DESAFIO
O Prado Vidigal Advogados tinha um grande desafio em termos de gestão de conhecimento interno da banca e a depender do tema era gasto muito tempo para solucionar questões antes já selecionadas por outros membros da equipe que não estavam diretamente envolvidos na nova demanda.
SOLUÇÃO
A inovação e a eficiência são pilares essenciais para qualquer escritório de advocacia moderno. No escritório, enfrentavam um desafio significativo na gestão de conhecimento, onde a busca por documentos e informações relevantes na rede interna consumia tempo valioso, impactando diretamente a produtividade e a satisfação dos clientes da banca. Para resolver este problema, foi implantado um chatbot interno baseado em IA generativa, utilizando o sistema Copilot da Microsoft. Esta solução inovadora tem transformado a forma como é gerenciado e acessado o conhecimento dentro do escritório, proporcionando respostas rápidas e precisas, e otimizando o tempo de resposta e os custos para os clientes da banca.
Objetivos do Projeto:
Reduzir o tempo de busca por documentos e informações na rede interna do escritório.
Otimizar o tempo de resposta para clientes e melhorar a eficiência operacional.
Implementar uma solução de IA que se integre perfeitamente aos sistemas existentes, utilizando a tecnologia Copilot da Microsoft.
Promover uma gestão de conhecimento mais inteligente e acessível, pautada em trabalhos já realizados pelo escritório.
Etapas de Execução do Projeto
Identificação do Problema e Definição de Requisitos:
Problema: a gestão de conhecimento dependia de buscas manuais na rede interna, resultando em tempo excessivo gasto pelos advogados na procura por documentos relevantes.
Requisitos: a solução deveria ser capaz de compreender perguntas complexas, acessar documentos existentes, e fornecer respostas baseadas em trabalhos anteriores, de forma rápida e precisa.
Pesquisa e Seleção de Tecnologia:
Foi realizado uma pesquisa detalhada sobre as melhores tecnologias de IA disponíveis no mercado.
Foi escolhido o Copilot da Microsoft por sua capacidade de integração com os sistemas do escritório existentes e sua robustez na geração de respostas inteligentes.
Planejamento e Design da Solução:
Arquitetura do Sistema: definiram a arquitetura do chatbot, garantindo que ele se integrasse perfeitamente com a rede interna e sistemas de gestão de documentos do escritório.
Design da Interface: Foi desenvolida uma interface de usuário intuitiva, facilitando a interação dos advogados com o chatbot.
Desenvolvimento e Customização:
Treinamento da IA: Foi utilizado os documentos e trabalhos anteriores da banca para treinar a IA, garantindo que ela compreendesse o contexto e as nuances de áreas de atuação do escritório.
Desenvolvimento do Chatbot: foi criado o chatbot, integrando-o com o Copilot da Microsoft e nossos sistemas de gestão de documentos.
Testes e Validação:
Testes Internos: Foi realizado uma série de testes internos para garantir que o chatbot fornecesse respostas precisas e relevantes.
Feedback dos Usuários: Foi coletado feedback dos advogados que usaram o chatbot durante a fase de testes e fizeram ajustes necessários.
Implementação e Treinamento:
Lançamento: Foi implementado o chatbot em toda a rede do escritório.
Treinamento: Foi oferecido sessões de treinamento para todos os advogados, garantindo que eles soubessem como usar o chatbot de maneira eficaz.
Monitoramento e Manutenção:
Foi estabelecido um processo contínuo de monitoramento e manutenção para garantir que o chatbot continue a fornecer respostas precisas e que quaisquer problemas sejam resolvidos rapidamente.
Atualizações: o chatbot continua sendo atualizado com novos documentos e informações para mantê-lo sempre relevante.
RESULTADO
Desde a implementação do chatbot, foi observado uma redução significativa no tempo gasto pelos advogados na busca por informações. A eficiência operacional aumentou, permitindo que os advogados dediquem mais tempo a atividades estratégicas e ao atendimento ao cliente. Além disso, a satisfação dos clientes melhorou devido à rapidez e precisão nas respostas e soluções oferecidas. A otimização do tempo de resposta e a redução de custos foram notáveis, posicionando o escritório na vanguarda da inovação em gestão de conhecimento.