DESAFIO
A Ford Brasil enfrentava um desafio significativo e recorrente na verificação de pré-faturas de prestadores de serviço. Este processo era predominantemente manual e demandava um tempo considerável da equipe jurídica e administrativa. A complexidade dos contratos, a diversidade de prestadores e a variação nos modelos de faturamento resultavam em:
• Alto consumo de tempo dos advogados: Profissionais qualificados dedicavam horas valiosas à conferência minuciosa de valores e datas.
• Risco elevado de erros e inconsistências: A natureza repetitiva e manual da verificação aumentava a probabilidade de erros humanos, como a não identificação de valores divergentes, serviços não previstos ou cálculos incorretos. Tais falhas poderiam levar a pagamentos indevidos, perdas financeiras e potenciais disputas com prestadores.
• Morosidade no ciclo de aprovação: A lentidão na verificação impactava diretamente o tempo de aprovação das faturas, podendo gerar atrasos nos pagamentos, prejudicando o relacionamento com fornecedores e a reputação da empresa.
• Falta de escalabilidade: Com o crescimento do volume de serviços e prestadores, o desafio se intensificava, tornando o processo cada vez mais insustentável e ineficiente.
A melhoria almejada era a automação e otimização da verificação de pré-faturas, visando não apenas a redução do tempo gasto, mas a eliminação de erros, a garantia da conformidade contratual e a liberação da capacidade analítica dos advogados para atividades de maior valor estratégico.
SOLUÇÃO
A solução encontrada foi o desenvolvimento e implementação de um sistema de inteligência artificial (IA) projetado para a verificação automática de pré-faturas. Essa solução inovadora permitiu automatizar a comparação dos valores cobrados pelos prestadores de serviço com os valores e condições previamente estabelecidos nos respectivos contratos. A IA foi concebida para:
• Extrair dados relevantes: Utilizando Processamento de Linguagem Natural (PLN) para identificar e extrair automaticamente informações cruciais das pré-faturas (ex: nome do prestador, valor total, detalhamento dos serviços, período de referência) e dos contratos (ex: valor acordado por serviço, hora, projeto; condições de pagamento; cláusulas específicas).
• Realizar comparação inteligente: Comparar de forma autônoma os dados extraídos das pré-faturas com as previsões contratuais, identificando automaticamente quaisquer discrepâncias ou inconsistências.
• Gerar alertas e priorizar: Sinalizar as pré-faturas que apresentassem divergências, classificando a criticidade da inconsistência e direcionando-as para a atenção prioritária dos advogados.
• Automatizar o fluxo de aprovação: Enviar as pré-faturas verificadas e sem inconsistências diretamente para a aprovação do advogado responsável, agilizando o processo. As pré-faturas com divergências seriam encaminhadas com os pontos de atenção já destacados para análise e decisão humana.
Essa abordagem transformou um processo manual e propenso a erros em um fluxo automatizado, inteligente e altamente preciso.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação da solução de IA para verificação de pré-faturas seguiu um rigoroso processo dividido em etapas estratégicas:
1. Análise e Design de Processo: Iniciou-se com um mapeamento do fluxo manual de verificação, identificando todos os pontos de entrada de dados, os critérios de conferência e as regras de negócio. Paralelamente, foi desenhado o novo fluxo automatizado, definindo as interações entre a IA, os sistemas existentes (como o de gestão de contratos) e os usuários finais.
2. Desenvolvimento e Treinamento da IA: Uma equipe composta por especialistas em IA, desenvolvedores e advogados, trabalhou na construção e treinamento do modelo de IA. O modelo foi alimentado com um informações incluindo contratos e pré-faturas já processadas, para que pudesse aprender padrões, identificar entidades e compreender a lógica de comparação de valores e serviços.
3. Integração de Sistemas: A solução foi integrada ao sistema financeiro da empresa, garantindo um fluxo de dados contínuo e sem interrupções. Isso permitiu que a IA, após a verificação, encaminhasse as faturas para o fluxo de aprovação e posterior pagamento.
4. Fase Piloto e Ajustes Iterativos: A solução foi implementada inicialmente em um ambiente de testes e, posteriormente, em um projeto piloto com um grupo seleto de prestadores e advogados. O feedback contínuo dos usuários foi crucial para identificar e refinar o desempenho da IA, ajustar algoritmos, aprimorar a precisão da extração e comparação de dados e otimizar a interface de usuário.
5. Treinamento e Rollout: Após a fase piloto bem-sucedida, foram realizados treinamentos abrangentes para os advogados e equipes administrativas, capacitando-os no uso da nova ferramenta e no entendimento dos relatórios de inconsistência gerados pela IA. O rollout foi gradual, garantindo a adaptação da equipe e a estabilidade do sistema.
RESULTADO
Os resultados alcançados com a implementação da IA na verificação de pré-faturas foram transformadores e tiveram um impacto direto e positivo nas operações da empresa:
• Otimização do Tempo e Produtividade dos Advogados: Houve uma redução no tempo que os advogados dedicavam à verificação manual de pré-faturas. Esse tempo foi redirecionado para atividades jurídicas de maior complexidade e valor estratégico, como consultoria a clientes, pesquisa jurídica e desenvolvimento de novas áreas de atuação.
• Aumento Exponencial da Precisão e Redução de Erros: A capacidade da IA de comparar dados em segundos com precisão resultou em detecção de inconsistências entre pré-faturas e contratos. Isso eliminou perdas financeiras por pagamentos indevidos e garantiu a conformidade rigorosa com os termos contratuais.
• Aceleração do Ciclo de Pagamento: Com a automação da verificação, o tempo médio para a aprovação e processamento das faturas foi reduzido resultando em pagamentos mais pontuais aos prestadores de serviço e fortalecendo os relacionamentos comerciais.
• Melhora na Gestão Financeira e Compliance: O sistema proporcionou maior transparência e auditabilidade sobre o processo de faturamento, com registros detalhados de cada verificação e aprovação, contribuindo para uma gestão financeira mais robusta e para a garantia do compliance.
• Vantagem Competitiva e Inovação: A adoção de uma solução de IA demonstrou compromisso com a eficiência operacional e a utilização estratégica da tecnologia para otimizar processos internos e externos.
Este projeto não apenas resolveu um desafio operacional crítico, mas também estabeleceu um novo padrão de eficiência e precisão na gestão de pagamentos.