DESAFIO
No fim de 2022, o escritório Figueiredo Sens Advogados identificou lacunas na gestão de atividades do escritório, evidenciadas pela ausência de métricas para o controle das atividades realizadas pelo time. Foi observado também que o time deixava de realizar constante aprimoramento, o que não condizia com a cultura do escritório, orientada para entregar melhor e mais rapidamente.
Assim, foram traçadas metas que se tornariam os principais objetivos para 2023 no Figueiredo Sens: aproximar em 100% das horas trabalhadas registradas via time sheet por meio do sistema de gestão; aprimorar o inglês e espanhol do time FS por meio do desafio institucional entre os membros do time; elevar a eficiência técnica do time com oficinas internas; criar grupos de trabalho para desenvolver um método de atualização automatizado dos clientes; aprimorar processos para alcançar agilidade na entrega; e, por fim, alcançar um crescimento superior a 100% de 2022 para 2023.
SOLUÇÃO
Tendo em vista os sete principais objetivos do escritório, foram contratados softwares e inseridos procedimentos internos, detalhados a seguir:
Para o controle do tempo trabalhado em cada caso - métrica de acompanhamento das atividades desenvolvidas -, o processo de migração para a plataforma de gestão Legal One, da Thomson Reuters, foi aprimorado, e toda atividade realizada dentro da Figueiredo Sens passou a ser monitorada pelo time sheet existente na plataforma. Com esse controle e métrica estabelecida, o escritório deixou de ser ineficiente em suas demandas, passando a estabelecer valores condizentes aos trabalhos realizados.
O aprimoramento da segunda língua dos membros do time foi incentivado como forma de competição dentro da plataforma Duolingo, levando os membros a dedicarem uma pequena parcela do seu dia ao aprendizado do inglês e/ou espanhol.
Reuniões semanais do time foram criadas com o objetivo de trabalhar a qualidade técnica e a atualização jurídica, visando à constante evolução e ao aprimoramento conjunto de todo o time. As reuniões ocorrem todas as terças-feiras no período da manhã, sendo cada membro do time responsável pela condução da reunião por uma semana. Esse procedimento permite que cada membro do time desenvolva atividades como liderança, oratória e organização, além de compartilhar novos assuntos e aprimoramento para o desenvolvimento da equipe como um todo. Os temas abordados variam desde técnicas de resiliência, utilização de plataformas com inteligência artificial para aprimorar as entregas até debates sobre atualização de jurisprudência dos tribunais superiores.
Reuniões de alinhamento mensais - chamadas one a one - foram desenvolvidas com todos os membros do time, visando o desenvolvimento de métricas e feedbacks atualizados. Isso busca criar um ambiente propício ao desenvolvimento pessoal de cada membro, aumentar as autonomias e responsabilidades, além de promover projetos individuais e fortalecer a cultura do escritório.
Foram desenvolvidos procedimentos internos - como manuais - para fins de seguimento de padronização em peças e condução de casos, tal como a identificação dos casos pelo número da pasta do cliente dentro do arquivo do escritório, prazos para elaboração de relatórios, respostas e atualizações aos clientes. Esses procedimentos otimizaram o tempo da equipe, permitindo o desenvolvimento de uma comunicação eficiente com os clientes, de maneira condizente com a cultura e filosofia do escritório.
Foi realizada a contratação de uma plataforma de automatização de assinatura e gestão de contratos - a plataforma ZapSign -, que possibilitou maior alcance e facilidade na coleta de assinaturas e no fechamento de contratos, de forma segura e sem deslocamento, otimizando o tempo da equipe do escritório e permitindo o fechamento de contratos a distância.
Também foi contratada uma plataforma de buscas de ativos - a plataforma Leme Inteligência Forense - para otimização do time de contencioso nas conduções de ações executivas, aumentando o êxito das demandas e diminuindo o tempo gasto em pesquisas por ativos na satisfação do crédito buscado.
Por fim, ainda há a condução de eventos para o escritório inteiro, com o objetivo de criar uma comunidade de cultura fortalecida, com propósitos em comum, envolvendo o compartilhamento e debates sobre o crescimento do escritório e metas.
RESULTADO
Diante das metas estabelecidas, com o objetivo de crescimento determinado no fim de 2022 - referente ao crescimento em 100% das atividades/faturamento do escritório para 2023 -, e com os procedimentos inseridos por meio de uma gestão mais próxima e incentivadora em relação aos membros do escritório, identificou-se que os ajustes realizados surtiram efeito ao comparar os resultados dos anos estabelecidos como métrica.
Explicando: "Com base nos elementos apresentados como lacunas a serem preenchidas e nos procedimentos apresentados, o tempo utilizado pela equipe de trabalho tem ocorrido de forma mais eficiente e se mostrou diretamente proporcional ao faturamento do escritório. Com o constante aprimoramento do time, controle de horas para o desenvolvimento de cada caso, sistema de atualização ao cliente e automatização da gestão de contratos (assinatura), o Figueiredo Sens tem entregue ao mercado exatamente o que se propõe: entregar primeiro e entregar melhor."
Isso ocorre porque, com os ajustes de gestão, a equipe tem se concentrado em dois pilares: (i) otimização de tempo da equipe e (ii) aprimoramento de técnica, fidelizando os clientes já existentes dentro da estrutura e convertendo mais clientes a partir dos seus alcances e condução estratégica dos casos.
Assim, a meta estabelecida de crescimento do escritório (100%) já está sendo alcançada proporcionalmente aos meses de 2022 em relação aos de 2023, o que demonstra que a gestão acertadamente realizou os ajustes identificados durante 2022.