DESAFIO
Nos últimos anos, o Manucci Advogados vem recebendo cada vez mais solicitações de clientes a respeito do nível de maturidade do escritório quanto à Proteção de Dados Pessoais. Ao mesmo tempo, se viu um crescente uso de ferramentas de inteligência Artificial, com aprimoramento e otimização dos trabalhos desempenhados pelos seus colaboradores.
Assim, o escritório identificou a necessidade de fortalecer sua governança de dados pessoais (LGPD) e de uso ético de tecnologias de IA buscando mitigar ainda mais o vazamento e uso indevido de dados pessoais e informações confidenciais tanto internas quanto de nossos clientes.
SOLUÇÃO
O primeiro passo foi a revisão dos nossos processos de tratamento de dados pessoais e informações pessoais, com revisão e complementação das Políticas já em vigor e realização de treinamentos internos informando novas medidas de segurança e divulgando as novas Políticas. Dentre os novos documentos elaborados, foi integrado às Políticas de Compliance e LGPD uma Política de Uso de Inteligência Artificial prevendo as diretrizes específicas para uso de plataformas de IA (incluindo Copilot Pro e Harvey AI), em acordo com as normas internas de confidencialidade e proteção de dados. Essas políticas foram concebidas de modo a garantir alinhamento com a legislação brasileira e as melhores práticas internacionais.
IMPLEMENTAÇÃO
O projeto desenrolou‑se em cinco fases:
Mapeamento e diagnóstico: Foram revisados os processos internos de tratamento de dados pessoais e informações confidenciais, incluindo o uso de plataformas de IA identificando os processos críticos e de risco. Realizaram entrevistas com sócios e líderes de áreas para compreender necessidades e riscos.
Redação das políticas: Com base nos pontos de inconsistências identificados, foram revistas as Políticas de Privacidade, já existente, bem como elaboradas Políticas complementares de proteção de dados, incluindo uma Política específica para o uso de IA incorporando fluxos de consentimento, formulários de avaliação de impacto e checklists de segurança.
Validação e ajustes: O escritório conduziu workshops interativos para apresentar as políticas, recolher feedback e ajustar procedimentos (e.g., critérios para provisionamento de Copilot Pro versus Harvey AI em diferentes equipes).
Capacitação: Foram ministrados treinamentos presenciais e on‑line sobre tratamento de dados, privacidade e uso responsável de IA; deram foco especial a sessões práticas de Copilot Pro e Harvey AI, mostrando exemplos de prompts, limites de uso e cuidados com confidencialidade.
Governança contínua: O escritório criou um comitê interno de inovação, responsável por monitorar o cumprimento das políticas, aprovar novos casos de uso de Copilot Pro e Harvey AI e tratar incidentes, em conjunto com o DPO e o Compliance Officer.
RESULTADO
Desde a implantação, o escritório avançou nas seguintes questões:
- Redução em ocorrências de não‑conformidade no tratamento de dados, confirmada por auditorias internas.
- Constituição do comitê de inovação que validou projetos-piloto com Copilot Pro e Harvey AI, todos observando critérios de privacidade, segurança e valor agregado ao trabalho jurídico.
- Melhoria na produtividade: equipes relatam aumento em eficiência em tarefas de pesquisa e revisão documental ao usar Copilot Pro, e ainda mais com o uso do Harvey AI.
- Atendimento às demandas do cliente: As políticas atualmente em vigor atendem a todos os requisitos e auditorias realizadas por clientes, validando e reforçando o nosso posicionamento institucional como escritório seguro e proativo.