DESAFIO
O principal desafio enfrentado pela Vero Internet estava relacionado à ausência de automação na ferramenta até então utilizada para gestão contratual. A área de compras, por exemplo, precisava preencher manualmente os dados dos fornecedores e demais informações necessárias para a elaboração ou análise de minutas, o que resultava frequentemente em retrabalho, tanto por parte dos colaboradores internos quanto dos escritórios parceiros, devido à necessidade de validação e correção de dados imprecisos.
Além disso, parte do fluxo de análises e aprovações de risco contratual era conduzido por e-mail, sem qualquer integração com o sistema de gestão, o que dificultava o registro e a rastreabilidade dos procedimentos adotados. Muitas dessas comunicações não ficavam salvas no sistema antigo, comprometendo o histórico e a transparência do processo decisório, especialmente em casos que exigiam reanálises ou auditorias.
Outro ponto crítico estava relacionado à ausência de relatórios automatizados. A contagem dos SLAs (prazo de entrega) era feita manualmente pelos colaboradores, o que demandava tempo (em média de dois a três dias) e estava sujeita a falhas humanas, dificultando o acompanhamento da performance e dos gargalos do processo.
Com a automação em fase de implementação, grande parte dessas informações passou a ser obtida automaticamente de registros públicos (como Receita Federal e Correios), reduzindo significativamente o tempo despendido pelos empregados e mitigando a ocorrência de erros e/ou de dados não-padronizados nos documentos gerados. O novo sistema também permite o registro completo e centralizado de todas as etapas do fluxo contratual, inclusive das análises e aprovações, garantindo maior segurança, governança e rastreabilidade.
Outra questão era o uso de minutas padrão, que, apesar de exigirem apenas o preenchimento de dados básicos (como nomes, valores e prazos), eram elaboradas manualmente por advogados - internos ou externos - cuja hora de trabalho possui custo elevado. Com a nova ferramenta, esse preenchimento é automatizado, permitindo que muitos contratos sequer necessitem de revisão jurídica por já estarem previamente validados, o que garante ganhos substanciais em eficiência, tanto financeira quanto operacional.
Além disso, a partir da automatização de processos operacionais e repetitivos, o time jurídico foi capaz de internalizar atividades que antes eram delegadas a escritórios terceiros, gerando economia com honorários e maior controle sobre os processos.
SOLUÇÃO
netLex
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação teve início com uma POC (prova de conceito) realizada em parceria com a netLex, com o objetivo de validar a ferramenta em um cenário real e de alta demanda. Para isso, a empresa escolheu a área de Facilities, que concentra um grande volume de requisições para elaboração e análise de minutas contratuais, além de utilizar, com frequência, escritórios terceiros no suporte jurídico.
Durante o período de aproximadamente dez dias, a organização conseguiu automatizar cinco modalidades distintas de minutas contratuais, integrando também o fluxo de análises e aprovações de riscos. Nesse piloto, foram testadas 26 minutas, permitindo uma avaliação prática da aderência da ferramenta às suas necessidades.
Os resultados da POC foram bastante positivos: todos os KPIs previamente definidos — como grau de automatização (com foco na redução de tempo e custos), geração de relatórios e recursos de BI (para garantir acesso a dados em tempo real) e aplicação da matriz de risco (visando a melhoria da segurança e governança) — demonstraram ganhos efetivos. A solução se mostrou capaz de solucionar, de forma consistente, os principais desafios enfrentados até então, validando a continuidade e expansão da iniciativa para outras áreas da Companhia.
RESULTADO
Os resultados obtidos superaram as expectativas e confirmaram a efetividade da solução implementada. A empresa conseguiu cumprir os principais desafios propostos, especialmente no que se refere à redução do tempo dedicado por advogados, internos e externos, às atividades administrativas e operacionais. Com isso, foi possível internalizar demandas que antes eram direcionadas a escritórios terceiros, resultando em ganhos expressivos de tempo, eficiência e custo.
Dentre os resultados mensuráveis, destacam-se:
- Abertura de requisição pelo cliente interno para análise e aprovação de documentos: tempo médio reduzido de 20 para 2 minutos;
- Cadastro de contratos: tempo reduzido de 8 para 1 minuto;
- Geração de relatórios: tempo reduzido de 2 a 3 dias para 1 minuto.
Além dos ganhos operacionais, houve uma evolução significativa no aspecto qualitativo. A liberação da equipe jurídica de tarefas operacionais e repetitivas permitiu que os colaboradores passassem a atuar de forma mais estratégica, com foco na análise de contratos complexos e com maior valor agregado. Isso impactou diretamente na qualidade técnica das entregas e no desenvolvimento profissional dos times, que hoje têm mais tempo para aprofundar análises e atuar mais próximos dos objetivos da Companhia, algo que dificilmente seria viável com apoio exclusivamente de terceiros. Além disso, com a migração da Matriz de Risco para o netLex, a organização aumentou o nível de segurança e governança do fluxo de contratos e passou a ter dados estruturados - o que também permite a extração de relatórios, geração de insights e mitigação de riscos de forma mais assertiva.
Como resultado financeiro direto, houve uma redução de aproximadamente 70% nos custos com escritórios de advocacia que anteriormente prestavam suporte à área contratual.
Esse movimento reforça o compromisso da empresa com a inovação e a transformação digital da área jurídica, com a adoção de plataformas estratégicas para impulsionar a eficiência, o controle e a inteligência na gestão contratual.