DESAFIO
O escritório SiqueiraCastro é federalizado, atendendo clientes com demandas e processos em todos os estados e na maioria das comarcas do Brasil. Por essa razão, mesmo com unidades diversas pelo país, sempre foi necessária a contratação de parceiros para atuar em atos processuais e administrativos, como audiências e diligências em geral, em localidades não alcançadas por advogados, estagiários e integrantes da empresa cliente.
Obviamente, com o volume de atividades de contratação de correspondentes na operação, que analisa exclusivamente a gestão de uma carteira com mais de 300 mil processos, torna-se inviável que essa logística seja gerenciada por e-mail ou outras formas de acompanhamento descentralizadas, sendo necessária a utilização de uma ferramenta de gestão.
A certeza era de que algo único, centralizado e que integrasse toda a operação seria a melhor opção. Tentou-se, inicialmente, uma ferramenta de mercado que atendia apenas parcialmente a demanda e que precisava ser substituída.
Concluiu-se então que, apesar da existência de ferramentas e empresas de logística jurídica, uma ferramenta de mercado não supriria as necessidades, pois a questão ia além de uma ferramenta. Era necessário o desenvolvimento da gestão completa de contratação, execução, pagamento e cobrança dos atos praticados pelos advogados correspondentes.
Assim, iniciou-se o projeto para o desenvolvimento da plataforma própria de gestão dos correspondentes, dentro do software jurídico do escritório, integrada com o financeiro e o faturamento.
SOLUÇÃO
O objetivo do projeto era a completa integração e gestão da contratação de advogados correspondentes, com o desenvolvimento de uma plataforma dentro do próprio sistema jurídico do escritório, que pudesse integrar atividades como: agendamentos das contratações, acompanhamento integral das atividades que estavam sendo realizadas pelos correspondentes, aprovações dos atos ou as negativas, diante de realizações inadequadas, e liberação para pagamento do parceiro nos atos aprovados e do faturamento ao cliente, nos casos de atos e despesas reembolsáveis.
Com esse desenvolvimento, seria possível, em tempo real, ter a confirmação do recebimento de cada ato pelos correspondentes, com o aceite da execução ou a recusa, viabilizando a imediata atuação da equipe envolvida na realização do ato. Efetivo ganho de agilidade e segurança na atividade.
A estratégia principal foi utilizar o sistema de gestão de processos do escritório, para que as contratações pudessem ser realizadas de acordo com o tipo de ato (audiências ou diligências), com a recusa ou aceite (individual ou em lote), com a aprovação dos atos após sua realização, sem que as validações pudessem não ser realizadas a tempo e, dessa forma, impactar diretamente o faturamento ao cliente e o pagamento dos parceiros.
Com base no desenho das necessidades com as equipes envolvidas diretamente na gestão dos correspondentes, foram envolvidas as equipes que atuam na gestão da pauta de audiências e na gestão do retorno das audiências, além das equipes jurídicas com grande volume de atos (diligências) e as equipes com atos delicados (área criminal, por exemplo), para que todos pudessem agregar ao desenho do projeto.
Dessa forma, com a atuação de um grupo multidisciplinar, composto de equipe de desenvolvimento de sistemas do escritório, os times operacionais de relacionamento com correspondentes e seus atos, e as equipes contratantes, foi possível desenhar e desenvolver todo o fluxo de gestão da contratação de correspondentes em uma nova plataforma dentro do software jurídico. Com isso, para que qualquer contratação de atos fosse então realizada por essa única via, descontinuando a utilização de outra ferramenta, tornando o procedimento mais eficiente, transparente, ágil, seguro e econômico, o que possibilita o acesso às informações em tempo real. O desenvolvimento consistiu em uma plataforma de gestão de correspondentes dentro do software jurídico utilizado pelo escritório, o Sigajuri da Totvs, que já possui diversos desenvolvimentos e customizações exclusivas da firma.
Além do desenvolvimento da plataforma que era essencial para o completo gerenciamento das atividades, conforme já descrito, era evidente que, para a entrega efetiva e utilização completa por todo time do escritório, que traria a qualidade almejada na atividade e a completa gestão da contratação de correspondentes, e era o objetivo a ser alcançado. Dessa maneira, restou evidente que um dos recursos mais importantes desse projeto foi as pessoas envolvidas em todas as frentes para a execução, com o levantamento das atividades e necessidades e todo o desenvolvimento do fluxo de trabalho a ser contemplado, para um desenvolvimento efetivo. Sem esse trabalho para atendimento de toda a operação (a troca com os times) não teríamos informações necessárias para desenvolver e entregar o projeto. O conhecimento de cada integrante das equipes de Inovação e Tecnologia, TI, Relacionamento com os Correspondentes e equipes jurídicas foi essencial para tratarmos todos os pontos possíveis e termos uma boa entrega.
RESULTADO
Com a entrega da plataforma descrita, os ganhos na gestão da atividade de contratação de correspondente foram encontrados em diversas frentes. Como exemplos podem ser citados:
- Maior efetividade e agilidade na substituição dos correspondentes que recusavam os atos, sem que isso acarretasse mais algum problema para as equipes jurídicas ou prejuízos na designação em cima da realização dos atos para os clientes;
- Melhor gerenciamento de todas as particularidades dos contratos firmados com os correspondentes, como sua área de atuação, comarcas e localidades atendidas, de acordo com os dados constantes do cadastro do caso no sistema, inclusive os valores praticados para cada ato realizado;
- Agilidade para encontrar oportunidades de melhoria com a análise da atuação dos correspondentes em uma determinada localidade, realizando bloqueios e alterações nas contratações;
- Apuração com agilidade e assertividade de todos os atos a serem pagos aos correspondentes, reduzindo glosas e atrasos, acelerando a entrega das despesas nos prazos determinados pelos clientes;
Além dos grandes resultados apresentados pontualmente, com a implementação, há histórico ato a ato de quem foi o responsável por aquela solicitação, atuação, tempo de realização e cumprimento de prazos. Qualquer alteração é registrada no sistema na própria pasta do processo, e relatórios completos com informações são atualizados em tempo real, histórico de pagamentos e valores diferenciados, recusas, insatisfações e eventuais problemas com parceiros, além de comunicação ágil entre o escritório e os correspondentes, entregando ao cliente a qualidade esperada na atuação do escritório.