DESAFIO
A ausência de uma hotline anônima eficiente nas empresas compromete a integridade e a transparência no ambiente de trabalho. Muitas empresas utilizam apenas e-mails geridos pelo RH, que frequentemente colocam em risco o anonimato do denunciante, ou ferramentas básicas como Google Forms, que não permitem o acompanhamento da denúncia.
Ferramentas inadequadas não garantem o anonimato nem oferecem acompanhamento da denúncia, resultando em uma cultura de medo e desconfiança. Esse cenário permite que problemas graves, como assédio e fraudes, passem despercebidos, deteriorando o ambiente organizacional e expondo as empresas a riscos éticos e legais.
Além disso, o Berton Bortolotto Advocacia Empresarial identificou que algumas empresas já possuem uma hotline estabelecida através de prestadores de serviços, mas estes apenas recebem as denúncias, sem realizar a devida investigação. Isso pode deixar questões graves sem resolução apropriada, pois a falta de investigação estruturada compromete a eficácia do canal.
É sabido que a falta de um sistema estruturado para denúncias pode levar a um ambiente de trabalho tóxico, onde problemas graves como assédio, discriminação e fraudes não são adequadamente tratados.
Considerando todos estes aspectos, o escritório criou uma solução robusta que pudesse resolver esses problemas, proporcionando um ambiente de trabalho mais seguro e ético, onde os funcionários se sentissem protegidos ao relatar irregularidades e soubessem que suas preocupações seriam levadas a sério e tratadas com a devida confidencialidade.
SOLUÇÃO
Para enfrentar os desafios identificados, foi desenvolvida a plataforma "Escute Aqui" (www.escuteaqui.com.br), uma hotline de compliance que garante o anonimato completo e oferece um sistema de investigação e acompanhamento de denúncias por meio de um número de protocolo exclusivo. As principais estratégias e recursos utilizados incluem:
1. Acessibilidade e Interatividade: Plataforma responsiva: A hotline "Escute Aqui" foi desenvolvida como uma plataforma responsiva, acessível por qualquer dispositivo com conexão à internet. Seja em computadores, tablets ou celulares, o denunciante pode acessar a plataforma de forma simples e intuitiva, garantindo a facilidade no processo de denúncia. A compatibilidade com diversos dispositivos facilita a interatividade do denunciante, permitindo que ele faça sua denúncia de maneira conveniente e segura, a qualquer momento e de qualquer lugar.
2. Anonimato Total e Processo Intuitivo: Um dos grandes diferenciais da plataforma "Escute Aqui" é a garantia de anonimato absoluto para o denunciante, do início ao fim da investigação. A denúncia é realizada em três etapas rápidas, desburocratizadas e intuitivas:
Etapa 01: Anonimato ou Identificação: Na primeira etapa, o denunciante escolhe se deseja permanecer anônimo ou se identificar com um e-mail.
Etapa 02: Tipo de Assédio: Na segunda etapa, é feita uma seleção de múltipla escolha sobre o tipo de assédio a ser denunciado, como moral, sexual, religioso, racial, por orientação sexual, idade, deficiência, desigualdade salarial entre gêneros, ou questões de compliance.
Etapa 03: Detalhamento e Evidências: Na terceira etapa, o denunciante fornece detalhes como nome da empresa ou departamento, data, local, hora e, além de ter a possibilidade de fazer upload de arquivos (fotos, PDFs, áudios, vídeos, etc.).
Essas etapas garantem que a denúncia seja feita de forma simples e segura, incentivando a participação dos colaboradores e facilitando o processo investigativo.
3. Tecnologia de criptografia avançada: Foi implementada uma criptografia de ponta a ponta para proteger as informações dos denunciantes, garantindo que nenhum dado possa ser interceptado ou acessado por pessoas não autorizadas.
4. Sistema de acompanhamento por número de protocolo: Cada denúncia recebe um número de protocolo único, permitindo que o denunciante acompanhe o status de sua denúncia de forma anônima. Isso aumenta a transparência e a confiança no processo de investigação.
5. Chat anônimo estilo WhatsApp: Foi criado um sistema de comunicação anônima onde o denunciante pode interagir com os investigadores de forma segura. Esse chat permite que o denunciante forneça mais detalhes e evidências sem revelar sua identidade, facilitando investigações mais precisas e eficazes.
6. Investigação por advogados qualificados: O escritório vai além de uma simples hotline de denúncias, oferecendo um serviço completo de investigação conduzido por advogados especializados. Após o recebimento de uma denúncia, a equipe realiza uma investigação detalhada que inclui a coleta de evidências, entrevistas com testemunhas, e análise de documentos relevantes. Esse processo garante que cada caso seja tratado com o máximo de rigor e imparcialidade, proporcionando às empresas uma resposta precisa e fundamentada.
7. Emissão de parecer no encerramento da investigação: Ao final da investigação, os advogados elaboram um parecer jurídico detalhado que resume as conclusões do caso. O parecer inclui recomendações claras, informando se há evidências suficientes para comprovar a irregularidade denunciada ou se a denúncia deve ser arquivada. Além disso, o escritório orienta sobre as medidas disciplinares a serem tomadas, caso o assédio ou outra má conduta seja comprovado. Esse parecer fornece à empresa uma base sólida para tomar decisões justas e informadas.
8. Plano de comunicação integrado: A plataforma "Escute Aqui" vai além de ser uma hotline de compliance. Com o Plano de Comunicação Integrado, a banca trabalha em parceria com as equipes de Marketing e RH para implementar uma estratégia de comunicação abrangente. Os especialistas do escritório desenvolvem materiais personalizados, como e-mails, cartazes, newsletters e vídeos, além de organizar treinamentos e workshops para garantir que todos os colaboradores entendam a importância da plataforma e saibam como utilizá-la corretamente.
9. Personalização da plataforma: É oferecida a possibilidade de personalizar a hotline com a identidade visual da empresa, incluindo logomarca e endereços de e-mail específicos. Isso fortalece a confiança dos colaboradores ao verem que a empresa está comprometida com a ética e a transparência.
10. Suporte especializado: A equipe de especialistas em compliance está disponível para ajudar na implementação e no uso contínuo da plataforma, oferecendo suporte técnico e consultoria para maximizar os benefícios da ferramenta.
RESULTADO
A criação do "Escute Aqui" transformou significativamente a operação do escritório. Agora, além de oferecer consultoria jurídica, a banca expandiu sua atuação para serviços de compliance, educação corporativa e investigação interna. A plataforma permitiu que a banca atuasse de forma mais integrada com os clientes, melhorando a retenção e satisfação deles ao oferecer soluções completas e customizadas.
Essa mudança resultou em um aumento expressivo na base de clientes.
A plataforma "Escute Aqui" já está implementada em empresas de seis estados brasileiros, atendendo a organizações que precisam demonstrar programas de integridade, seja para cumprir exigências de clientes, investidores ou participar de licitações públicas.
Ao implementar essa hotline, o escritório desenvolve um plano de comunicação em parceria com as áreas de Marketing e RH das empresas, criando conteúdos informativos para os colaboradores. Também são realizadas palestras sobre o que é assédio e como realizar denúncias, o que democratiza a informação e melhora a qualidade das denúncias recebidas, permitindo uma investigação mais detalhada e precisa.
Além disso, empresas que já possuem uma hotline para receber denúncias têm utilizado a solução de investigação para complementar os serviços existentes.
Além disso, ao fornecer serviços de investigação e pareceres, aumenta-se a credibilidade e a confiança no trabalho realizado, posicionando o escritório como um parceiro estratégico na promoção de ambientes de trabalho éticos e transparentes.
Quanto aos clientes, os resultados alcançados com a implementação do "Escute Aqui" têm sido excepcionais.
Entre os principais benefícios observados estão:
1. Aumento da confiança: Os colaboradores se sentem mais seguros para reportar irregularidades, sabendo que sua identidade será protegida e que suas denúncias serão tratadas com seriedade.
2. Redução de má conduta: A existência de um canal de denúncias anônimas eficaz atua como um dissuasor para comportamentos inadequados, reduzindo casos de assédio, discriminação e fraudes.
3. Melhoria na governança corporativa: A plataforma ajuda as empresas a implementar melhores práticas de governança, promovendo um ambiente de trabalho mais transparente e ético.
4. Engajamento e comunicação eficaz: O Plano de Comunicação Integrado garantiu que todos os colaboradores estivessem cientes da existência e importância da plataforma, resultando em uma maior adesão e participação.
5. Resolução eficiente de problemas: Com um sistema estruturado de acompanhamento, as denúncias são investigadas e resolvidas de maneira mais eficaz, prevenindo danos maiores à empresa e seus colaboradores.
6. Personalização e identidade visual: A personalização da hotline com a identidade da empresa fortaleceu o compromisso da organização com a ética, aumentando a confiança e o engajamento dos funcionários.