DESAFIO
O escritório Goulart e Colepicolo Advogados vem se destacando pela busca incessante por inovação e eficiência na prestação de serviços jurídicos por meio da tecnologia. No entanto, a gestão de contratos continuava a ser um desafio significativo, especialmente com a crescente demanda por rapidez e precisão nos processos. Um dos clientes, uma companhia aberta, composta pela maior e mais bem estruturada rede de shopping centers do Brasil enfrentava dificuldades similares. A complexidade e o volume de contratos exigiam uma solução que pudesse não só automatizar, mas também simplificar todo o ciclo de vida dos documentos contratuais. Os ciclos de inúmeras alterações nos documentos tornavam o processo complexo e demorado, dificultando a obtenção de uma versão final que atendesse às solicitações tanto dos clientes quanto dos lojistas. A falta de padronização dos documentos contribuía para a ineficaz gestão das demandas, enquanto o descontrole dos prazos contratuais exacerbava esses problemas, prejudicando a eficiência e a organização da empresa.
Para resolver esse problema, a companhia mencionada acima, em parceria com a Linte, decidiu terceirizar a implantação da automação e padronização de seus contratos para o escritório Goulart e Colepicolo. A Linte é uma plataforma especializada em soluções de gestão de contratos (CLM) e consultoria em legal design. A missão era clara: implementar um sistema que garantisse eficiência, segurança e transparência na elaboração, negociação, assinatura e gestão de contratos.
SOLUÇÃO
Optar pela Linte como parceira tecnológica foi uma decisão estratégica para a companhia aberta, composta pela maior e mais bem estruturada rede de shopping centers do Brasil, resultando no desenvolvimento de um ecossistema de plataforma baseado em um software de referência. Esse sistema robusto de CLM (Contract Lifecycle Management) concentra toda a atuação dos advogados e a execução das demandas em um ambiente virtual. A plataforma não apenas otimiza todas as fases da gestão de contratos, mas também permite que os clientes utilizem a plataforma para fazer suas requisições de trabalho.
A implementação começou com uma análise detalhada das necessidades da companhia e dos desafios específicos enfrentados na gestão de contratos. O sistema da Linte foi configurado para automatizar as etapas de elaboração, revisão, aprovação, assinatura e armazenamento de contratos. Cada alteração nos documentos é registrada e salva, facilitando o acesso e a definição da versão final. Além disso, a plataforma dispõe de recursos como avisos de prazos estabelecidos nos contratos, como o término da vigência, a possibilidade de assinatura dentro da própria plataforma e lembretes de arquivos não finalizados.
Centralizando todo o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a assinatura, o projeto conduzido pelo Goulart e Colepicolo Advogados, em colaboração com a equipe da Linte, para a companhia aberta, composta pela maior e mais bem estruturada rede de shopping centers do Brasil, demonstrou um aumento significativo na eficiência e na organização da prestação de serviços.
RESULTADO
A implementação do projeto de padronização e automatização de contratos por meio da tecnologia da Linte representou um enorme ganho de eficiência e agilidade na resolução das demandas da companhia aberta, composta pela maior e mais bem estruturada rede de shopping centers do Brasil.
A criação de um sistema automatizado e centralizado melhorou a segurança e a rastreabilidade dos contratos. Todos os documentos passaram a ser gerenciados de forma digital, com controle de versões e histórico de alterações, minimizando o risco de perda de informações.
A flexibilidade da plataforma Linte permitiu personalizar os contratos de acordo com as necessidades específicas da companhia, resultando em um aumento significativo na satisfação do cliente. Além disso, os relatórios e dashboards gerados pela plataforma se tornaram mais claros e objetivos, atendendo plenamente às expectativas da equipe. Com esses novos recursos, a companhia ganhou a capacidade de realizar análises de dados e extrair informações gerenciais de forma rápida e eficiente. Essa capacidade de análise em tempo real permitiu uma gestão baseada em dados, o que trouxe uma eficiência substancial para o negócio, otimizando processos e aprimorando a tomada de decisões estratégicas.
O projeto conduzido pelo Goulart e Colepicolo Advogados, em colaboração com a equipe da Linte, demonstrou um aumento significativo na eficiência e na organização da prestação de serviços. Isso permitiu que os advogados internos da companhia e a equipe de contratos do Goulart e Colepicolo se concentrassem nas demandas de alta complexidade, sem desperdiçar tempo excessivo em tarefas que deveriam ser simples, como a gestão e organização das demandas. Através do uso pleno das funcionalidades do sistema Linte, foi possível otimizar esses processos, mantendo a alta qualidade dos serviços prestados e aprimorando a eficiência nas tarefas.
Por fim, para avaliar o impacto da nova tecnologia de gestão de contratos, o escritório monitorou o tempo gasto para entregar documentos operacionais e comerciais antes e depois da adoção do software. Os resultados mostraram que a implementação foi um sucesso. Internamente, houve um aumento significativo na satisfação dos advogados, que passaram a se dedicar mais às demandas de alta complexidade, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas e burocráticas, permitindo que os profissionais se concentrassem em atividades estratégicas e de maior valor agregado, resultando em uma melhoria significativa na eficiência operacional da empresa. Externamente, a satisfação dos clientes aumentou, pois passaram a receber suas solicitações com maior rapidez. Além disso, a redução de custos e a melhoria na qualidade do serviço reforçaram os benefícios da nova tecnologia.