenciário, trabalhista e tributário), criação de fluxos estruturados, automação do tratamento de dados para uma melhor governança, estratégia para o negócio, além de redução significativa em custos e retorno financeiro tributário.
IMPLEMENTAÇÃO
A empresa promoveu um workshop sob ótica previdenciária com a equipe jurídica trabalhista interna e este encontro resultou no mapeamento de diversas necessidades e oportunidades na gestão de absenteísmos e afastamentos, além da necessidade de atuação preventiva, A partir desse diagnóstico inicial, expandiram o olhar para além do departamento jurídico trabalhista, identificando a possibilidade de atuação multidisciplinar em diversas frentes como:
1. Limbo previdenciário;
2. Abandono de trabalho;
3. Carga tributária do FAP;
4. Falta de interesse no retorno ao trabalho;
5. Reabilitações;
6. Ações trabalhistas em curso;
7. Gestão do Nexo Técnico Epidemiológico Previdenciário (NTEP);
8. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
9. Aposentadoria especial;
10. Plano de saúde e FGTS.
Tais pontos foram abordados progressivamente ao longo do desenvolvimento do projeto. Para otimizar a operação, a empresa focou na melhoria da performance consultiva, estabelecendo parcerias com especialistas externos e concomitantemente, desenharam e implementaram processos e fluxos eficientes, além de desenvolver métricas claras de governança via sistemas inteligentes de automação, permitindo uma gestão proativa dos riscos e oportunidades.
Com esses dados, foi implementado uma automação na coleta e tratamento de dados, provenientes de múltiplas fontes de dados, visando uma eficiência operacional. Por meio do Google Apps Script, viabilizou-se esse tratamento e pré-processamento de dados além de consolidação de informações em uma base de dados centralizada.
Essa integração garantiu que os painéis (dashboards via LookerStudio), sejam alimentados com dados atualizados e consistentes, proporcionando uma visão analítica para o suporte à tomada de decisões.
Foram criados comitês multidisciplinares nas unidades fabris dedicadas ao gerenciamento de afastados e absentistas, e elaborados Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para garantir fluxos de informações eficazes. Importante destacar que as primeiras ações implementadas já resultaram em significativa redução de custos e alinhamento de conceitos, trazendo balizamento e velocidade nas tratativas e resoluções.
RESULTADO
Por meio da proposta a equipe alncaçou resultados significativos para a empresa, transformando o projeto inicial em um Programa de Gestão Previdenciária que é modelo de atuação diferenciada para um jurídico contencioso, com pedidos de benchmarking, apresentação do modelo em associações e com destaque para as principais entregas:
1 - Redução expressiva de ações trabalhistas, mesmo com recorde nacional em ingresso de ações na Justiça do Trabalho em 2023
2 - Menor custo com condenação em ações com pedido de doença ocupacional e melhor taxa de êxito dos últimos 11 anos;
3 - Custo evitado de benefícios de saúde utilizados indevidamente por titulares e dependentes;
4 - Redução do potencial ingresso de ações regressivas;
5 - Redução do número de empregados afastados e absentistas;
6 - Promoção do retorno ao trabalho com foco na saúde ocupacional através do Programa Boas-Vindas;
7 - Mapeamento e discussão de melhorias dos postos de trabalho pelo grupo multidisciplinar quando da ocorrência de: afastamentos, reabilitações e queixas ergonômicas;
8 - Implementação de comitês semanais multidisciplinares para cada unidade do negócio, respeitando a sua realidade, cultura local, realidade sindical e judiciária, com foco em discussões de riscos e oportunidades para ergonomia e saúde de casos concretos e respeitando a individualidade dos colaboradores;
9 - Desenvolvimento de 14 fluxos de gestão integrada e corporativa com as áreas de recursos humanos, relações trabalhistas e sindicais, saúde e segurança do trabalho, segurança patrimonial, manufaturas e o jurídico como owner do Programa;
10 - Controle semanal de novos benefícios, perícias e cessações previdenciárias, e avaliação dos nexos epidemiológicos e profissionais, através da captura por empresa terceira;
11 - Fluxo de governança nos requerimentos judiciais por meio de ofícios, garantindo resposta eficaz a 100% dos casos e mapeamentos de potenciais impactos em RAT, através de empresa terceira;
12 - 100% dos processos cadastrados em sistema de governança jurídico - software terceiro;
13 - Gestão e defesa do FAP através do acompanhamento ativo via sistema de governança - software terceiro;
14 - Redução do índice do FAP, gerando economia tributária considerável;
15 - Controle semanal dos indicadores atualizados de todo o programa através da ferramenta Lookerstudio, com automação na coleta e tratamento de dados que alimentam a base de dados.
Essas iniciativas resultaram em um controle eficaz no cuidado das pessoas em momentos de afastamentos e retornos previdenciários, além de alto impacto financeiro em redução de custos, mas com grande expectativa de aumentar os resultados obtidos nos próximos anos, com a implementação de outras frentes que foram mapeadas e estão em desenvolvimento.
Eles trabalahram como parceiros estratégicos internos e externos, e essa colaboração permitiu que o programa não apenas fosse desenvolvido, mas também integrado ao dia a dia do negócio, permitindo a superação dos desafios devido ao tamanho do Programa e áreas envolvidas, de forma colaborativa, tornando o Programa uma referência em gestão integrada e preventiva para o negócio.