DESAFIO
Em operações jurídicas de alta complexidade e volume — como na advocacia de massa — três grandes desafios operacionais que são críticos foram identificados pelo Mendes & Mendes Advogados Associados:
1. A dificuldade de gerenciar um grande volume de dados processuais, com acompanhamento confiável de fluxos de trabalho, prazos e produtividade;
2. A análise sistêmica e dinâmica desses dados, que permita extrair inteligência jurídica e operacional em tempo real;
3. A limitação dos sistemas tradicionais, que demandam mão de obra intensiva ou robôs (RPAs) de alto custo para realizar atualizações massivas em bases que se alteram continuamente.
4. Aumentar a eficiência do monitoramento de tarefas, prazos e performance em tempo real, com capacidade de resposta instantânea;
Sistemas tradicionais de gestão processual apresentam estrutura engessada, com escassa flexibilidade para edições em massa, automações limitadas, dependência de TI e limitação dos recursos integrados de análise preditiva e dashboards operacionais em tempo real.
Era necessário romper esse modelo e criar uma solução mais fluida, escalável e colaborativa — com baixa dependência técnica, alta flexibilidade de dados e inteligência analítica instantânea.
SOLUÇÃO
A inovação reside na inversão da lógica tradicional: ao invés de transformar sistemas em planilhas, transformaram as planilhas no sistema, com toda a maleabilidade e poder analítico do Excel e do BI.
Os sistemas tradicionais apresentam os dados via exportação de planilhas/relatórios. Dessa premissa, o escritório inverteu a ordem e estruturou o sistema de gestão de processos sobre as planilhas eletrônicas em nuvem — Utilizando o ambiente HighQ, com seus módulos de: iSheet (planilhas inteligentes); dashboards interativos e uma infraestrutura de segurança robusta, certificada pela ISO/IEC 27001, que garantiu ao projeto confiabilidade, rastreabilidade e proteção de dados em nível corporativo.
As planilhas (iSheets), auditáveis e com controle total das permissões de visualização e edição em níveis, tornaram-se o núcleo de operação, possibilitando:
- Criação de módulos distintos (Processos, Agenda, Financeiro etc.) com campos personalizados e integráveis por meio do recurso Lockup de chave única (número da pasta);
- Exportação/importação em Excel, viabilizando edições em massa com as ferramentas nativas do Excel, sem necessidade de automações adicionais;
- Criação de dashboards interativos em tempo real, com KPIs operacionais e estratégicos extraídos diretamente dos dados alimentados pelas equipes;
A arquitetura permite, por exemplo, mapear fluxos processuais como se fossem processos administrativos, com colunas que representam marcos jurídicos padronizados como: datas de sentença, valores condenatórios, status da decisão, fases de negociação etc. Só a composição das verbas condenatórias possui mais 50 detalhamentos mapeados: dano moral; marcos e índices de juros e atualização monetária; valores a compensar; honorários e afins, que compõem o memorial de cálculos, mas, agora também estão insertos dentro do sistema gerando painéis de dados preditivos.
As iSheets deixaram de ser planilhas auxiliares e passaram a funcionar como o sistema de gestão jurídica, dinâmico, adaptável e inteligente.
IMPLEMENTAÇÃO
A implementação seguiu três pilares:
1. Mapeamento completo dos fluxos internos e jurídicos, com apoio técnico multidisciplinar, o engenheiro de produção e PHD em administração, controler jurídico da banca, o especialista em Processo Civel que é diretor de operações do escritório, transformando marcos processuais, tarefas e critérios de controle em campos padronizados;
2. Configuração modular e relacional do sistema, com integração entre as iSheets via Lockup de chave única e parametrização de todas as áreas do escritório — controladoria, jurídico, financeiro e recursos humanos;
3. Criação e personalização de dashboards gerenciais, permitindo visualização instantânea da produtividade individual, cumprimento de metas, gargalos operacionais e evolução dos casos.
A operação foi desenhada para permitir que supervisores realizem edições em massa utilizando o Excel como interface temporária de manipulação dos dados, o que eliminou a dependência de RPAs ou ações manuais individualizadas no sistema.
A capacitação da equipe foi rápida, com aproveitamento da familiaridade com o Excel e apresentação dos processos colaborativos nos desenhos de fluxos mapeados.
RESULTADO
A implantação gerou resultados expressivos em eficiência operacional, inteligência analítica e redução de custos:
- O setor de redação, que produz em média 200 peças por dia, reduziu de 1h30min para 15 minutos o tempo diário necessário para redistribuição de prazos, com critérios mais robustos, operando diretamente na planilha e reimportando os dados já tratados;
- Esse ganho se replicou nos demais setores do escritório, totalizando mais de 25 horas semanais de economia apenas do time de supervisão;
- O acompanhamento de produtividade, antes feito apenas ao final do dia, passou a ser instantâneo, com dashboards que exibem status de tarefas por colaborador em tempo real;
- A mensuração da produção individual e por equipe facilitou feedbacks objetivos e intervenções imediatas, com base em KPIs estruturados;
- A planilha de processos contém hoje mais de 200 mil casos ativos, mapeados em 5 anos de histórico, com atualizações realizadas em segundos sem perda de desempenho (média de 8s para atualização completa de um dashboard);
- A economia média com a desativação de RPAs chegou a R$ 30 mil/mês, considerando apenas rotinas substituídas nos últimos 60 dias. O valor real é superior, ao se considerar implementações que antes seriam inviáveis sem automação externa;
- A gerência executiva acompanha os painéis de metas e de produtividade sem a dependência de requisição de dados aos supervisores.
- A exponencial criação de dados e painéis cada vez mais refinados e especializados na estratégia gerencial, sem a dependência do time de desenvolvimento.
- A estrutura desenvolvida é replicável em outras bancas com perfil similar, sem depender de desenvolvimentos proprietários, e pode ser adaptada por qualquer operação que trabalhe com contencioso de massa e grandes volumes de dados.