DESAFIO
O Lara Martins Advogados enfrentava dificuldades operacionais significativas devido à ausência de padronização dos fluxos de trabalho e ao uso de um software jurídico desatualizado, que não integrava as áreas financeira, jurídica e administrativa. A falta de métricas e o aumento substancial do volume de processos indicaram a necessidade urgente de padronização para garantir maior precisão nos resultados. Além disso, a ausência de dados fidedignos no sistema dificultava a tomada de decisões estratégicas, representando um desafio considerável para a gestão.
SOLUÇÃO
A solução consistiu em realizar uma análise detalhada da situação atual para identificar pontos críticos e oportunidades de melhoria. A principal medida adotada foi substituir o software jurídico existente por uma plataforma integrada, equipada com funcionalidades de automação e validação por inteligência artificial (IA). Simultaneamente, foram realizadas reuniões com os núcleos e setores administrativos para mapear e documentar os fluxos de trabalho, convertendo-os em regras de workflows padronizadas no novo sistema.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação foi conduzida de forma estruturada, seguindo as seguintes etapas:
· Criação de um Comitê de Melhoria Contínua para discussão, ajustes e monitoramento dos processos;
· Elaboração de um cronograma detalhado para a implementação do software, com a construção de manuais e a sensibilização da equipe sobre as mudanças;
· Realização de reuniões semanais para comunicar as alterações, garantir o alinhamento e colher feedback da equipe;
· Apresentação interativa de fluxogramas e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para as equipes, facilitando a compreensão das novas diretrizes;
· Configuração dos workflows no sistema, assegurando que os processos fossem seguidos de maneira eficiente e integrada;
· Desenvolvimento de documentos padronizados e treinamentos específicos para garantir o domínio completo do novo sistema;
· Criação de um conjunto de regras lúdicas e acessíveis, denominado LMWIN, que sintetizou as regras dos fluxos estabelecidos de forma clara e direta;
· Introdução de jogos educativos, como o ""Jogo da Memória LMWIN"" e o ""Jogo do Contrato Nulo"", para fixação das regras e a aplicação prática dos processos;
· Implementação de um sistema de registro de intercorrências para monitorar e corrigir desvios de comportamento no uso do sistema.
RESULTADO
Os resultados foram monitorados por meio de indicadores de desempenho, destacando os seguintes avanços:
· Redução significativa nas falhas operacionais relacionadas à aplicação incorreta dos fluxos, garantindo maior consistência nos processos;
· Diminuição nas dúvidas recorrentes sobre as regras internas, refletindo uma adesão mais sólida da equipe ao uso do novo sistema;
· Aumento na eficiência no controle de dados, promovendo maior coerência na execução dos processos e maior precisão nos resultados;
· Ganho de produtividade e agilidade nas tarefas jurídicas e administrativas, permitindo uma gestão mais eficiente do volume de processos;
· Feedback positivo dos colaboradores, destacando a eficácia e a leveza das novas abordagens implementadas;
· Maior engajamento das equipes, que passaram a assimilar mais facilmente os novos processos e práticas.
A iniciativa transformou as regras internas em práticas vivas da cultura organizacional, fortalecendo a autonomia, o alinhamento entre os times e o senso de pertencimento, promovendo uma verdadeira transformação cultural.
Essa abordagem integrada não apenas solucionou os desafios iniciais, mas também impulsionou a evolução organizacional, promovendo uma gestão mais eficiente e transparente.