DESAFIO
Com o intuito de obter mais clareza nas informações e agilidade na obtenção e tratamento dos dados, o escritório Geraldo Néry Lopes Advogados investiu na gestão orientada a dados, buscando um diferencial competitivo na prestação de serviços a clientes.
O foco foi na criação de uma estrutura informativa de qualidade, para extrair inteligência de negócio dos dados disponíveis no nosso sistema de gestão de processos. investiu na gestão orientada a dados, buscando um diferencial competitivo na prestação de serviços a clientes. O foco foi na criação de uma estrutura informativa de qualidade, para extrair inteligência de negócio dos dados disponíveis no sistema de gestão de processos.
O objetivo internamente é que a informação seja capaz de auxiliar os advogados no conhecimento profundo e comparativo da carteira de clientes, identificando oportunidades ainda não exploradas, padrões e tendências dos processos e dos serviços prestados. Há, ainda, o objetivo externo de levar aos clientes análises métricas de resultado e eficiência dos processos que conduzimos, além de oportunidades de redução de riscos e de identificação de pontos focais de atuação, com as respectivas recomendações de medidas mitigatórias. Com isso, visam ao apoio da tomada de decisão estratégica dos clientes, inclusive financeira, especialmente quanto ao contingenciamento e ao provisionamento.
SOLUÇÃO
Inicialmente, foi realizada a troca do sistema utilizado pelo escritório pelo Autojur, que permite a parametrização e personalização dos campos para inserção de mais dados, além de ter o layout facilitado para obtenção de relatórios com quaisquer dados da base.
Após a implantação do novo sistema pela área de Legal Operations, foi estruturado o cronograma de saneamento de toda a base ativa, conforme os padrões alinhados internamente. Com a base saneada, os padrões alinhados, a alimentação dos pontos sensíveis no sistema, assim como a auditoria da informação, foi transferida para a área de Legal Ops, mantendo a qualidade dos dados resguardada. Nesse circuito foram criados painéis gerenciais, por meio da ferramenta Power BI e do Excel, para atendimento dos objetivos indicados.
Um dos painéis estruturados é focado no timesheet lançado pela equipe, que pode ser avaliado por centro de custo, tipo de serviço (judicial, serviços ou extrajudicial, além das atividades administrativas realizadas para o escritório) e atividade executada.
Outro painel é focado em pastas ativas e inativas, considerando o tempo de atividade, responsável, instância, provisão e risco. Há, também, o painel focado nas tarefas executadas por advogado interno, com gestão da entrega, prazo e cliente.
Estruturou-se, ainda, por último, um modelo padrão dinâmico e um dashboard focados em análise de rentabilidade de contratos firmados com os clientes, que combina informações de timesheet, valor de horas padrão, complexidade e senioridade de profissional.
Para os clientes, foram construídos painéis com dados combinados com informação sobre movimentação de entrada e saída de processos (distribuição e encerramento) por ano, ticket médio de pedidos, valores economizados, fase processual, centro de custo do cliente, objeto das demandas, partes contrárias, risco e decisões, além da visão da informação para cada tipo de pedido.
Os painéis são vinculados ao banco do sistema por meio de API, com uma autenticação, de modo que os dados são mantidos atualizados. Em trabalho conjunto, a área de Legal Operation realiza análise estratégica da informação, de modo rotineiro, para apoio na tomada das decisões relevantes.
RESULTADO
As informações extraídas dos BIs criados, a partir de uma base saneada, possibilitaram o controle interno mais ágil e apurado, uma vez que reduziram o tempo de obtenção de dados e estruturação da informação, para então criar racionais possíveis.
A análise de rentabilidade executada tanto pelo modelo padrão dinâmico, como por meio do BI, permitiu um aumento significativo nas análises dos contratos firmados pelo escritório. As análises pontuais e esporádicas, que ocorriam de forma reativa, cerca de uma vez por bimestre, passaram a ocorrer em 100% dos contratos em fase de prorrogação e dos contratos com cobrança fixa mensal. Além disso, foi estruturada auditoria mensal que está avaliando todos os contratos, até sanear 100% da base.
Os painéis de tarefas e de rentabilidade também permitiram implementar um ciclo de PDCA dos novos contratos firmados, para acompanhar trimestralmente se o que foi previsto para a demanda está coerente com a rotina dedicada. A agilidade para obtenção de informações de gestão interna decorrente da automatização e estruturação pelos BIs foi vista na otimização da agenda diária da área de Legal Ops, com maior tempo disponível para outras atividades.
O tempo gasto nas mesmas atividades antes e depois do projeto foi reduzido em média 75%. Para os advogados, a visualização da informação permitiu melhor análise e retorno, de modo imediato, sem precisar de consultas adicionais ao sistema, para entendimento do caso e encaminhamento da demanda.
Quanto ao lançamento de horas efetivamente trabalhadas, pela facilidade do controle e informação, foi possível perceber um aumento médio de 34% nas horas lançadas, que por equívoco não eram registradas anteriormente.
O controle de prazos fatais e o alerta sobre a tempestividade das entregas foram antecipados do fim da tarde para o início dela, de modo a aumentar a margem de segurança e permitir mais tempo para revisão ou resolução do caso, se necessário.
Para clientes pontuais e considerando as especificidades da carteira, foram estruturados BIs exclusivos com análises da carteira, que hoje são usados pelos jurídicos dos clientes (ainda atualizados pelo escritório) para prestação de contas aos executivos da empresa, sobre questões estratégicas para o negócio, assim como pontos de reflexão para definição de ações para reduzir riscos.