DESAFIO
O escritório Coelho de Souza Advogados enfrentou um problema multifacetado e crítico no final de 2023: a banca precisava atingir uma meta ambiciosa de encerramento de processos judiciais em um curto espaço de tempo, sem recursos financeiros adicionais, com uma equipe reduzida e desengajada devido à iminente finalização da prestação de serviços pelo cliente que estava em fase de runoff. Além disso, a não resolução desses processos poderia ter um impacto significativo no recebimento de indenizações pelos segurados, afetando diretamente suas vidas e sustentos.
O desafio envolvia não apenas atingir a meta do cliente, mas também revitalizar a motivação da equipe, garantir a eficiência do trabalho sem aumento de custos e lidar com a lentidão e as limitações do sistema judicial. A pressão para resolver esses processos era intensa, dado o impacto direto que teriam nas compensações financeiras aos jurisdicionados, além de representar a conclusão do relacionamento de longa data com o cliente devido ao runoff.
A abordagem escolhida pelo escritório foi uma mudança radical na metodologia de trabalho, adotando princípios de gestão ágil através do método Scrum. Esta transformação não foi apenas uma necessidade operacional, mas também uma estratégia crucial para reengajar a equipe, ao dar a cada membro um papel claro e incentivando a colaboração e a responsabilidade compartilhada pelos resultados. A nova metodologia permitiu uma resposta mais ágil e focada às demandas urgentes, maximizando os recursos disponíveis e mantendo a qualidade do serviço jurídico prestado.
SOLUÇÃO
Para enfrentar o desafio de atingir a meta de encerramento de processos em curto espaço de tempo com uma equipe reduzida e sem recursos financeiros adicionais, o escritório Coelho de Souza adotou várias estratégias e ferramentas inovadoras:
1-Implementação do Scrum: A metodologia ágil Scrum foi escolhida por sua capacidade de facilitar a gestão eficiente de projetos em condições de mudança rápida e por promover a colaboração intensa. Isso envolveu redefinir os papéis dentro da equipe, estabelecer rituais como sprints, daily meetings (reuniões diárias), reviews e retrospectivas que ajudaram a manter o foco e a agilidade.
2-Capacitação e Engajamento da Equipe: Investiu-se em treinamentos rápidos para capacitar todos os membros da equipe no uso eficaz do Scrum. Paralelamente, foram realizadas sessões de engajamento para reforçar o valor de cada membro da equipe no sucesso do projeto, abordando o desengajamento causado pelo iminente fim do serviço.
3-Ferramentas de Gestão de Projetos: Foram utilizadas ferramentas digitais de gestão de projetos, como Canva/Looker, para organizar as tarefas, monitorar o progresso em tempo real e manter todos os membros da equipe atualizados sobre as prioridades e prazos.
4- Estratégias de Comunicação Eficiente: Implementação de comunicações mais eficazes dentro da equipe, incluindo a utilização de softwares de comunicação instantânea (Skype/Meet) para rápida resolução de dúvidas e tomada de decisão ágil, essencial para manter o ritmo desejado.
5 - Análise e Priorização de Casos: A equipe utilizou análises detalhadas para identificar e priorizar os processos que poderiam ser encerrados mais rapidamente ou que eram mais críticos para os clientes, garantindo que o impacto no recebimento de indenizações fosse minimizado.
6 - Negociações e Acordos Estratégicos: Onde possível, a equipe jurídica buscou negociar acordos com as partes opostas para acelerar o encerramento dos processos, uma abordagem que requer habilidade e persuasão legais eficazes.
5 - Suporte e Resiliência Emocional: Reconhecendo o estresse e a pressão sobre a equipe, foram implementadas sessões de suporte emocional e resiliência, ajudando os membros da equipe a manterem-se focados e motivados apesar das circunstâncias desafiadoras.
Essas estratégias, combinadas com uma liderança eficaz e a determinação da equipe, permitiram que o escritório conseguisse cumprir com sucesso os objetivos estabelecidos em um cenário extremamente desafiador.
RESULTADO
1-Meta de Encerramentos Superada: A meta inicial estipulada pelo cliente foi não apenas alcançada, mas também ultrapassada. Isso reflete diretamente a eficiência das estratégias de gerenciamento de projetos adotadas, permitindo um acompanhamento rigoroso e a execução efetiva das tarefas.
2-Redução de Pendências: Houve uma redução significativa das pendências em diferentes categorias, como bloqueios ativos, que tiveram uma diminuição de 19,54%, e garantias judiciais, com uma redução de 26,32%. Esses resultados demonstram a capacidade do escritório de agilizar processos e resolver questões pendentes de forma eficaz.
3-Estratégias Judiciais Efetivas: O escritório implementou uma abordagem proativa ao acionar judiciários em várias Unidades da Federação (UFs), o que contribuiu para movimentar a base de processos pendentes. O contato direto com chefes de arrecadação e unidades judiciais essenciais ajudou a desbloquear processos estagnados e promover acordos.
4-Coordenação e Colaboração entre Comarcas: A estratégia de divisão coordenada de comarcas para despachos pessoais resultou em uma interação mais efetiva e a obtenção de pautas de perícia, mostrando uma operação mais estratégica e menos isolada entre as equipes.
5-Maior Engajamento da Equipe: As práticas adotadas, incluindo objetivos semanais e a utilização do Scrum, contribuíram para um maior engajamento e responsabilização da equipe. Isso não apenas elevou a moral, mas também aumentou a produtividade geral.
6-Resultados Quantitativos Específicos: Durante o período de análise, o escritório conseguiu encerrar 775 processos, com 145 desses processos resultando em encerramento processual devido à resolução de pendências únicas, o que reflete uma melhoria significativa na gestão de casos.
7-Impacto Positivo na Satisfação do Cliente: A capacidade de encerrar os processos rapidamente não só cumpriu as exigências do cliente mas também garantiu que os indivíduos afetados recebessem suas indenizações de maneira oportuna, melhorando a reputação e a confiabilidade do escritório junto aos clientes.
8-Resiliência e Adaptação Organizacional: A experiência de transformar operações sob pressão preparou o escritório para enfrentar futuros desafios com maior resiliência e adaptabilidade, posicionando a empresa para melhorar continuamente seus processos e abordagens.
9-Redução de Custos Operacionais: Apesar da ausência de recursos financeiros adicionais, a metodologia permitiu que o escritório operasse de maneira mais econômica, maximizando os recursos existentes e evitando custos extras com contratações ou horas extras desnecessárias.
10- Aumento da Eficiência Operacional: A adoção do Scrum melhorou significativamente a gestão do tempo e recursos. A capacidade de adaptar-se rapidamente às mudanças, priorizar tarefas e distribuir o trabalho de forma eficiente entre a equipe reduzida resultou em uma operação mais ágil e menos propensa a atrasos ou desperdício de recursos.
11- Melhoria na Comunicação Interna: As ferramentas de gestão de projetos e as práticas de comunicação instantânea estabelecidas fortaleceram a comunicação dentro da equipe. Isso ajudou a resolver problemas rapidamente, tomar decisões informadas em tempo real e manter todos os membros da equipe alinhados com os objetivos comuns.