DESAFIO
O Oliveira & Antunes Advogados enfrentava o desafio de escalar sua operação jurídica e administrativa com eficiência e segurança, diante do crescimento exponencial da base de processos e da exigência por maior produtividade em prazos cada vez mais curtos.
Havia uma demanda latente por reduzir o tempo dedicado a tarefas repetitivas e operacionais — como envio de documentos a portais, tratamento de publicações e análise documental — sem comprometer a padronização, a rastreabilidade das informações ou a qualidade técnica das entregas.
Além disso, era necessário ampliar a capacidade de resposta e integração das áreas internas (jurídica, controladoria, RH, financeiro e negocial), promovendo um ambiente de inovação contínua, com soluções sustentáveis, escaláveis e replicáveis. A transformação digital tornou-se imperativa para viabilizar o crescimento do escritório sem depender da ampliação proporcional de equipes.
SOLUÇÃO
A resposta estratégica foi a criação do Núcleo de Tecnologia Avançada, um projeto de gestão contínua, iniciado em 2021, voltado ao desenvolvimento e implementação de soluções com base em inteligência artificial, automação de processos e integração com os sistemas internos existentes.
Esse núcleo atua como um hub de inovação, responsável por:
- Desenvolver e manter mais de 90 robôs personalizados, integrados aos sistemas CPJ-3C e CPJ-Cobrança, para automatizar rotinas operacionais;
- Utilizar ferramentas de IA generativa (como o ChatGPT e modelos de parceiros) para análise de documentos, geração de minutas, resumos processuais e apoio à tomada de decisão;
- Criar painéis internos inteligentes, com carregamento de documentos (ex: matrículas de imóveis, processos judiciais) e retorno automatizado e estruturado de informações;
- Garantir acesso transversal das equipes às ferramentas de IA, tanto via prompts quanto embutidas em fluxos automatizados;
- Realizar acompanhamento contínuo das soluções implementadas, por meio de um time dedicado de especialistas, assegurando estabilidade, rastreabilidade e fluidez operacional.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação ocorreu de forma progressiva e estruturada, em etapas que priorizaram segurança, controle e engajamento das áreas:
- Mapeamento dos processos críticos e repetitivos em todas as áreas do escritório;
- Desenvolvimento interno de soluções tecnológicas sob demanda, com foco em automação via robôs e integração por API;
- Criação de agentes inteligentes com IA generativa, adaptados à realidade jurídica e administrativa do escritório;
- Capacitação das equipes internas para uso seguro, produtivo e responsável das ferramentas de IA;
- Monitoramento contínuo dos resultados, com ajustes, melhorias e documentação de todos os fluxos;
- Estabelecimento de uma governança robusta sobre os processos automatizados, garantindo segurança da informação e rastreabilidade.
RESULTADO
A atuação do Núcleo de Tecnologia Avançada proporcionou ganhos expressivos, com impacto direto na produtividade, escalabilidade e controle da operação jurídica:
Automação e Produtividade
- 95% de redução no tempo de envio de documentos aos portais de clientes, com mais de 24 mil cadastros/mês executados por robôs em apenas 3 horas diárias (vs. 3 pessoas em tempo integral);
- Captura de 5.000 publicações judiciais/dia, processadas automaticamente em poucos minutos após a disponibilização nos tribunais;
- 99% de redução no tempo de captura e 99% de confiabilidade no rastreio e repasse das publicações;
- Equivalência de impacto a um headcount de 40 pessoas;
- Crescimento da base processual de 70 mil para mais de 200 mil processos ativos, sem ampliação da equipe responsável pela captura.
Inteligência com IA
- 95% de redução no tempo de análise de matrículas de imóveis, com dados estruturados em segundos (vs. até 30 minutos manualmente);
- Resumos processuais automáticos com alto grau de acurácia, otimizando o tempo das equipes jurídicas;
- Classificação automatizada de publicações (ex: sentenças, despachos, acórdãos), acelerando o tratamento jurídico.
Eficiência Operacional
- Ganho de até 90% de produtividade em atividades automatizadas por robôs;
- Pelo menos 50% de aumento de produtividade nas atividades jurídicas com uso de IA para leitura, interpretação e geração de documentos;
- Redução de até 98% nos erros operacionais, com padronização e rastreabilidade nos fluxos automatizados;
- Mais de 900 profissionais impactados diretamente pelas soluções tecnológicas implementadas;
- Cerca de 500 clientes beneficiados, com ganhos concretos de agilidade, eficiência e resultado operacional;
- Economia operacional estimada em 50% nas áreas impactadas, permitindo o redirecionamento de recursos para frentes estratégicas.
Elementos de Replicabilidade
A solução é altamente replicável por outros escritórios e departamentos jurídicos, pois utiliza:
- Tecnologias acessíveis e seguras, como IA generativa via APIs e plataformas low-code;
- Documentação técnica estruturada de todos os robôs e fluxos automatizados;
- Modelo modular, que permite aplicação por área, por escopo ou em estruturas menores.
O projeto já gerou reconhecimento institucional: o escritório é certificado anualmente pela AB2L em inovação tecnológica e participa como palestrante convidado em eventos jurídicos e instituições de ensino, promovendo boas práticas e incentivando o uso ético e estratégico da inteligência artificial no meio jurídico.