DESAFIO
O Martorelli Advogados tem forte atuação em contencioso de massa e atende em crescimento exponencial, o que refletia diretamente no passivo judicial, com o aumento constante de novas ações, inclusive resultante de advocacia predatória.
Em vista desse cenário de constante imprevisibilidade na demanda que chegaria ao escritório, foi buscado melhorar ao máximo a gestão de contencioso de massa e alavancar a performance dos times.
SOLUÇÃO
O escritório contratou uma Consultoria em Metodologias ágeis aplicadas ao Jurídico que recomendou a escolha de um time piloto, especialmente o que estivesse em situação de crescimento mais acelerado, para a implementação de um quadro de gestão visual, baseado no método Kanban, ideal para gestão da operação diária do time.
O projeto foi antecedido de entrevistas com as lideranças do Time, bem como com a Controladoria Jurídica que realiza toda a atividade de back office do time, análise de publicações e pauta de prazos.
Foi então elaborado um fluxo de controladoria que se estenderia até o quadro do time, onde todas as tarefas em andamento estariam visíveis a todos do time, facilitando a gestão pela Coordenadora e líder direta do time.
Além disso, o método implementado permite acompanhar mais de perto o desenvolvimento dos estagiários, uma vez que suas tarefas e prazos também são visíveis e monitorados em tempo real, facilitando o feedback constante e o suporte necessário para o seu crescimento profissional.
Em outubro de 2023, após um workshop introdutório, que traz todo o contexto de onde vem esta nova forma de trabalhar, da origem das metodologias ágeis e do método kanban, o time iniciou a implementação do quadro, utilizando a plataforma Trello. Em reuniões diárias com a Consultora todo o time contribuía para a construção do fluxo real do trabalho que era representado nas colunas do quadro, a partir de todas as tarefas para lá importadas do sistema SEVEN, o ERP Jurídico adotado pelo escritório.
Superada a curva da mudança, já na 3ª semana o time já se encontrava melhor adaptado ao novo quadro, com seus combinados e políticas já definidos (por ex. como seriam movimentados os cartões de cada tarefa e qual era a finalidade de cada coluna do fluxo).
A evolução foi acontecendo e os resultados logo apareceram, gerando maior produtividade do time paralelamente a depoimentos de maior bem-estar para trabalhar.
A fim de obter mais clareza na tomada de decisão, as tarefas passaram a ser pontuadas com base na sequência Fibonacci, considerando a relevância, complexidade e expectativa de tempo dedicado a cada prazo. Tabelas de pesos foram elaboradas atribuindo uma pontuação para cada tipo de tarefa que subia ao quadro.
Assim as planilhas extraídas do quadro já traziam as tarefas com seus respectivos pesos, melhorando o contexto da análise de produtividade geral do time e desempenhos individuais.
Um painel de monitoramento foi criado no quadro (a partir de powerups do Trello), comunicando em tempo real prazos vencendo na semana, no dia, atrasos, volume de concluídos, por tipo de tarefas (contestações, por ex.), controle de prazos fatais.
RESULTADO
Desde fev/24 os quadros já rodam bastante estáveis, com políticas bem alinhadas e produtividade só aumentando. Houve bastante evolução no fluxo, tendo sido criadas colunas, e até mesmo quadros em separado, específicos para monitorar e resolver gargalos identificados.
Em março deste ano de 2024 houve especialmente um aumento exponencial, ainda maior, e foi impressionante como o mesmo time conseguiu atender a demanda, chegando dobrar o volume de produtividade comparando-se os números de concluídos das semanas finais de 2023 até a semana 11 de 2024 (março24),
A partir de relatórios em Excel exportados do próprio Quadro do Trello, foi observado que os números das entregas aumentaram semana a semana, resultando nos seguintes resultados mês a mês impressionantes (mês = total tarefas): nov23 = 2990, dez23 = 5364, jan24 = 3567 (mês com 20 dias de recesso forense), fev24 = 6125, mar24 = 5661.
Ou seja, o escritório saiu de uma média de 2.990 tarefas mês para 6.125! praticamente 100% de aumento de produtividade. Por isso foi possível atender ao súbito aumento de demanda com o mesmo time de advogados.
O projeto foi tão bem-sucedido que já foram implantados quadros de gestão visual em outros 3 times.
Com todas estas métricas em tempo real está sendo possível tomar decisões mais rapidamente, inclusive verificar a variação significativa na produtividade entre advogados e times, com alguns advogados e times consistentemente mais produtivos do que outros. Assim que é identificado, o escritório dá suporte aos advogados menos produtivos e equilibra a carga de trabalho entre os times a partir da divisão por pesos de tarefas, ou seja, não só pelo número absoluto de tarefas.
A gestão visual através dos quadros foi extremamente eficaz, dando agilidade na gestão da operação diária e melhorou significativamente a produtividade geral. Essa tendência de estabilização sugere que a produtividade pode ser mantida e continuar em melhoria contínua, com intervenções adequadas.