DESAFIO
O Reis Advogados já era um escritório organizado do ponto de vista da gestão, mas identificou que poderia ainda avançar na estruturação e eficiência de suas áreas comercial e de marketing.
Havia espaço para avanços em processos claros para a definição de objetivos, prospecção de clientes e técnicas de vendas em conformidade com o Código de Ética da OAB.
Por outro lado, ter um planejamento de rotinas de acompanhamento para as áreas comercial e marketing seria um avanço importante com o objetivo de mais conversão de clientes e controles ainda mais assertivos para decisões estratégicas, uma vez que o escritório já tinha equipe interna para as áreas comercial e marketing.
Com o olhar focado em business development nas áreas comercial e marketing, cabia ainda avançar para processos definidos em direção a objetivos numéricos e processuais, estratégias de prospecção de clientes e aplicação de técnicas de vendas em conformidade com o Código de Ética da OAB.
A implementação de um sistema de acompanhamento regular das rotinas comerciais e marketing permitiria uma melhor monitorização do progresso, ajudando a identificar rapidamente áreas que necessitavam de ajustes. Isso também facilitaria a tomada de decisões estratégicas mais assertivas, baseadas em dados concretos e atualizados.
Com processos mais estruturados e um acompanhamento rigoroso, o escritório poderia tomar decisões mais informadas e estratégicas, melhorando a eficiência e a eficácia das suas operações comerciais e de marketing.
SOLUÇÃO
Foi implementado um processo personalizado de implementação, o Método COMPROVE, faseado, com montagem e implantação de um passo a passo que ia sendo colocado em prática imediatamente, de acordo com cada etapa.
A implementação realizada em fases distintas, permitiu ajustes e alinhamentos conforme necessário, para assegurar o máximo impacto e eficácia de cada etapa do processo.
Através da implementação faseada, foi organizado a área comercial do escritório, com otimização de processos internos, melhoria o relacionamento e satisfação do cliente, além de promover o desenvolvimento contínuo da equipe.
Esta abordagem estratégica focou não apenas estabelecer uma eficiência em processos comerciais constantes, mas também fortalecer movimentos sinérgicos entre o Comercial e o Marketing olhando para resultados tangíveis.
O processo foi divido em 3 fases maiores:
Primeira fase: Planejamento Estratégico Comercial e Marketing.
A implementação bem-sucedida dessa etapa, monitorada através de objetivos processuais e numéricos préestabelecidos dentro de um Balance Score Card, permitiu ao escritório ajustar suas estratégias de forma dinâmica e responder efetivamente às mudanças do mercado.
• Declaração de Visão: A primeira etapa envolveu a colaboração com a liderança do escritório para articular uma Declaração de Visão abrangente. Esta declaração foi o alicerce sobre o qual todas as estratégias comerciais seriam construídas, refletindo as aspirações de longo prazo do escritório e definindo a direção estratégica para todas as atividades futuras.
• Desenho do BSC: Com a visão claramente definida, o escritório procedeu ao desenho do Balanced Scorecard (BSC), personalizando-o para atender às especificidades do setor jurídico e às necessidades do escritório. Este desenho incluiu a definição das quatro perspectivas tradicionais: Financeira, Cliente, Processos Internos, e Aprendizado e Crescimento.
• Objetivos SMART: Foram desenvolvidos objetivos SMART (Específicos, Mensuráveis, Alinhados aos Valores, Realistas e Temporais) para cada uma das perspectivas do BSC. Estes objetivos abrangeram todas as áreas de atuação do escritório, garantindo que houvesse alinhamento completo com a Declaração de Visão e o BSC.
• Montagem de OKRs para Objetivos Numéricos: Para os objetivos numéricos estabelecidos, foram criados Objectives and Key Results (OKRs) específicos. Esta metodologia permitiu uma medição clara do progresso em direção aos objetivos quantitativos, facilitando o alinhamento e o engajamento da equipe.
• Montagem de Road Maps para Objetivos Processuais: Para os objetivos processuais, foram desenvolvidos Road Maps detalhados. Estes mapas forneceram uma visão clara dos passos necessários para alcançar cada objetivo, identificando check points e prazos para sua execução.
• Definição de KPIs: Foram definidos Key Performance Indicators (KPIs) relevantes para cada objetivo dentro do BSC. Estes indicadores permitiram o monitoramento contínuo do desempenho em relação aos objetivos estabelecidos, fornecendo dados valiosos para a tomada de decisão.
• Definição de Agendas de Medições: O escritório estabeleceu uma agenda para a medição e análise dos OKRs. Esta frequência garantiu que a equipe mantivesse o foco nos objetivos numéricos e pudesse fazer ajustes rápidos na estratégia ou execução, conforme necessário. Também foi implementado uma agenda mensal para a revisão dos KPIs. Esta revisão regular permitiu avaliar o progresso em relação aos objetivos, identificar áreas de melhoria e celebrar sucessos.
Por fim, foi organizado uma agenda trimestral para a avaliação dos KPIs agrupados. Esta sessão permitiu uma análise mais profunda das tendências, o impacto das estratégias implementadas e a necessidade de ajustes estratégicos de longo prazo.
Segunda fase: Implementação de Estratégias e Processos de Prospecção Ativa
Este escopo de trabalho da segunda fase foi projetado para otimizar as atividades comerciais e de prospecção do Reis Advogados, garantindo que as estratégias de vendas e marketing estivessem alinhadas com os perfis dos clientes ideais e as necessidades específicas dos nichos de mercado identificados. A implementação bem-sucedida dessas etapas contribuiu significativamente para o aumento da eficiência das vendas.
• Revisão e Implementação de Funil de Vendas e CRM: O escritório realizou uma avaliação detalhada do funil de vendas existente, identificando gargalos, pontos de atrito e oportunidades de melhoria. O funil de vendas foi redesenhado para garantir uma jornada do cliente fluida e eficiente, desde a prospecção até o fechamento do contrato.
Foi definido um sistema de CRM que se alinhasse às necessidades do escritório, configurando-o para acompanhar a jornada do cliente através do novo funil de vendas. Houve treinamento da equipe para uso eficaz do CRM.
• Estudo de Perfis de Clientes Ideais: Foram desenvolvidos perfis detalhados do cliente ideal para cada especialidade jurídica do escritório, considerando fatores demográficos e necessidades específicas.
• Estudos de Nichos de Empresas: Foi realizada uma pesquisa de mercado para identificar nichos de empresas que apresentassem maior potencial de necessidade dos serviços jurídicos do escritório.
• Elaboração dos Argumentos de Abordagem: O escritório criou argumentos de abordagem personalizados para cada nicho de mercado, com o único objetivo de convidar decisores para uma reunião de networking, mas antecipando conhecimento sobre o dia a dia das empresas e, de forma sutil, a atuação do escritório no setor.
• Definição de Canais de Abordagem por Nicho: Foram identificados os canais de comunicação mais eficazes para alcançar cada nicho, considerando mídias sociais, emails, eventos de networking, entre outros.
• Criação de Cadências e Desenho dos fluxos de Prospecção: Foram estabelecidas sequências de contato para cada canal de abordagem, definindo a frequência e o tipo de mensagem, com o objetivo de maximizar o engajamento e a conversão.
• Definição de Ferramentas para a Prospecção: O escritório definiu e contratou ferramentas para construção de listas, de prospecção e acompanhamento.
• Elaboração de Quadro de Análise das Métricas de Prospecção: Foram identificadas as métricas de prospecção mais relevantes para avaliar o sucesso das estratégias implementadas.
• Revisão e Ajuste de Estratégias: Foi estabelecido um processo para revisão periódica das métricas, permitindo ajustes rápidos nas estratégias de prospecção para melhorar continuamente os resultados.
Terceira Fase: Treinamento em Vendas
O objetivo foi treinar a equipe para conduzir uma reunião de vendas de forma processual, com base em técnica de vendas, de forma consultiva e com foco nas necessidades do cliente.
• Conceitos Práticos de Vendas e treinamento prático nos 6 movimentos: O objetivo foi entender a reunião de vendas também como um processo e, com role plays, treinar os 6 movimentos.
RESULTADO
Resultados Intangíveis:
• A implementação de um funil de vendas estruturado e a definição de KPIs permitiram otimizar os processos internos e garantir maior eficiência nas operações.
• A equipe passou a ter uma visão clara das prioridades e a alocar seus esforços de forma mais estratégica.
• Com o estudo de perfis de clientes ideais, foi possível oferecer um atendimento mais personalizado e atender às necessidades específicas de cada cliente.
• A otimização dos processos e a melhoria na qualidade do atendimento contribuíram para aumentar a satisfação dos clientes e fortalecer o relacionamento com o escritório.
• A equipe passou a dedicar mais tempo a atividades de maior valor agregado, como a prospecção ativa e a negociação.
• Os treinamentos em vendas contribuíram para o desenvolvimento profissional da equipe e para o aumento da sua produtividade.
• A implementação de estratégias de prospecção ativa e a otimização do funil de vendas resultaram em um aumento no número de novos clientes.
• A personalização do atendimento e a negociação mais eficaz permitiram fechar negócios com valores mais elevados.
• A utilização do Balanced Score Card e a coleta de dados permitiram tomar decisões mais assertivas e baseadas em evidências.
• A equipe passou a ter acesso a informações mais precisas e atualizadas, o que agilizou o processo de tomada de decisão.
Melhorias na operação:
• O Método COMPROVE permitiu alinhar as ações da equipe comercial com os objetivos estratégicos do escritório.
• A implementação de um funil de vendas e a definição de KPIs permitiram prever os resultados e tomar medidas corretivas quando necessário.
• As melhorias implementadas tornaram o escritório mais competitivo no mercado.
• A satisfação dos clientes e a qualidade do atendimento contribuíram para fortalecer a marca do escritório.
• O método incentivou a equipe a buscar constantemente novas formas de melhorar os processos e os resultados.
Resultados Tangíveis:
• Aumento percentual no número de novos clientes: 400% de aumento mensal.
• Aumento percentual no valor médio dos contratos: 200% no percentual.
• Aumento na taxa de conversão de leads em clientes: 50% de aumento na conversão de leads.