DESAFIO
Integrar as informações e rotinas do escritório AN Advogados - Almeida e Nogueira Sociedade de Advogados de maneira direta ao cliente que solicita serviços, proporcionando acesso a informações gerenciais cruciais para tomadas de decisões estratégicas.
SOLUÇÃO
O escritório utiliza as ferramentas de automação de criação própria, que auxiliam o escritório na melhor gestão e nas entregas de quaisquer serviços com complexidades diversas, em menor tempo com potencial qualidade.
Também desenvolveram ferramentas para melhorar a qualidade na entrega de informação aos clientes, que em sua totalidade são empresas que necessitam de dados à disposição a todo momento e com exatidão, o que facilita assim a melhor compreensão pelas mesmas e celeridade do escritório para atingir o esperado pelo cliente. A seguir seguem exemplos de ferramentas que foram desenvolvidas pelo escritório com o fim de evidenciar como conseguimos atingir os objetivos expostos anteriormente.
A banca desenvolveu um portal para o cliente com o objetivo central de compor todas as informações processuais e administrativas necessárias pelo cliente corporativo para executar sua gestão interna e melhorar a comunicação com o escritório. Diante disso, quando o cliente adota a ferramenta Portal do Cliente, fornecida pelo escritório, ele consegue acessar os mais sofisticados serviços oferecidos pelo escritório, como:
a) SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO JURÍDICO (SSJ)
O AN Advogados, visando à melhor gestão no recebimento e condução das solicitações de processos e serviços judiciais e extrajudiciais, adota o formulário "Solicitação de novos processos e serviços (SSJ), que, após preenchido e submetido eletronicamente ao escritório, ingressa via API no próprio sistema Legal One, estartando o Worfklow de tarefas e compromissos ao advogado responsável por aquele cliente e com especialidade necessária para o serviço solicitado.
b) BUSINESS INTELLIGENCE (BI)
Olhar o Direito de forma estratégica orientada pelos dados (Business Intelligence) permite tomar decisões com maior segurança e confiabilidade, e consequentemente exponencia a obtenção da excelência nos resultados dos clientes.
c) GESTÃO DE DOCUMENTOS
Para maior agilidade e segurança no recebimento e arquivamento dos documentos, é muito importante que o envio de todos os documentos para a utilização e confecção de peças processuais, análises e pareceres seja encaminhado de forma digitalizada e organizados com título que informe sobre o que se trata. Todos os documentos enviados por meio eletrônico são automaticamente arquivados no sistema de backup no servidor do escritório. A título de exemplo, mostramos uma planilha encaminhada ao cliente de solicitação de documentos que, após levantados, é feito o upload pelo link de acesso na aba documentos do portal do cliente de todos os documentos solicitados, que automaticamente são vinculados à pasta do caso específico.
d) RELATÓRIOS
Os clientes recebem semanalmente e de forma automática via sistema, por e-mail, diversos relatórios, com informações exatas e necessárias de cada processo, movimentação processual, fase em que se encontram, valores discutidos, pautas de perícias, audiências e pagamentos realizados e a realizar nos próximos 30 dias. A título de exemplo, selecionamos um cliente que, entre diversos relatórios, temos configurado para o objeto processos os seguintes relatórios que são configurados para geração e envio automático por meio de APIs e Robôs de programação, o que substitui o trabalho humano e garante melhor segurança no tratamento de dados e garantia jurídica.
Cumpre esclarecer que todos esses sistemas e ferramentas estão em constante atualização para que sempre possamos atingir o esperado pelo cliente e superar de forma positiva a qualidade de serviços a serem entregues.
RESULTADO
Por adotar tecnologias inovadoras em sua rotina, a equipe alcançou eficiência e produtividade no desempenho de suas atividades, tanto internamente quanto com os clientes, gerando um ciclo virtuoso entre todos.