DESAFIO
O Gondim enfrentava desafios significativos com seu sistema de chatbots existente, que apresentava limitações críticas em termos de inteligência artificial generativa e escalabilidade. Essas limitações impactavam diretamente as prioridades comerciais do escritório, especialmente a eficiência no atendimento ao cliente e a capacidade de lidar com um volume crescente de consultas.
O sistema de chatbots anterior não conseguia acompanhar o aumento da demanda, resultando em tempos de resposta mais longos e menor satisfação dos clientes. Além disso, a falta de personalização nas interações causava respostas genéricas que não atendiam adequadamente às necessidades específicas dos clientes, levando a uma experiência de usuário menos satisfatória e impactando negativamente a percepção do serviço oferecido.
SOLUÇÃO
-Melhorar a Eficiência do Atendimento ao Cliente: Adotar um sistema que oferecesse respostas mais precisas e contextualmente relevantes, utilizando inteligência artificial generativa para aumentar a qualidade das interações com os clientes.
-Garantir Escalabilidade: Desenvolver uma infraestrutura capaz de escalar conforme a demanda, permitindo ao escritório lidar eficientemente com o crescente volume de consultas sem comprometer a qualidade do atendimento.
-Automatizar e Aumentar a Eficiência Operacional: Automatizar o máximo possível das interações repetitivas com clientes para liberar a equipe para focar em tarefas mais complexas e estratégicas, aumentando a produtividade geral do escritório.
-Integração de Tecnologia Avançada: Implementar o Microsoft Copilot Studio, utilizando IA generativa para oferecer um sistema robusto e escalável que atendesse às necessidades de inovação e modernização do escritório.
Logo, a implementação dessa nova tecnologia visava resolver problemas críticos de eficiência e escalabilidade, melhorar a qualidade do atendimento ao cliente e posicionar o escritório Gondim como um líder em inovação no setor jurídico, com uma infraestrutura tecnológica capaz de suportar crescimento sustentável e adaptação contínua às necessidades do mercado.
Quais as estratégias, recursos, ideias e ferramentas utilizadas para cumprir seu objetivo:
I- Estratégias Utilizadas:
I.1-Migração para Tecnologia Avançada: O escritório decidiu migrar seu sistema de chatbots para o Microsoft Copilot Studio, uma plataforma que integra inteligência artificial generativa, capaz de fornecer respostas mais precisas e contextualmente relevantes, atendendo às necessidades específicas dos clientes.
I.2-Automação de Interações Repetitivas: A implementação do novo chatbot automatizou as interações repetitivas com os clientes, reduzindo a carga de trabalho manual da equipe e permitindo que se concentrassem em tarefas mais complexas e estratégicas.
I.3-Escalabilidade Planejada: A solução foi projetada para ser escalável, garantindo que o sistema pudesse crescer conforme a demanda, sem comprometer a qualidade do atendimento. Isso permitiu ao Gondim lidar com um volume crescente de consultas de forma eficiente.
I.4-Integração com Sistemas Existentes: A nova solução foi integrada perfeitamente com as plataformas e sistemas já em uso pelo Gondim, garantindo uma transição suave e minimizando interrupções nas operações diárias.
I.5-Treinamento e Capacitação do time Gondim: Treinamento abrangente para Time Gondim, capacitando-o a utilizar as novas ferramentas de maneira eficaz. Esse treinamento incluiu tanto o uso da IA generativa quanto a adaptação ao novo sistema para garantir máxima eficiência.
II- Recursos Utilizados:
II.1- Microsoft Copilot Studio: Utilizado como a plataforma central para o novo sistema de chatbots, fornecendo IA generativa e infraestrutura escalável para melhorar o atendimento ao cliente e suportar o crescimento do volume de consultas.
II.2 - Inteligência Artificial Generativa: Incorporada no chatbot, a IA generativa permitiu a criação de respostas personalizadas e contextualmente relevantes, elevando a qualidade das interações com os clientes e aumentando a satisfação.
II.3 -Treinamento Contínuo: Recursos dedicados ao treinamento e suporte para a equipe, garantindo que todos os membros estivessem aptos a usar a nova tecnologia e extrair o máximo de benefícios da solução implementada.
III. Ideias Implementadas:
III.1 - Automação de Processos: A ideia de automatizar o máximo possível de interações repetitivas permitiu liberar a equipe para focar em atividades de maior valor estratégico, aumentando a eficiência operacional.
III.2 - Personalização do Atendimento: Utilização de IA generativa para personalizar as interações com os clientes, proporcionando uma experiência mais envolvente e satisfatória.
III.3 - Integração Sem Fricção: A solução foi projetada para integrar perfeitamente com os sistemas existentes, evitando qualquer interrupção nas operações e facilitando a adoção pelo time.
III. 4 -Treinamento Focado em Tecnologia: Investimento em treinamento e capacitação da equipe para garantir que a transição para a nova tecnologia fosse suave e que todos os benefícios fossem plenamente aproveitados.
IV - Ferramentas Utilizadas:
IV. 1 - Microsoft Copilot Studio: Ferramenta central utilizada para desenvolver o novo chatbot com IA generativa e infraestrutura escalável.
IV. 2 - Plataformas de Treinamento: Utilizadas para capacitar a equipe em relação às novas ferramentas e processos.
IV.3 - Ferramentas de Integração: Aplicações e APIs para garantir que o novo sistema de chatbot funcionasse de forma integrada com os sistemas já existentes no escritório.
IV. 4 - Monitoramento de Performance e Feedback: Ferramentas para monitorar a eficácia do chatbot, satisfação do cliente e eficiência operacional, permitindo ajustes em tempo real.
Logo, essas estratégias, recursos, ideias e ferramentas foram fundamentais para alcançar os objetivos do projeto, proporcionando melhorias significativas na eficiência operacional, satisfação do cliente e capacidade de escalabilidade do Gondim . A implementação do Microsoft Copilot Studio com IA generativa colocou o escritório na vanguarda da tecnologia jurídica, permitindo uma operação mais eficiente e eficaz.
RESULTADO
A implementação da solução tecnológica baseada no Microsoft Copilot Studio, com IA generativa, trouxe resultados significativos para o Gondim, melhorando tanto a operação quanto os resultados financeiros e estratégicos do escritório. A melhoria na satisfação do cliente, a redução de custos operacionais, o aumento da eficiência e a escalabilidade sustentável permitiram que o escritório não só atendesse às suas necessidades imediatas, mas também se preparasse para o crescimento futuro com uma base sólida e inovadora.