DESAFIO
Um dos principais desafios de gestão enfrentados pelo Pimentel Advogados estava na falta de controle sobre o tempo gasto em cada tipo de atividade.
À época, o escritório estimava de forma empírica a duração das tarefas jurídicas, o que gerava variações de até 350% entre o tempo previsto e o tempo real necessário para execução. Essa imprecisão impactava diretamente na definição de honorários e prazos de entrega, prejudicando a previsibilidade da operação e aumentando o retrabalho. Em alguns casos, uma petição que era esperada ser concluída em 2 horas demandava mais de 9 horas, gerando atrasos em outras demandas. Além disso, mais de 70% das tarefas críticas estavam concentradas em menos de 30% da equipe, revelando uma má distribuição de carga por falta de visão clara sobre o desempenho individual.
Outro desafio importante era o de manter e alocar talentos nos setores mais adequados aos seus pontos fortes, em um ambiente de crescimento e trabalho híbrido. A operação ainda sofria com conhecimento concentrado em poucas pessoas, tornando o processo dependente de memórias individuais, o que gerava insegurança, retrabalho e sobrecarga.
À medida que a equipe cresceu e passou a trabalhar em formato híbrido, esses problemas ficaram ainda mais visíveis e começaram a atrapalhar a produtividade e o crescimento saudável da operação.
O desafio: como manter a cultura próxima e ao mesmo tempo criar uma estrutura de gestão moderna, eficiente e alinhada à nova realidade híbrida?
SOLUÇÃO
Para enfrentar os desafios da falta de visibilidade operacional, da dispersão do conhecimento e da necessidade de engajamento em um ambiente híbrido, o escritório implementou uma transformação organizacional estruturada em quatro pilares. Cada pilar foi concebido com base em diagnósticos feitos a partir de escuta ativa da equipe, análise de dados e estudos de benchmark em gestão de performance.
O projeto foi desenhado para resolver diretamente os desafios mapeados: previsibilidade operacional (Pilar 1), disseminação do conhecimento (Pilar 2), motivação e crescimento (Pilar 3) e sustentabilidade da operação (Pilar 4). A seguir, estão detalhados os quatro eixos principais:
1 - Coleta de Dados e Feedback Direcionado
Foi implantado um sistema robusto de acompanhamento de performance individual, desenvolvido integralmente no Notion, plataforma já integrada à rotina do escritório. Através de dashboards interativos e áreas personalizadas por colaborador, foi possível monitorar dados como tempo médio por tipo de tarefa, entregas por pessoa e padrões de produtividade. Essa estrutura garante acesso rápido às informações relevantes, fortalece a cultura de feedback contínuo e viabiliza uma gestão baseada em dados — sem depender de ferramentas externas ou investimentos adicionais.
Complementarmente, foram integradas análises de perfil comportamental com base na metodologia DISC, utilizando IAs treinadas e personalizadas dentro do ChatGPT para interpretar padrões e sugerir alocações de tarefas mais alinhadas às forças individuais de cada colaborador. Os feedbacks são registrados mensalmente nesses painéis, permitindo que cada pessoa acompanhe em tempo real sua evolução, metas e pontos de atenção.
Um marco fundamental dessa transformação foi a criação de um sistema interno que permite, em apenas alguns cliques, visualizar com precisão o tempo médio de cada atividade realizada no escritório, além do tempo que cada colaborador leva para executar cada uma delas. Essa ferramenta resolveu diretamente o desafio inicial de falta de visibilidade operacional: agora, é possível planejar prazos com maior assertividade, precificar serviços com base em dados reais de esforço e distribuir tarefas com mais justiça e eficiência. O sistema tornou a gestão do tempo uma competência estratégica, acessível e prática para líderes e liderados.
2 - Gestão do Conhecimento com Aplicação Prática
Para combater a dependência do conhecimento e promover aprendizado contínuo, foi desenvolvido uma biblioteca digital vinculada à prática jurídica real. Todo o conteúdo - como anotações de cursos, materiais tributários, aulas e reflexões - é armazenado e categorizado no Notion, com sistema de rastreamento de progresso individual. O acesso é livre e incentivado: o escritório financia livros, cursos e mentorias, mas, mais do que ofertar o conteúdo, criou-se uma estrutura que impulsiona o uso prático desse conhecimento.
Cada colaborador tem sua trilha de aprendizagem monitorada, com indicadores que mostram a evolução em cada curso ou leitura. As anotações são feitas em modo colaborativo, o que fortalece a construção coletiva do saber e alimenta a base de dados das nossas IAs de apoio à atuação jurídica. O plano de carreira foi gamificado: o consumo e aplicação do conteúdo geram pontos para progressão funcional, estimulando o engajamento com o aprendizado.
3 - PDI Estruturado: Cada Pessoa com um Projeto, Cada Projeto com Propósito
A estruturação do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) foi uma das soluções mais poderosas na retenção de talentos e alocação estratégica das pessoas. A cada semestre, cada colaborador recebe um PDI personalizado, construído a partir da leitura de suas métricas de desempenho, perfil comportamental e aspirações profissionais (mapeadas por meio de formulário e conversas estruturadas).
Esse plano estabelece metas de desenvolvimento técnico e comportamental, além de desafios específicos que extrapolam o conteúdo jurídico — como participar de eventos, liderar iniciativas internas ou propor melhorias operacionais. Um exemplo prático foi o desenvolvimento de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) por uma das advogadas, que automatizou rotinas e reduziu o tempo médio da atividade em 28%, melhorando o desempenho da equipe e da operação.
A inscrição neste prêmio, inclusive, é fruto de um dos PDIs, que previa a contribuição para reconhecimento institucional e mapeamento de boas práticas de gestão. Essa conexão entre desenvolvimento individual e estratégia da organização fortalece o senso de propósito e pertencimento da equipe.
4 - Gestão Sustentável com Métricas Visíveis
A transição para um modelo 100% digital também trouxe impacto positivo na sustentabilidade da operação. O escritório criou um painel ambiental que monitora em tempo real os ganhos advindos da digitalização, com indicadores claros como: volume de papel economizado, redução de emissão de CO₂, e horas poupadas com busca de documentos.
Em um ano, o sistema já proporcionou:
• Economia de 65 mil folhas de papel
• Redução de 325 kg de CO₂
• 1.100 horas economizadas em tarefas operacionais
• Engajamento da equipe em metas ambientais monitoradas via Notion
Esses indicadores são acessíveis a todos no escritório, fortalecendo uma cultura de responsabilidade coletiva e valorização da eficiência sustentável.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação da nova estrutura de gestão foi conduzida de forma sistêmica, em fases interdependentes e com forte envolvimento da liderança e da equipe. O ponto de partida foi o mapeamento dos principais gargalos operacionais, comportamentais e estratégicos que afetavam a rotina do escritório — como a imprecisão no controle do tempo, a concentração do conhecimento em poucas pessoas e a falta de alinhamento em um ambiente híbrido.
A partir desse diagnóstico, foram definidos os quatro pilares estruturantes do projeto: (1) visibilidade operacional por meio de dados; (2) gestão do conhecimento com aplicação prática; (3) desenvolvimento individual com propósito; e (4) sustentabilidade digital. A escolha por estruturar tudo no Notion — ferramenta já familiar à equipe — foi estratégica: além de evitar investimentos adicionais, permitiu alta personalização e rápida adaptação.
Com apoio de consultorias e especialistas, a plataforma foi reorganizada para funcionar como um sistema integrado de gestão jurídica, com dashboards individuais por colaborador, painéis de controle por setor, e áreas dedicadas a trilhas de desenvolvimento, biblioteca de conhecimento, gestão de tempo e controle de produtividade.
A cada fase do projeto, foram realizados testes internos, escutas da equipe e validações práticas. Os dados de desempenho passaram a ser registrados com precisão, possibilitando análises comparativas e feedbacks estruturados. A cultura do feedback foi incorporada como rotina, com registros mensais e acompanhamento da evolução individual.
Em paralelo, o plano de carreira foi gamificado, conectado às trilhas de conhecimento e aos Planos de Desenvolvimento Individual (PDIs), que passaram a ser revisados semestralmente. A equipe foi envolvida em treinamentos e mentorias internas para garantir compreensão e adesão aos novos processos.
O painel de sustentabilidade digital, por sua vez, foi integrado ao mesmo ambiente de gestão, facilitando o engajamento da equipe nas metas ambientais e contribuindo para a conscientização coletiva.
Por fim, a estrutura também viabilizou a expansão da equipe para regiões antes fora do radar do mercado jurídico tradicional. Profissionais de cidades do interior e zonas rurais passaram a atuar com a mesma eficiência e alinhamento de quem está no modelo presencial, graças à gestão orientada por dados, à padronização dos fluxos e à centralização do conhecimento.
O modelo foi completamente desenvolvido com recursos internos e adaptado à realidade do escritório, permitindo rápida execução e alto engajamento — sem perder o ritmo da operação.
Para facilitar a compreensão da estrutura e do funcionamento do dashboard, o escritório preparou um material visual com capturas de tela das principais áreas do sistema. O arquivo está disponível no link a seguir:
RESULTADO
Gestão de pessoas mais eficiente, com base em dados e diálogo real:
• 92% da equipe se declarou mais satisfeita com o modelo atual
• Redução de retrabalho e mais previsibilidade na operação.
• Equipe mais satisfeita, engajada e com espaço para crescer.
• Tomada de decisões mais estratégica, com base em dados organizacionais
Outro resultado marcante foi a ampliação da capacidade de contratar talentos em qualquer lugar do Brasil. Hoje, o escritório tem colaboradoras atuando remotamente a partir de cidades do interior e zonas rurais, com a mesma eficiência de quem está presencialmente. Isso só é possível porque o sistema garante integração em tempo real, padronização e acesso ao conhecimento. Dessa forma, o projeto também contribui para descentralizar oportunidades na advocacia, promovendo mais equidade e diversidade na composição das equipes.
A iniciativa foi inteiramente desenvolvida com recursos internos, sem custo adicional, o que garante sua aplicabilidade para escritórios de diferentes tamanhos e estruturas, basta querer implementar uma gestão mais humana, transparente e orientada a dados. É acessível, prático e, acima de tudo, transformador.
Este case mostra que inovação na gestão não está em softwares sofisticados, mas em criar estruturas com significado.