DESAFIO
O desafio do Finocchio & Ustra começou com a constatação de que a ferramenta de comunicação interna havia se tornado obsoleta e subutilizada, não estimulando a conexão das pessoas, especialmente após 2020, quando, em meio à necessidade de comunicações rápidas com o time, foi criado um grupo no WhatsApp como alternativa informal. Embora prático no início, o grupo passou a concentrar a atenção das pessoas, tornando-se o canal predominante de comunicação e esvaziando ainda mais o uso da intranet. Somado a isso, nesse período, o escritório cresceu em termos de pessoas, praticamente dobraram de tamanho, novas áreas, líderes, inovações e desafios surgiram concomitantemente, evidenciando ainda mais a necessidade de fortalecer e alinhar a comunicação, conexão e cultura.
Com o tempo, essa informalidade trouxe diversos problemas:
• Ausência de planejamento e curadoria nos conteúdos compartilhados;
• Falta de controle sobre o que era enviado e por quem;
• Perda de mensagens importantes em meio a outras menos relevantes;
• Falta de priorização e hierarquia da informação;
• Sensação de desorganização e falta de clareza institucional;
• Dificuldade para corrigir falhas e reconhecer boas práticas;
• Enfraquecimento da cultura de excelência;
• Dificuldade de integração de novos profissionais.
A intranet existente, por sua vez, possuía um layout pouco atrativo, com navegação pouco intuitiva gerando dificuldade de acesso às informações, além de ser passiva ao usuário, sem sinalização de informações, iniciativas, celebrações, interatividades e notificações aos usuários. Essa realidade começou a afetar a forma como a cultura do escritório era vivenciada: comunicações desestruturadas, ausência de espaços organizados para reforçar valores, baixa visibilidade de ações institucionais e pouco engajamento com campanhas internas.
Em 2024, a percepção desses desafios foi confirmada por meio de uma pesquisa de clima organizacional conduzida com o apoio da Fundação Dom Cabral. O diagnóstico revelou que a comunicação do escritório e seus atributos não representavam a cultura e valores da banca, que têm como premissas a agilidade, excelência, inovação, transparência, descomplicação, assertividade, além da valorização de um ambiente descontraído e leve. Portanto, esse cenário comprometia o alinhamento, engajamento e conexão das pessoas, cultura e estratégia.
Diante disso, foi traçado como objetivo modernizar e centralizar a comunicação interna, substituindo o modelo disperso e informal por uma solução estruturada, segura, com linguagem acessível, formatos diversos e que reforçasse a cultura organizacional de forma viva, clara e participativa. O fundamento era revolucionar o modelo de comunicação passando confiança, credibilidade e engajando os profissionais com o que estava acontecendo no negócio. Além disso, era fundamental identificar uma nova ferramenta que agregasse valor ao dia a dia das pessoas, facilitasse o acesso à informação e fosse percebida como um canal confiável e relevante.
SOLUÇÃO
A solução foi a criação e implementação de uma nova estratégia de comunicação, considerando a cultura, negócio, conexão de pessoas e interatividade. Como ponto central da estratégia, foi implantado uma plataforma, denominada IntegraFius, desenvolvida para promover integração, alinhamento e engajamento entre todos os profissionais do escritório, substituindo canais informais e ineficazes utilizados anteriormente e permitindo leveza, confiabilidade e seriedade em único local.
Mais do que uma ferramenta, o Integra FIUS se tornou um espaço estratégico de gestão da cultura organizacional. Sua concepção foi pautada na escuta dos profissionais, nos aprendizados da pesquisa de clima e na análise crítica das limitações da antiga intranet e do grupo de WhatsApp.
O novo modelo foi elaborado por um grupo de trabalho de diversas áreas e considerava uma nova imagem visual e modelos diferentes para os comunicados, notificações instantâneas aos profissionais de novos comunicados, e formato organizado de temas por dia.
A plataforma inclui funcionalidades como:
• Home: Destaques de comunicados, aniversariantes, próximos eventos, atalhos para a Biblioteca (políticas, manuais, procedimentos) e para os sistemas internos.
• Timeline: Histórico completo de postagens de comunicados, fixação de conteúdos importantes, busca por perfis, aniversariantes e eventos.
• Grupos internos: Criação de canais para comunicações de grupos específicos e por afinidade com temas como o "Fiusers" (canal com todos os profissionais), além da criação da persona institucional LEX, que centraliza comunicados oficiais e dos comitês SOU (diversidade e inclusão), NÓS (responsabilidade social), tornando a comunicação mais próxima, humanizada e engajadora — aproximando as pessoas dos temas e facilitando a identificação com os valores institucionais.
• Biblioteca: Repositório de documentos, políticas e boas práticas organizadas por temas (Gente e Gestão, TI, Comercial, Financeiro, Inovação, etc.), facilitando o acesso a informações essenciais dessas áreas, como procedimentos e políticas. Além de documentos institucionais como o código de conduta, regras da casa, calendário institucional e indicadores ESG.
• Benefícios: Área personalizada com os benefícios aplicáveis a cada cargo e links diretos para as respectivas políticas.
• Carreira: Reúne as informações sobre o plano de carreira do escritório, promovendo transparência e orientação de crescimento profissional.
• Educação Corporativa: Criação de conteúdos como podcasts (FIUSCast), trilhas de desenvolvimento por cargo, vídeos, materiais técnicos e ações de gamificação com provas de conhecimento. Todos os cursos e trilhas disponíveis na plataforma oferecem certificação, promovendo o aprendizado contínuo com reconhecimento formal.
• Eventos: Agenda integrada com treinamentos, encontros técnicos e eventos internos.
• Sistemas: Links diretos para ferramentas essenciais do dia a dia.
• Assistente Virtual com IA: Responde dúvidas com base nos conteúdos disponíveis na plataforma, como políticas, benefícios e procedimentos internos, facilitando o acesso a informações com agilidade e precisão.
• TV nosso espaço compartilhado: Que exibe os principais conteúdos publicados no Integra FIUS em tempo real, reforçando comunicações importantes e garantindo visibilidade adicional.
Essa revolução permitiu que a comunicação se tornasse mais estratégica, confiável, fluída e relevante, posicionando a plataforma como um verdadeiro hub da cultura, da gestão do conhecimento e da experiência do colaborador. Com todos esses recursos, o Integra FIUS foi pensado não apenas para informar, mas para conectar, educar, valorizar e engajar os profissionais, fortalecendo a identidade organizacional e modernizando a gestão da comunicação interna.
IMPLEMENTAÇÃO
A implantação do Integra FIUS foi conduzida como um projeto estratégico, colaborativo e multidisciplinar, liderado pela área de Gente e Gestão com o apoio do Comitê de Cultura, da área de TI, da área de Marketing e das demais áreas de serviços do escritório.
Principais etapas do processo:
1. Diagnóstico: Pesquisa de clima com a Fundação Dom Cabral, evidenciando a necessidade de uma solução moderna e eficaz, considerando o impacto disso na experiência dos profissionais.
2. Validação técnica: A área de TI foi envolvida desde o início para avaliar as plataformas disponíveis do ponto de vista de segurança da informação, integração, estabilidade, acessibilidade e compatibilidade com os sistemas internos do escritório.
3. Escolha da plataforma e conceito de marca: Escolha da solução mais completa, com foco em usabilidade, integração, funcionalidades e potencial para reforçar elementos da cultura do escritório. O nome Integra FIUS foi escolhido para reforçar a proposta de integrar pessoas, cultura e estratégia através da comunicação.
4. Mapeamento de conteúdo com áreas de serviço: As áreas que mais realizam comunicações internas mapearam os principais conteúdos a serem compartilhados, organizando essas informações em uma matriz de comunicação, que passou por curadoria dos sócios e da área de Gente e Gestão.
5. Curadoria de conteúdos e planejamento estratégico: Com base na matriz, foi criado um plano de conteúdo dividido em fases (pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento), com definição de formatos, tom de voz, periodicidade e fluxos de aprovação. Desde o início, houve uma atenção especial à forma como os conteúdos seriam apresentados, para que fossem visualmente atrativos, acessíveis e com linguagem que fizesse sentido para os profissionais, agregando valor real ao dia a dia.
6. Customização da plataforma: Houve personalização da plataforma, adaptando o layout à identidade visual do escritório e estruturando áreas específicas (Home, Timeline, Biblioteca, Benefícios, Carreira, Eventos, Educação Corporativa, Sistemas etc.), com estrutura clara e navegação intuitiva.
7. Campanha de engajamento e lançamento: Foi realizado um happy hour no escritório como "coquetel de lançamento" do Integra FIUS; criaram e posicionaram totens do personagem LEX e do ícone do Integra para que os profissionais tirassem fotos; entregaram pins com o ícone do Integra, incentivando as pessoas a fixarem no crachá como símbolo de pertencimento.
8. Integração física e digital: Para ampliar ainda mais o alcance das mensagens-chave da plataforma, foi instalada uma TV institucional na chamada Área Colaborativa do escritório. Ela exibe os principais conteúdos publicados no Integra FIUS em tempo real, reforçando comunicações importantes e garantindo visibilidade adicional a quem, por rotina, pode não estar com a plataforma aberta. A TV se tornou um ponto de contato estratégico, unindo o ambiente físico à experiência digital, e consolidando o Integra como referência no cotidiano dos profissionais.
9. Desativação dos canais antigos: O grupo de WhatsApp foi descontinuado de forma planejada e gradual, consolidando o Integra FIUS como o único canal oficial.
Manutenção contínua: A área de Gente e Gestão segue com responsabilidade ativa sobre a curadoria, formatos e linguagem dos conteúdos — garantindo que cada mensagem seja clara, atrativa, útil e conectada com as necessidades reais do time. O time, inclusive, está crescendo, com a contratação de uma profissional dedicada à comunicação interna, reconhecendo a importância estratégica da plataforma.
RESULTADO
A implantação do Integra FIUS gerou resultados expressivos, consolidando-se como um novo marco na forma como o escritório se comunica, se organiza e se conecta com seus profissionais. Os principais resultados observados até o momento incluem:
• Alta adesão e uso constante: Mais de 70% dos profissionais acessam a plataforma regularmente, com alta taxa de leitura dos conteúdos. Reduzindo ruídos e elevando o protagonismo do profissional na identificação fácil da informação correta, favorecendo a produtividade do profissional e segurança da informação;
• Comunicação diversificada e alinhada: A timeline do Integra FIUS abriga uma grande variedade de conteúdos com foco em manter o time alinhado em diferentes frentes institucionais, como por exemplo:
- Novas admissões no time FIUS;
- Divulgação de oportunidades comerciais mapeadas pelas áreas jurídicas (estimulando vendas cruzadas);
- Atualizações e mudanças em políticas e procedimentos internos;
- Reforço de prazos operacionais;
- Parcerias e convênios que oferecem benefícios aos profissionais;
- Divulgação do calendário mensal, com a programação completa de eventos, treinamentos e atividades.
• Melhoria na experiência do colaborador: A centralização das informações eliminou ruídos e facilitou o acesso rápido a conteúdos essenciais. A curadoria dos conteúdos e a organização por temas também facilitaram a localização de informações relevantes, promovendo uma comunicação mais clara e estruturada. Feedbacks positivos indicam que a plataforma trouxe clareza, conexão e valorização.
• Fortalecimento da cultura e senso de pertencimento: A ferramenta se tornou um espaço ativo de reforço dos nossos valores, campanhas internas, reconhecimento de talentos e rituais culturais, aproximando as pessoas da identidade do escritório. Os comitês internos e a persona LEX ganharam protagonismo, reforçando os valores institucionais e promovendo senso de pertencimento.
• Autonomia e produtividade: O assistente virtual e a centralização de sistemas simplificaram o dia a dia dos profissionais.
• Educação contínua e gestão do conhecimento: A plataforma tem sido um importante recurso para educação corporativa, com conteúdos técnicos, trilhas formativas e gamificação. Os profissionais acessam o conteúdo sob demanda, promovendo o aprendizado no próprio ritmo.
• Lançamento engajador: A campanha presencial e simbólica (happy hour, totem, pins) deu o tom de um novo momento da comunicação no escritório, despertando interesse, curiosidade e conexão emocional com o projeto.
• Gamificação e reconhecimento: Para incentivar a participação nos primeiros meses, o escritório criou um ranking mensal de engajamento na plataforma, premiando os três profissionais mais ativos a cada ciclo. Essa ação contribuiu para criar hábito, gerar entusiasmo e transformar o uso do Integra FIUS em algo positivo e valorizado dentro da cultura do escritório.
• Reforço contínuo com TV institucional: A instalação da TV institucional na área colaborativa aumentou o alcance dos comunicados mais relevantes. A exibição dos conteúdos da plataforma em um espaço de circulação frequente permitiu que as mensagens-chave ganhassem frequência, reforço visual e transversalidade, garantindo acesso mesmo para quem não está conectado o tempo todo à ferramenta.
• Vídeos curtos e estratégicos: alinhados às tendências de consumo de conteúdo das novas gerações, com foco em engajamento e transmissão ágil de informações relevantes.
• Gestão ativa da comunicação: Com planejamento, governança e revisão constante dos conteúdos e formatos, a comunicação se mantém viva, estratégica e alinhada aos valores do escritório.
• Iniciativas futuras já planejadas: O Integra FIUS segue em expansão, com novas ações prestes a serem lançadas, incluindo:
- Clube de Leitura do FIUS, com grupo exclusivo dentro da plataforma;
- Onboarding Digital, com trilha de vídeos e conteúdos integrados sobre o escritório, previsto para lançamento em agosto de 2025;
- FIUS em 1 minuto, um vídeo mensal com um resumo visual do que aconteceu no escritório — reforçando conteúdos já divulgados na plataforma e mantendo o time atualizado de forma ágil e leve.