DESAFIO
O desafio do Grupo Impper era tornar o processo de registro da incorporação imobiliária mais eficiente, seguro e menos burocrático. Tradicionalmente, essa etapa envolve grande volume de documentos físicos e exige o deslocamento presencial ao cartório para protocolo, gerando custos com combustível, pedágio e tempo de deslocamento. Em caso de exigências por parte do cartório, o deslocamento pode ter que ser repetido, ampliando ainda mais os custos e impactando negativamente o cronograma de lançamento do empreendimento.
Soma-se a isso a complexidade de alinhar as diversas partes envolvidas no processo - incorporadora, responsáveis técnicos, engenheiros, arquitetos, advogados, entre outros - quanto à assinatura e reconhecimento de firma, especialmente considerando que muitos estão em diferentes localidades e possuem firma aberta em cartórios de notas distintos.
Outro entrave identificado foi o fato de que os projetos aprovados e o alvará de construção emitidos pela Prefeitura ainda eram assinados manualmente, uma vez que o município não utiliza plataformas de aprovação e assinatura digital. Essa limitação impunha um obstáculo à tramitação totalmente digital do processo, dificultando a compatibilização com a plataforma do Registro de Imóveis.
Além disso, embora o mercado imobiliário esteja em processo de digitalização, ainda há resistência na adoção das plataformas disponíveis, tanto por parte da incorporadora quanto de cartórios, prefeituras e demais órgãos envolvidos. Essa resistência decorre, muitas vezes, da manutenção de procedimentos tradicionais consolidados ao longo dos anos.
Assim, o desafio foi agravado por envolver fatores externos, exigindo alinhamento e entendimento comum entre as partes para viabilizar o trâmite eletrônico completo.
Quando isso não foi possível, foi necessário encontrar soluções viáveis para superar os obstáculos sem infringir qualquer norma legal ou regimental.
Diante disso, o objetivo era superar essas barreiras logísticas, operacionais e culturais por meio da digitalização integral do procedimento, promovendo maior eficiência, segurança jurídica e redução de custos.
SOLUÇÃO
A solução foi a utilização da plataforma "RI Digital", que permite a prática de atos registrais de forma 100% eletrônica, desde o protocolo até o registro final da incorporação. Todos os documentos passaram a ser organizados e enviados eletronicamente, com assinaturas digitais qualificadas.
Apesar de a plataforma "RI Digital" estar disponível, ainda havia diversas etapas a serem superadas. A condução de determinados processos em formato digital ainda causa resistência em muitas prefeituras e cartórios, especialmente no caso do registro de incorporação imobiliária, que envolve uma extensa documentação, incluindo certidões, projetos e múltiplas assinaturas.
Assim, além da utilização da plataforma, foi necessário superar a limitação dos documentos emitidos manualmente pela Prefeitura (como projetos e alvarás). Para isso, recorreu-se à CENAD - Central Notarial de Autenticação Digital, por meio de cartório de notas, que permitiu transformar os documentos físicos em arquivos digitais com fé pública, plenamente aptos para apreciação pelo Registro de Imóveis. Também foram obtidas todas as certidões no formato digital e coletadas as assinaturas necessárias por meio de certificado digital ICP-Brasil, validado pelo ITI, garantindo conformidade com as normas legais e regimentais do Cartório de Registro de Imóveis.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação envolveu uma reestruturação interna na rotina jurídica voltada ao registro de incorporações. O projeto foi executado em etapas:
- Mapeamento dos fluxos tradicionais e identificação dos gargalos operacionais e logísticos;
- Adoção da plataforma "RI Digital" para protocolo e acompanhamento do registro;
- Adequação dos documentos ao formato exigido pela plataforma, com assinaturas digitais certificadas pelo ICP-Brasil;
- Identificação dos documentos emitidos fisicamente e articulação com cartório de notas para digitalização certificada via CENAD;
- Alinhamento com os departamentos internos para conscientizá-los sobre a necessidade da emissão de documentos digitais em PDF-A (exigência do cartório), com assinaturas validas e tratativas com órgãos para disponibilização das certidões em formato adequada para registro.
- Criação de um checklist interno com todos os requisitos eletrônicos e prazos, garantindo controle e padronização do processo;
- Protocolo na plataforma de registro digital com acompanhamento próximo, realizando as interações necessárias com o cartório de imóveis, incorporando os aprendizados e ajustes necessários.
RESULTADO
Resultados alcançados:
- Redução no tempo total de registro, considerando desde a preparação documental até o atendimento de eventuais exigências, contribuindo para a conclusão do processo em prazo significativamente menor que no modelo tradicional;
- Eliminação de custos logísticos, com a extinção de deslocamentos, combustível e pedágios;
- Digitalização integral do processo, inclusive com documentos emitidos manualmente pela Prefeitura convertidos em arquivos digitais válidos via CENAD;
- Melhoria na previsibilidade e no controle de prazos, com maior rastreabilidade e organização interna, já que o acompanhamento se dá integralmente pela plataforma digital, dispensando o controle por protocolos físicos;
- Aumento da produtividade da equipe jurídica, que passou a dedicar-se mais a atividades estratégicas, reduzindo o tempo gasto com tarefas operacionais e logísticas;
- Padronização do modelo digital, com aplicação replicável em outros empreendimentos e em diversos atos registrais, tornando-se um novo procedimento interno;
- Economia financeira significativa, com a eliminação de inúmeros reconhecimentos de firma, plotagens de projetos, cópias autenticadas, impressões e utilização de folhas de papel;
- Melhor gestão documental, com armazenamento e compartilhamento digital dos arquivos, dispensando uso de papel e espaço físico.
- Preservação do meio ambiente, devido à eliminação de documentos impressos e à não utilização de papel em nenhuma etapa do processo.
- Processo alinhado aos critérios internos, em conformidade com as práticas de compliance, governança corporativa, metodologia 5S e diretrizes de ESG, assegurando organização, rastreabilidade, responsabilidade socioambiental e aderência às políticas da empresa.