DESAFIO
O desafio da Raízen Energia S/A consistiu em eliminar etapas manuais e fragilidades operacionais no processo de pagamentos judiciais do Jurídico Contencioso, responsável por mais de 36.000 processos ativos e um elevado volume diário de pagamentos, envolvendo cinco segmentos, mais de 600 CNPJs e múltiplos ERPs, dentro de um CSC-Centro de Serviços Compartilhados.
O objetivo foi estruturar e automatizar o fluxo de pagamentos judiciais de forma integrada, segura e padronizada, assegurando governança, rastreabilidade, conformidade legal, mitigação de riscos e eliminação de sistemas paralelos. A solução visou ainda consolidar um modelo escalável e sustentável, aderente aos princípios da legalidade, economicidade e controle administrativo, preparado para suportar um ambiente de constante expansão e crescimento de novos negócios.
SOLUÇÃO
A solução contemplou a captura das informações dos diferentes tipos de documentos de pagamentos (guias, boletos, depósitos, dentre outros) e a implementação de uma arquitetura integrada entre as quatro instâncias do sistema jurídico especialista (Elaw) e os cinco ambientes SAPs dos segmentos, por meio do desenvolvimento de uma API padrão.
Foi criado um cockpit automatizado no SAP, responsável por validar e processar automaticamente os dados recebidos do sistema jurídico, realizando os lançamentos contábeis e os pagamentos judiciais de forma autônoma. Em caso de inconsistência, o sistema retorna as informações para correção na origem, garantindo rastreabilidade, conformidade e controle.
A solução eliminou sistemas paralelos e controles manuais, padronizou os procedimentos entre os segmentos e consolidou um modelo escalável e aderente às exigências legais, permitindo sua replicação em novos negócios e unidades.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação para os cinco diferentes segmentos/grupos, ocorreu em 12 meses (implementação piloto e rollout), e foi estruturada em fases: diagnóstico, desenho da solução, desenvolvimento técnico, testes, homologação, gestão da mudança junto às áreas internas e escritórios e a operação assistida.
Inicialmente, foi realizado o mapeamento do processo de pagamentos judiciais, com identificação de fragilidades operacionais e variações entre os segmentos. A partir disso, definiu-se a padronização dos fluxos e a integração sistêmica com base em regras jurídicas e funcionais.
O projeto provocou mudanças disruptivas em processos, controles e pessoas, e envolveu diversas áreas da empresa como Legal Ops, Jurídico, Controladoria, Finanças, Tax, Compliance e Tecnologia, que atuaram na transformação digital do fluxo end-to-end de pagamentos jurídicos.
RESULTADO
- Simplificação e Automatização integral (100%) do processo de pagamentos judiciais, eliminando intervenções manuais;
- Redução de 5 FTEs, com ganhos expressivos de produtividade e eficiência operacional, hoje a empresa conta apenas com 1 recurso para gerenciar todo o processo;
- Eliminação de sistemas satélites e controles paralelos, aumentando a segurança e a rastreabilidade;
- Mitigação de riscos operacionais e jurídicos, padronização dos processos entre os segmentos da companhia;
- Payback estimado em 2 anos.