DESAFIO
O alto volume de processos para busca de composição por acordo entre os clientes do Marcelo Tostes Advogados e as demais partes judicializadas gerava uma sobrecarga operacional das equipes, dificultando a gestão eficiente e a celeridade na resolução dos casos e, consequentemente, agravando os resultados. O objetivo central do projeto foi otimizar esse processo, reduzindo o tempo de tramitação e aumentando a capacidade de atendimento, garantindo maior satisfação das partes envolvidas e, acima de tudo, produzir resultados mais eficientes e positivos aos nossos clientes.
SOLUÇÃO
Para solucionar essa problemática, foi notado a oportunidade para desenvolver projetos de implantação e desenvolvimento de novas tecnologias. Acionaram a equipe de Sistemas e Inovação apresentando o cenário que enfrentavam, instando-a ao desafio de elaborar soluções de Business Intelligence que entregassem soluções práticas e efetivas. Partimos então da utilização da ferramenta LegalData: o HUB de serviços de tecnologia aplicada ao jurídico e que possibilita toda a transformação digital dos processos e dos processos dos clientes do escritório.
Funcionando como uma esteira de produção para os processos de acordo e desenvolvida pelo Departamento de Tecnologia da Informação, a plataforma permite ao escritório a construção de soluções automatizadas através de robôs de busca que entregariam notas de expediente de publicações oficiais e andamentos internos de processos de tribunais estaduais e federais, diretamente em do próprio sistema de gestão jurídica. Desse modo, passariam a não perder mais tempo com a busca e tratamento das informações, agregando mais velocidade para o cumprimento dos prazos em nossos processos.
A ferramenta passou a realizar as seguintes etapas:
• Importação automatizada de processos: Integração com os sistemas existentes para facilitar a entrada de novos casos.
• Busca e coleta de dados: Automatização da busca por informações relevantes das partes envolvidas.
• Enquadramento na política de acordos: Verificação automática da adequação de cada caso à política de acordos do cliente.
• Negociação assistida: Utilização de ferramentas de apoio à negociação para otimizar o processo.
• Geração de minuta automatizada: Criação de minutas personalizadas com base em templates pré-definidos e dados coletados.
• Assinatura eletrônica: Envio automático das minutas para as partes para assinatura digital.
• Protocolo e lançamento: Automatização do processo de protocolo e lançamento do acordo no sistema do cliente.
Todas essas etapas exigiram a utilização de alguns recursos tecnológicos fundamentais para o sucesso do projeto. A implementação dos recursos citados abaixo demandou aprendizado e adaptação das nossas equipes, oportunizando efetivas melhorias em nossos processos internos de qualidade, gestão, atendimento e mensuração de resultados.
• Plataforma Legal Data
• Ferramentas de RPA (Robotic Process Automation)
• Ferramentas de inteligência artificial para apoio à negociação • Plataforma de assinatura eletrônica
Ainda na esteira do LegalData e no hall de soluções de tecnologia aplicada ao jurídico construídas internamente pelo Marcelo Tostes Advogados, destaca-se também a ferramenta "MTAResolve". Desenvolvida de ponta a ponta pelo MTA, foi concebida e implementada para atender às necessidades de um cliente específico de acessar, em tempo real e constantemente, uma análise de custo detalhada e espelhada em seus casos ativos, de maneira a suportar a tomada de decisões dinâmicas na atuação da carteira. O desafio era claro: tornar efetivo o uso da tecnologia no controle dinâmico de custos de acordos para otimização de políticas e redução de passivo do cliente.
Elaborada em forma de ferramenta, o "MTAResolve" nasceu de um racional minucioso, que permite a análise do comportamento da carteira de demandas judiciais para a qual se busca a atuação e traz uma apuração de custo em diferentes cenários. Nas mãos de uma equipe jurídica que busca atender as necessidades dinâmicas de controle e atuação em passivo jurídico, passaram a colher os principais benefícios alcançados pela ferramenta e nossos parceiros ao oferecermos uma solução jurídica inovadora e sob medida no controle dinâmico de custos e acordos para otimização de políticas e redução de passivo.
RESULTADO
A implementação das ferramentas trouxe diversos benefícios para a operação:
• Aumento da capacidade de atendimento: Conseguimos tratar um número significativamente maior de casos com a mesma equipe, reduzindo o tempo de espera das partes.
• Padronização dos processos: A automatização garantiu a padronização das minutas e a aplicação consistente da política de acordos, reduzindo o risco de erros e inconsistências.
• Melhoria da segurança operacional: A verificação automática da adequação dos acordos à política do cliente minimizou o risco de extrapolação de valores e condições.
• Redução de custos: A automatização de diversas tarefas resultou em uma significativa redução de custos operacionais.
Sobre nossa ferramenta De Acordo, dentre tantos resultados positivos, destaca-se que passou-se a contar com informação cada vez mais atualizada e relevante para o escritório e aos clientes da banca, possibilitando-se mais tempo de preparo e especialização às estratégias jurídicas que empregaram no atendimento do escritório aos parceiros.
Enquanto que ter em mãos as potencialidades de uma solução como é o MTAResolve, capaz de entregar uma análise atualizada, robusta e confiável do comportamento da carteira jurídica e dos custos envolvidos na gestão e no encerramento das demandas, tem sido oferecer aos nossos clientes um aliado inovador e tecnológico sem precedentes, que permite com que as suas respectivas gestões financeira e jurídica sejam cada vez mais assertivas, transparentes e que estão conseguindo trazer excelentes resultados positivos aos clientes do negócio.