DESAFIO
O time jurídico da Nuvemshop enfrentava um crescimento exponencial no volume de notificações judiciais recebidas por múltiplos canais. Em poucos meses, a empresa passou de 8 notificações mensais para mais de 120 — todas exigindo leitura, análise, busca de antecedentes em sistemas distintos, organização de pastas e envio ao jurídico externo. Esse fluxo era totalmente manual, repetitivo, sujeito a falhas e sobrecarregava tanto o Jurídico quanto o time de Suporte, consumindo horas preciosas em tarefas operacionais. O desafio era claro: eliminar gargalos, reduzir o esforço humano e tornar o processo escalável, ágil e confiável, mesmo diante de um aumento contínuo da demanda.
SOLUÇÃO
A solução foi o desenvolvimento da OficIA, uma automação inteligente criada pelo time jurídico para gerenciar notificações judiciais de forma autônoma, segura e escalável. Após mapearmos todo o fluxo — da recepção ao envio ao escritório externo —responsabilidades foram redesenhadas e tarefas com maior impacto foram priorizadas.
OficIA foi programada com regras, fluxos e integrações que permitem:
- Receber notificações por múltiplos canais (e-mails, plataformas);
- Ler arquivos e identificar automaticamente a loja envolvida;
- Coletar antecedentes nas ferramentas internas (Zendesk, Stats, Tableau);
- Organizar pastas por loja e por data no Drive;
- Notificar o time jurídico sobre o status das notificações processadas;
- Solicitar informações adicionais automaticamente, se necessário.
Tudo isso sem intervenção humana. Uma solução 100% jurídica, 100% escalável e com resultados reais.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação da OficIA seguiu uma abordagem estruturada e liderada integralmente pelo time jurídico, sem depender de grandes times de tecnologia. O processo começou com o mapeamento completo do fluxo de notificações judiciais, do recebimento à resposta. Identificaram gargalos, tarefas críticas e pontos de falha.
Em seguida:
- A empresa definiu regras e critérios de priorização para garantir segurança jurídica e eficiência;
- A empresa utilizou ferramentas acessíveis e já existentes na empresa (e-mails, Google Drive, Zendesk, Stats, Tableau);
- Desenharam o bot OficIA com lógica condicional, programando-o para agir de forma autônoma: ler notificações, identificar a loja, buscar dados, organizar documentos e acionar os responsáveis apenas quando necessário;
- Estabelecimento de dashboards de controle e um canal de comunicação com os stakeholders internos;
- Realização de testes controlados com casos reais e validaram o modelo com o escritório jurídico externo.
O projeto foi construído em ciclos curtos e iterativos, permitindo ajustes rápidos e aprendizado contínuo. Em menos de dois meses, OficIA estava 100% ativa e processando notificações reais — com segurança, rastreabilidade e impacto mensurável.
RESULTADO
Desde sua ativação em 2024, OficIA processou automaticamente 652 notificações judiciais, com 80% delas resolvidas sem qualquer intervenção humana.
Os resultados incluem:
- Mais de 13.040 minutos de trabalho manual economizados, o equivalente a 217 horas ou quase 28 dias úteis;
- Eliminação de erros humanos associados à leitura, categorização e busca de dados;
- Descentralização de tarefas repetitivas, liberando o time jurídico e de Suporte para se dedicarem à análise estratégica;
- Respostas a Fiscalias especializadas em crimes cibernéticos em menos de 24h, garantindo a entrega de dados críticos à Justiça em tempo recorde;
- Padronização e rastreabilidade total do processo, com dashboards em tempo real e histórico organizado por loja e data.
Mais do que ganhos operacionais, OficIA redefiniu o papel do time jurídico, que hoje atua de forma mais ágil, estratégica e orientada por dados.