DESAFIO
O principal desafio do Machado & Pereira Advogados foi estruturar um modelo de gestão que unisse alta performance, autonomia geográfica e excelência nas entregas jurídicas, sem comprometer a qualidade, a organização e a experiência do cliente.
O desejo era criar um escritório sem fronteiras físicas, com uma equipe enxuta e processos inteligentes, onde o trabalho pudesse ser feito de qualquer lugar — mas com padronização, previsibilidade e controle.
Isso exigiu romper com modelos tradicionais, superar a desorganização do trabalho remoto (testados antes mesmo da pandemia), encontrar ferramentas eficazes, estruturar um RH estratégico e criar uma cultura forte que sustentasse o desempenho mesmo à distância.
O objetivo era claro: transformar a gestão para tornar o escritório mais eficiente, lucrativo e adaptável, preparando-o para o futuro da advocacia — remoto, tecnológico, ágil e centrado no cliente.
SOLUÇÃO
A solução foi uma transformação completa da estrutura de gestão, baseada em três pilares:
1. Cultura e Pessoas: O setor de RH foi estruturado com apoio da plataforma Sólides, adotando a metodologia CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude) para contratar profissionais com perfil para o trabalho remoto, abandonando contratações por indicação. Isso garantiu equipes mais alinhadas, autônomas e produtivas.
2. Processos e Padronização: Foram desenvolvidos fluxos de trabalho, trilhas de atendimento, modelos padronizados de documentos, e-mails e relatórios. O escritório criou rotinas como dailies setorizadas e sextas-feiras dedicadas a treinamentos e auditorias, promovendo alinhamento, melhoria contínua e prevenção de erros.
3. Tecnologia como aliada estratégica:
· Google Workspace: ambiente de trabalho colaborativo, seguro e online.
· Nibo: gestão financeira integrada e automatizada, separando contas do escritório e dos sócios.
· Asaas: automação de cobranças e relacionamento financeiro com clientes.
· Lysis: gestão integrada de clientes, processos e tarefas com rastreabilidade.
· Discord e Automatize-C: comunicação organizada por tópicos e automações de CRM.
Essa combinação entre pessoas, processos e tecnologia permitiu escalar a performance com equipe enxuta, mantendo a qualidade das entregas, a satisfação dos clientes e a saúde financeira do escritório.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação foi progressiva, estruturada em etapas e guiada por testes, aprendizados e ajustes contínuos. O escritório começou com o redesenho do modelo de trabalho, ainda antes da pandemia, testando o home office em pequena escala. As primeiras experiências foram desafiadoras, mas serviram como base para identificar pontos críticos — como a necessidade de processos claros, profissionais preparados e ferramentas adequadas.
A partir daí, o escritório adotou as seguintes estratégias:
1. Estruturação do RH Estratégico
O escritório contratou uma profissional de RH e implantou a plataforma Sólides, com metodologia CHA, para profissionalizar o recrutamento e garantir que os novos colaboradores tivessem perfil comportamental adequado ao modelo remoto.
2. Mapeamento e Padronização de Processos
Criaram fluxos, trilhas de tarefas e modelos padronizados de documentos, e-mails e relatórios. Padronizaram até o "assunto" dos e-mails, para tornar a comunicação mais clara e reduzir ruídos com os clientes.
3. Rotinas de Gestão e Treinamento
O escritório implementou dailies de 15 minutos para alinhamento rápido entre equipes. Reservaram as sextas-feiras à tarde para treinamentos, auditorias e melhoria contínua dos processos, transformando um momento ocioso em rotina de evolução.
4. Adoção de Plataformas Tecnológicas
O escritório selecionou e integrou ferramentas estratégicas:
· Google Workspace: colaboração em tempo real e segurança de dados;
· Nibo: automação e clareza financeira;
· Asaas: gestão de cobranças automatizada;
· Lysis: controle e histórico dos serviços;
· Discord: comunicação estruturada por tópicos e sem perda de informações;
· Automatize-C: CRM e automações comerciais.
5. Cultura de Melhoria Contínua
A implementação nunca foi "pontual" — ela se tornou parte da cultura. Avaliaram constantemente gargalos, colheram feedbacks do time e dos clientes, e ajustaram rotinas conforme necessário.
O envolvimento direto da liderança, o engajamento da equipe e a clareza nos objetivos foram essenciais para o sucesso da implementação.
RESULTADO
A reestruturação da gestão gerou resultados expressivos, tanto operacionais quanto estratégicos:
1. Aumento da produtividade com equipe reduzida:
Mesmo com menos pessoas no time, foi possível aumentar o volume e a qualidade das entregas, graças à padronização, automações e à contratação assertiva de profissionais preparados para o modelo remoto.
2. Crescimento sustentável e lucratividade:
O escritório conseguiu crescer durante a pandemia — e segue crescendo — sem recorrer a investimentos externos. A lucratividade aumentou, impulsionada pela eficiência operacional e redução de custos fixos e retrabalhos.
3. Redução de retrabalho e falhas de comunicação:
A padronização de processos e comunicações reduziu drasticamente erros, mal-entendidos e a necessidade de "explicações adicionais" ao cliente. Isso melhorou a experiência do cliente e aumentou sua percepção de valor.
4. Gestão financeira organizada e previsível:
Com Nibo e Asaas, o escritório conquistou clareza, separação adequada entre contas pessoais e jurídicas e automação de rotinas financeiras. Ganharam previsibilidade e eliminaram falhas e estresse com cobranças.
5. Aumento da autonomia e engajamento do time:
As dailies, treinamentos semanais e uso do Discord criaram uma cultura de proximidade e alinhamento constante, mesmo à distância. A equipe está mais conectada, autônoma e comprometida com os resultados.
6. Identificação e valorização de serviços invisíveis:
Com a análise de dados e rotinas, identificaram atividades rotineiras não valorizadas pelo cliente. Redesenharam essas entregas, que passaram a ser percebidas e remuneradas, eliminando desperdícios e maximizando performance.
7. Melhoria da experiência do cliente e segurança da informação:
O uso de Google Workspace e fluxos definidos aumentou a transparência e controle sobre documentos e processos, mitigando riscos (inclusive de LGPD) e fortalecendo a confiança do cliente.
Resumo:
O escritório transformou um desafio em uma vantagem competitiva. O Machado & Pereira Advogados passou a ser mais leve, eficiente, lucrativo e preparado para o futuro — com mais tecnologia, menos pessoas e melhores resultados.