DESAFIO
O escritório TozziniFreire Advogados tem como objetivo a ser alcançado o aprimoramento da eficiência operacional e da qualidade das entregas aos clientes. O desafio encontrado foi o de avaliar e implementar as várias soluções de Inteligência Artificial (IA) disponíveis no mercado, garantindo que fossem alinhadas com os valores e objetivos estratégicos da organização. Com esse foco, em maio de 2024, foi lançado o IA Lab para explorar e implementar soluções de IA.
Assim, o IA Lab consolida as iniciativas de IA que já estavam sendo conduzidas desde maio de 2023 em TozziniFreire Advogados, para organizá-las de forma orquestrada e segura.
A cada dia, o escritório tem amadurecido e expandido a sua jornada de uso e experimentação da IA para a prática jurídica. Constantemente, a banca explora os benefícios dessa tecnologia disruptiva para trazer mais eficiência e agilidade aos seus colaboradores, tornar os serviços que oferecem cada vez mais sofisticados e agregar valor aos clientes.
O objetivo da iniciativa é alcançar a maturidade organizacional no uso da IA Generativa, de modo a otimizar os investimentos realizados em novas tecnologias, escalando os ganhos capturados em alinhamento aos objetivos estratégicos da organização.
E, assim, foi iniciada a jornada rumo à maturidade organizacional da IA em TozziniFreire Advogados.
SOLUÇÃOA
Estratégia.
O IA Lab é o desdobramento de uma estratégia orientada à adoção da IA em TozziniFreire Advogados, cujo objetivo é extrair o máximo de valor a partir da experimentação, mensuração e implantação de soluções para todas as estruturas da organização e seus clientes.
O IA Lab coordena e maximiza o uso de tecnologias avançadas de inteligência artificial para transformar a eficiência operacional, a competitividade e a experiência dos colaboradores em TozziniFreire. O projeto visa reduzir custos por atividade, automatizar processos e otimizar a jornada dos colaboradores, resultando em um impacto positivo na rentabilidade e na produtividade dos casos. Com foco em decisões baseadas em dados, o IA Lab traz maturidade para o uso de inteligência artificial para TozziniFreire.
Abrangência da Atuação
1. Direcionar a estratégia de IA no escritório:
• Identificar necessidades específicas dos advogados;
• Guiar projetos e iniciativas de IA.
2. Desenvolver conhecimento e capacitação:
• Criar e difundir conhecimento em ferramentas de IA;
• Realizar treinamentos e desenvolver materiais de uso.
3. Implementar soluções e mensurar resultados:
• Coordenar experimentações, implementações e desenvolvimento interno de soluções com IA;
• Mensurar e divulgar resultados, garantindo a privacidade de dados, transparência e conformidade jurídica.
Principais iniciativas
1. TF/AILA:
• A plataforma própria do escritório de IA Generativa, com base na tecnologia Chat GPT da OpenAI.
• Centralização de diversos modelos de IA Generativa, incluindo o Chat GPT e o Gemini em uma única plataforma.
• Mapeamento de oportunidades e casos de uso a serem testados e difundidos.
2. Copilot:
• Solução de IA generativa integrada ao ecossistema de soluções da Microsoft.
• Teste com grupo piloto de 50 usuários.
• Desenvolvimento de casos de uso.
3. Parcerias com Law Techs:
• Ferramentas especializadas com diferentes funcionalidades de IA, por exemplo, leitura de contratos, análise de risco e busca de jurisprudência.
Metodologias utilizadas
1. Design Thinking - Usuário no centro:
• O escritório entendeu as necessidades e desafios dos colaboradores por meio de entrevistas e workshops de ideação e cocriação de soluções.
• Foi gerado soluções inovadoras com sessões de brainstorming e prototipagem rápida.
2. DevOps:
• Pipelines de entrega contínua para rápidas implementações.
• Utilização de ferramentas de monitoramento para coletar dados de desempenho e feedback dos usuários, garantindo escalar e adaptar as iniciativas conforme necessário.
Capacitação e suporte
1. Treinamentos
• Sessões presenciais e virtuais para introduzir os novos sistemas e processos.
• Elaboração de manuais, guias de usuário e vídeos tutoriais.
2. Guia de prompts para Advogados
• Mais de 55 sugestões práticas, orientações de metodologia para criação de prompts e melhores práticas.
3. Gestão da Mudança
• Plano de comunicação estruturado para divulgação das ferramentas e formação de grupos de trabalho e curadoria de conteúdo.
• Diversos canais de comunicação para informar e educar os colaboradores sobre IA generativa - E-mail, intranet, Microsoft Teams, uso dos espaços colaborativos.
• Pílulas de conhecimento com orientações, comunicados, novidades e casos de uso.
Colaboração interdisciplinar:
1. Integração das equipes de inovação, tecnologia da informação e áreas jurídicas.
2. Colaboração multifacetada que permitiu que cada projeto fosse analisado e aprimorado sob diferentes perspectivas, garantindo soluções mais robustas e eficazes.
3. Ambiente acessível a todos, promovendo a colaboração entre diferentes equipes e departamentos por meio dos workshops, treinamentos, sessões de brainstorming e disseminação de conhecimento.
RESULTADO
Desde o lançamento do IA Lab em maio de 2024, o escritório tem trabalhado intensamente junto às áreas de prática para difundir a iniciativa, implementar o plano de ação e colher resultados, ainda que em um curto período, a banca já pode compartilhar resultados positivos significativos.
Automação de processos:
• Aumento da eficiência: A automação de tarefas repetitivas reduziu o esforço por atividade e aumentou a rentabilidade dos casos. Por exemplo, no case de Resumo de Casos, foi economizado 1 hora e 16 minutos por dia para cada advogado.
Capacitação contínua:
• Treinamentos frequentes: Foram realizados mais de 6 treinamentos sobre Inteligência Artificial, mantendo uma média superior a 1 treinamento por mês.
• Adoção da ferramenta de IA: O escritório observou um crescimento de 187% nas interações dos usuários em sua ferramenta de IA generativa. Esse aumento evidencia não apenas a eficácia dos treinamentos proporcionados, mas também o crescente interesse e confiança dos advogados na ferramenta.
• Cenário atual: Mais de 700 colaboradores com acesso, resultando em 13,29 mil chats iniciados e 45,32 mil mensagens enviadas.
Impacto na rotina dos advogados:
• Tarefas otimizadas: A IA é utilizada para elaboração e revisão de e-mails, resumos, identificação de palavras-chave, transcrição de reuniões e criação de listas e tabelas. Por exemplo, nas interações com o Copilot, os usuários têm a ferramenta para redigir e-mails no Outlook, desenvolver apresentações no PowerPoint, criar atas de reuniões no Teams e produzir conteúdo no Word. Sem precisar sair das ferramentas, os colaboradores utilizam a IA generativa em seu cotidiano.
• Ecossistema de soluções: O escritório utiliza o Copilot para resumir conteúdos e destacar os pontos principais da sua base de documentos sobre matérias eleitorais. Com esses resumos, a banca consegue criar mais de cinco apresentações detalhadas sobre temas eleitorais utilizando a funcionalidade de geração de slides no PowerPoint a partir de documentos. Além disso, é utilizado o material gerado para desenvolver um questionário com intuito de validar a eficácia dos treinamentos. Para isso, é utilizado a funcionalidade do Copilot no Microsoft Forms, garantindo que as perguntas fossem pertinentes e alinhadas aos tópicos abordados.
Sustentabilidade e escalabilidade
• Atualizações regulares: Foram implementados mais de 5 novos modelos de IA este ano, incluindo linguagens multimodais.
• Plataforma adaptável: Inclusão de novas funcionalidades na ferramenta de IA própria, incorporando novas tecnologias como upload de documentos seguindo todas as normas de Segurança da Informação que regem o escritório.
Inovação e cultura
• Incentivo à inovação: Reconhecimento institucional de cases promovidos pelos colaboradores dentro do IA Lab.
• Participação no ecossistema de Law Techs: Único escritório da América Latina no programa AI-Powered Search for International Law.
O IA Lab tem sido um pilar fundamental para a inovação e eficiência no escritório. O TozziniFreire continuará a investir em tecnologias emergentes, capacitação e práticas inovadoras para manter sua liderança no mercado.