DESAFIO
Desde a sua fundação, o Araúz Advogados tem se destacado pelo investimento contínuo em tecnologia e inovação. O compromisso é oferecer serviços jurídicos de excelência, atendendo de forma eficiente às necessidades dos clientes com soluções criativas e personalizadas.
Ao longo de quase 25 anos, a trajetória da banca tem sido marcada pela harmoniosa combinação de tradição e inovação na prática jurídica. Em sua constante busca por crescimento, foram identificadas várias oportunidades de melhoria, traçando os seguintes objetivos: definir um controle interno seguro e eficaz, implementar um rigoroso controle de riscos, melhorar a gestão de processos e estabelecer uma sólida governança.
Todavia, em decorrência do seu crescimento exponencial, o escritório se deparou com um desafio significativo: como gerir o tempo que seus colaboradores dedicavam a tarefas padronizadas e repetitivas, para otimizar a organização interna, reduzir o tempo dessas operações e aumentar a produtividade de maneira eficiente, principalmente na elaboração de petições.
Embora já tivessem uma ferramenta contratada para a elaboração de petições padronizadas, seu uso era contraproducente devido à necessidade de acessar um serviço externo, importar dados e gerar modelos. Os advogados preferiam redigir as petições manualmente, o que comprometia a produtividade e a eficiência operacional.
Solução Inovadora
No início de 2023, a Equipe de Inovação notou que o sistema de operações já possuía uma ferramenta eficaz para a elaboração de relatórios de despesas, que integrava dados de diversas fontes de maneira automatizada e padronizada. A lógica era simples: a ferramenta coletava informações financeiras do sistema (CRM - Customer Relationship Management, ERP - Enterprise Resource Planning, HRM - Human Resource Management e BI - Business Intelligence) e gerava relatórios detalhados e precisos, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessários para essa tarefa.
Logo, essa mesma lógica poderia ser aplicada à elaboração de petições, pareceres e contratos. A ferramenta poderia ser adaptada para integrar dados processuais e informações jurídicas do mesmo sistema, gerando automaticamente as peças e teses necessárias.
Assim, após um estudo da linguagem operacional do sistema, a Equipe de Inovação implementou centenas de modelos em poucas semanas, unindo a expertise jurídica ao desenvolvimento de automações programadas. Integrada a um fluxo inteligente, essa solução permitiu que os advogados gerassem petições em menos de 30 segundos e as encaminhassem para a controladoria no mesmo processo, tornando a operação até quatro vezes mais rápida.
Além da eficiência, o escritório conseguiu garantir petições padronizadas, alimentando sua base de dados de forma contínua. A solução não só melhorou a eficiência e o controle operacional, mas também fortaleceu a gestão de riscos, aprimorando a tomada de decisões pela alta gestão do escritório, a rastreabilidade dos procedimentos e a segurança da informação. Ao final de 2023, quase 50% das petições protocoladas pelo Araúz já eram realizadas com base nessa solução.
Gestão e Inteligência Jurídica
Este investimento em tecnologia e gerenciamento resultou em um plano de Gestão e Inteligência Jurídica, beneficiando seus processos internos não somente na elaboração de petições, sendo aplicada a mesma automação para contratos, pareceres e demais documentos.
Não obstante, considerando o resultado significativo da solução, o que era apenas uma melhoria interna, se transformou em um serviço para os clientes. A oferta da gestão de processos judiciais e administrativos, gestão de consultas e pareceres e gestão de contratos (CLM - Contract Lifecycle Management) por meio de software permitiu a expansão de seus serviços de advocacia como inteligência e estratégia jurídica, reafirmando o compromisso com a excelência, tecnologia e inovação.
O escritório passou a concentrar diversas conquistas do escritório ao longo de anos, em governança e tecnologia, na oferta da ‘Gestão e Inteligência Jurídica’, com serviços que adentram em controles internos, automações e análise de dados.
Caso de Sucesso Externo
O escritório iniciou com um cliente que enfrentava grandes dificuldades na supervisão do ciclo de vida dos contratos, resultando em ineficiências operacionais, atrasos, erros, riscos jurídicos e prejuízos financeiros. Em julho de 2023, a banca começou a implementar a gestão de contratos (CLM) para este cliente, com o objetivo de resolver esses problemas críticos.
A implementação do CLM pretendia: automatizar a supervisão de contratos; reduzir riscos jurídicos; melhorar a eficiência operacional; aumentar a segurança da informação e a rastreabilidade dos dados; e gerar análises gerenciais detalhadas.
Ao longo do ano de 2024, os resultados observados após o primeiro semestre desde a implementação foram notáveis. A automação da supervisão de contratos não só eliminou os atrasos e erros, mas também proporcionou uma enorme economia de tempo para a equipe jurídica do cliente. A redução dos riscos jurídicos foi significativa, graças à gestão mais rigorosa e detalhada que o CLM possibilitou. A eficiência operacional melhorou substancialmente, com processos sendo concluídos de maneira mais rápida e precisa. Isso resultou em uma redução dos custos operacionais e um aumento da produtividade.
A segurança da informação e a rastreabilidade dos dados foram aprimoradas, garantindo que todas as informações contratuais estivessem protegidas e facilmente acessíveis para auditorias e revisões. Foi possível criar um ambiente de conformidade com a LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, garantindo a manutenção de Sigilo, Confidencialidade, Integridade, Disponibilidade, Autenticidade e Cyber Security.
Além disso, as análises gerenciais detalhadas geradas pelo sistema permitiram uma tomada de decisão mais estratégica por parte da liderança do cliente. Essas análises forneceram insights valiosos sobre o desempenho dos contratos, identificando áreas de melhoria e possibilitando ajustes proativos nas estratégias de gestão de contratos.
SOLUÇÃO
Para cumprir os objetivos estabelecidos, o Araúz Advogados implementou uma série de estratégias, recursos, ideias e ferramentas, com foco em análise de dados, otimização de recursos, gestão de projetos e processos, além de um compromisso com a governança e a gestão de riscos. Esses elementos foram essenciais para o sucesso da Gestão e Inteligência Jurídica.
Banco de Dados
Primeiramente, o tratamento e o enriquecimento da base de dados foram fundamentais nesse processo. Utilizando ferramentas avançadas, o escritório conseguiu coletar, processar e analisar dados de diferentes fontes. O objetivo era fornecer insights detalhados e precisos, resultando em uma melhor compreensão dos processos internos, identificação de gargalos e oportunidades de melhoria contínua.
Otimização de Recursos
A otimização de recursos e a integração de ferramentas também tiveram um papel crucial. Observando novos caminhos e potencialidades com as ferramentas já existentes, foi possível automatizar a elaboração e gestão de documentos jurídicos, reduzindo o tempo e esforço manual.
Gestão de Processos
A gestão de projetos e processos foi aprimorada através da aplicação de metodologias ágeis e de gestão. Isso garantiu que todos os projetos fossem executados dentro do prazo e do orçamento previsto, com a máxima eficiência possível. Como resultado, houve uma melhor coordenação e execução dos projetos, com entregas mais rápidas e de maior qualidade.
Governança
A governança foi reforçada com a implementação de controles internos rigorosos e de práticas para monitorar a conformidade e a segurança da informação. O objetivo era garantir que todos os processos estivessem em conformidade com as normas e regulamentos, aumentando assim a transparência, a rastreabilidade e a segurança das operações.
Gestão de Riscos
A gestão de riscos foi outro aspecto abordado com estratégias específicas. Foram realizadas análises de riscos e criados planos de mitigação para cada etapa. Isso permitiu identificar e minimizar possíveis riscos jurídicos e operacionais, reduzindo a exposição a riscos e prevenindo problemas futuros.
Melhoria Contínua
Comprometidos com o crescimento da Gestão e Inteligência Jurídica, foi desenvolvido um programa de treinamento para garantir que todos os usuários estivessem capacitados a utilizar as novas ferramentas de forma eficaz. Além disso, foi disponibilizado suporte técnico para resolver dúvidas e problemas rapidamente, buscando não somente sanar falhas técnicas, mas observar oportunidades de mudança e melhoria.
RESULTADO
Os resultados alcançados com a implementação do plano de Gestão e Inteligência Jurídica no Araúz Advogados foram notáveis e superaram as expectativas iniciais. A adoção das novas ferramentas e metodologias por diferentes áreas do escritório, como Recursos Humanos e Financeiro, demonstrou a eficácia do plano ao automatizar processos documentais e aumentar a eficiência operacional.
A primeira melhoria observada foi a padronização e a automatização da elaboração de petições, pareceres e contratos. Utilizando modelos elaborados com alta expertise jurídica, os advogados conseguiram gerar esses documentos em menos de 30 segundos. Isso não só acelerou o processo, mas também garantiu a precisão e a consistência das informações, além de manter a identidade visual do escritório.
Ainda, a integração de dados processuais e informações jurídicas permitiu uma gestão mais eficiente e segura das informações. A rastreabilidade e segurança da informação foram aprimoradas, garantindo conformidade com normas e regulamentos, além de facilitar auditorias e revisões. O controle rigoroso de governança e a gestão de riscos também contribuíram para a redução de possíveis riscos jurídicos e operacionais, proporcionando uma operação mais segura e eficiente. O programa de treinamento e o suporte técnico garantiram que todos os colaboradores estivessem capacitados a utilizar as novas ferramentas de forma eficaz, promovendo uma cultura de melhoria contínua dentro do escritório.
Essas mudanças resultaram em uma significativa economia de tempo e esforço manual, permitindo que os advogados focassem em atividades de maior valor agregado. Como consequência, a produtividade aumentou substancialmente, e a qualidade dos serviços jurídicos oferecidos pelo Araúz Advogados atingiu novos patamares de excelência.