DESAFIO
Atuando com advocacia de volume, o BLS Advogados enfrentava a mesma realidade de muitas equipes jurídicas: processos burocráticos, cadastros, revisões e análises que consumiam tempo excessivo, geravam retrabalho e impactavam a padronização das entregas.
O cenário incluía variação na qualidade das análises entre profissionais, erros no cadastramento de informações em sistemas além disso, a construção de relatórios e a revisão de peças demandavam tempo significativo, limitando o foco em atividades estratégicas.
Embora o escritório a utilização da inteligência artificial no escritório já fosse uma realidade, o uso era pulverizado e individual. Cada profissional utilizava ferramentas próprias, como ChatGPT particular, sem controle, padronização ou treinamento adequado sobre engenharia de prompts e melhores práticas.
O objetivo era transformar essa realidade, implementando um sistema estruturado de assistentes de IA que aumentasse a eficiência dos times, reduzisse o tempo em tarefas repetitivas e melhorasse a qualidade técnica das entregas, permitindo que os advogados focassem em atividades de maior valor estratégico.
SOLUÇÃO
Para resolver os desafios identificados, o escritório investiu em um projeto estruturado de implementação de assistentes de inteligência artificial, executado em parceria com empresa especializada em gestão de projetos e implementação de IA no setor jurídico.
A solução baseou-se em três pilares fundamentais: criação de assistentes especializados personalizados, mudança cultural e governança estruturada. O escritório optou por desenvolver assistentes com funções específicas, customizados para as necessidades de cada área, ao invés de soluções genéricas.
Inicialmente, o escritório criou ambientes específicos por área no ChatGPT, cada uma com seus assistentes personalizados e monitoramento de uso. Isso substituiu o uso pulverizado e individual anterior, garantindo controle, segurança e padronização.
Foram criados até o momento, 31 assistentes especializados, distribuídos pelas três áreas envolvidas no projeto: bancária, veículos e imobiliária. Cada assistente foi desenvolvido por meio de construção conjunta com as áreas, mapeando padrões de entrega específicos, critérios técnicos, estilo de linguagem e estrutura de peças. Os prompts foram específicos e personalizados, incorporando as legislações pertinentes e garantindo que as respostas respeitassem os padrões de qualidade e características de cada área de atuação.
Os principais assistentes desenvolvidos incluem: revisão de minutas de contestação e contrarrazões (análise técnica e gramatical), elaboração de quesitos para perícias grafotécnicas e contábeis, análise de laudos periciais, orientações para audiências, emissão de relatórios, análise de sentenças e liminares, elaboração de alegações finais.
Um dos diferenciais da solução foi a adoção de metodologia estruturada de gestão de projetos, seguindo as diretrizes do PMBOK 7, garantindo controle, mensuração de resultados e priorização adequada das demandas. A gestão incluiu a definição de pontos focais em cada área, responsáveis pela disseminação da cultura de inovação e pelo acompanhamento da utilização dos assistentes.
A estratégia de implementação priorizou a construção conjunta com as equipes, evitando a simples entrega de ferramentas prontas. O foco foi no aculturamento e capacitação contínua, garantindo que os assistentes funcionassem como apoio efetivo, não como substitutos dos profissionais.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação segue a metodologia baseada no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 7, estruturada em quatro fases distintas: Iniciação e Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento.
- Fase 1 - Iniciação e Planejamento: O projeto iniciou com alinhamento envolvendo o sócio responsável pelo projeto e a definição dos critérios. Foram realizadas reuniões de apresentação para coordenadores das três áreas, seguidas de mapeamento e diagnóstico conjunto. Reuniões individuais com cada equipe permitiram demonstrar a utilização e funcionamento dos assistentes GPTs que já haviam sido criados em 2024, coletar feedbacks detalhados sobre necessidades e desafios específicos.
- Fase 2 - Execução: Esta fase concentrou-se na customização dos assistentes com base no diagnóstico e mapeamento coletado, criação de novos prompts e desenvolvimento de assistentes personalizados. Foi implementado processo iterativo de testes, inicialmente com grupos selecionados (pontos focais) e posteriormente expandido para as equipes completas. Cada assistente passou por múltiplas rodadas de ajustes até atingir o padrão de qualidade esperado.
- Fase 3 - Monitoramento e Controle: A terceira fase, atualmente em andamento, está focada na divulgação ampla dos assistentes e na execução de treinamentos abrangentes. Serão realizados treinamentos focados nas melhores práticas de utilização dos assistentes e criação de prompts por área. Também será disponibilizado um guia de utilização e canais de comunicação voltados para melhorias e ajustes. O acompanhamento de métricas de utilização já foi implementado e segue sendo monitorado, permitindo identificar padrões de uso e necessidades de melhorias.
- Fase 4 - Encerramento e Evolução Contínua: A fase final incluirá a avaliação consolidada dos resultados, documentação de lições aprendidas e estabelecimento de estrutura permanente para evolução dos assistentes. Será criado sistema de feedback contínuo e planejamento para futuras integrações com sistemas internos e utilização de outras ferramentas.
A priorização seguiu critério definido pela liderança: área de veículos primeiro (devido à sobrecarga de demandas), seguida por bancária e imobiliária. Cada área teve cronograma específico, mas com sobreposição para otimização de recursos.
Pontos focais foram estabelecidos em cada equipe, geralmente coordenadores, responsáveis por facilitar a comunicação, participar dos testes e liderar a disseminação interna. Reuniões recorrentes semanais garantiram acompanhamento próximo e ajustes rápidos quando necessário.
RESULTADO
Os resultados obtidos demonstram transformação significativa na operação do escritório, com impactos mensuráveis tanto em produtividade quanto em qualidade das entregas:
- Crescimento Exponencial na Utilização: O projeto alcançou mudança significativa nos padrões de uso de IA. Assistentes que anteriormente registravam menos de 20 utilizações atingiram mais de 500 utilizações por área. O revisor de contestação, assistente mais utilizado, ultrapassou mais de 500 utilizações nas áreas implementadas.
- Transformação de Processos Operacionais: As tarefas que anteriormente demandavam horas de trabalho manual passaram a ser executadas em minutos. A revisão de contestações e contrarrazões, que dependia da análise detalhada de gestores ou outros membros da equipe, agora é realizada automaticamente, incluindo verificação de pontos rebatidos (em comparação com a inicial), correção gramatical e sugestões de melhoria argumentativa.
A complementação de pastas da controladoria foi otimizada significativamente. O processo de análise de subsídios, verificação de dados processuais e cadastramento que anteriormente exigia horas de análise e consulta a diversos sistemas, agora é executado automaticamente pelos assistentes.
- Qualidade e Padronização: A padronização das entregas melhorou substancialmente. Os assistentes garantem consistência na análise de processos, eliminando variações qualitativas entre diferentes profissionais. A análise de quesitos periciais trouxe expertise técnica antes não disponível internamente, resultando em perguntas mais assertivas e fundamentadas.
- Impacto Cultural e Engajamento: A percepção das equipes transformou-se completamente. Feedbacks como "esse assistente resolve a nossa vida" e "poupa muito tempo para a gente" tornaram-se comuns. A resistência inicial, relacionada principalmente à dificuldade técnica com prompts, foi superada através dos treinamentos estruturados e prompts padronizados dentro dos assistentes.
O engajamento crescente é evidenciado pelo aumento espontâneo de propostas para novos assistentes vindas das próprias equipes. As áreas passaram a identificar oportunidades de automação e sugerir melhorias, demonstrando internalização da cultura de inovação.
- Otimização de Recursos Humanos: Os advogados conseguiram redirecionar tempo para atividades estratégicas. Tarefas como análise de laudos técnicos de mais de 50 páginas, que demandavam consulta a especialistas externos, agora são processadas internamente com tradução para linguagem acessível.
A elaboração de orientações para audiências, anteriormente processo manual demorado, foi automatizada, incluindo geração de e-mails padronizados com todas as informações necessárias para prepostos.
- Sustentabilidade e Evolução: O projeto estabeleceu estrutura permanente de evolução através dos pontos focais, que monitoram métricas de utilização e coletam feedbacks contínuos. O acompanhamento periódico das utilizações permite ajustes rápidos e identificação de oportunidades de melhoria.
A parceria com a empresa especializada neste segmento de serviço garante atualização constante conforme evolução tecnológica, especialmente com o lançamento de novas funcionalidades como o modo agente do GPT, planejado para integração com sistemas internos em 2025-2026.
O projeto transformou o escritório em um escritório com uso pulverizado de IA para uma organização com governança estruturada, uso responsável e monitorado da tecnologia.