DESAFIO
Como advogados especializados em tecnologia, a equipe buscava soluções tecnológicas capazes de atender às demandas de maneira abrangente e com a segurança esperada. Isso incluía a contratação de softwares de segurança que realizassem varreduras protetivas periódicas, bem como a implementação de uma ferramenta de gestão de processos e informações para tornar as práticas internas uníssonas.
Nesse sentido, os softwares jurídicos e de auditorias disponíveis no mercado, embora sejam customizáveis, não atingiam integralmente as necessidades do Assis e Mendes, que possui uma visão e processos empresariais, além de envolver um custo elevado para implementação e manutenção. Assim, o escritório buscou formas de criar mecanismos próprios que pudessem integrar e gerenciar as diversas áreas internas, como Sistema de Gestão e Segurança da Informação, financeiro, recursos humanos, departamento jurídico e gestão de contratos, de forma fluída, gerando relatórios e permitindo a integração com outras ferramentas, como editores de texto e bancos de imagens.
SOLUÇÃO
Por meio do licenciamento de um software em cloud computing de gestão de projetos, cujo foco não é atender departamentos jurídicos, mas sim empresas que trabalham com projetos e metodologias ágeis, preparamos um ambiente altamente customizado de acordo com nossas necessidades, de forma que foi possível integrar todos os departamentos do escritório, abrindo mão de softwares jurídicos próprios, que já não atendiam às demandas internas e de clientes.
Focados na aplicação de metodologias ágeis em operação jurídica, transformamos o software, essencialmente voltado para gestão de projetos, em um verdadeiro ERP (Enterprise Resource Planning), fazendo com que a ferramenta seja utilizada desde o primeiro contato com o cliente até a interposição de recursos nas instâncias superiores, passando pela gestão de contratos e fornecedores, processos internos, financeiro e recursos humanos.
Para alcançar esse objetivo, a equipe empregou a inteligência artificial, especialmente o ChatGPT, para aprender de maneira mais rápida os melhores comandos e atalhos para a personalização de ferramentas, além da integração eficiente com outros sistemas.
Também com a ajuda da IA, visando fortalecer o Sistema de Gestão de Segurança da Informação, desenvolvemos um software único que gera relatórios automatizados e que permite auditar os computadores utilizados pelo escritório periodicamente e sem custo, garantindo que nenhum ativo seja utilizado em desacordo com nossas normas de segurança da informação.
RESULTADO
Os resultados foram instantâneos. Com a integração da ferramenta com o Google Workspace e de todos os departamentos internos, o escritório conseguiu aprimorar a gestão de documentos, clientes e processos internos, o que permitiu centralizar arquivos em uma única ferramenta sem a necessidade de upload de arquivos a cada atualização de determinado documento ou caso. Assim, foi possível reduzir custos com softwares diversos para atender a necessidade de cada área e automatizar diversos processos.
No tocante à auditoria dos dispositivos físicos do escritório, com o desenvolvimento do software junto ao ChatGPT, foi possível diminuir o custo com ferramentas de auditoria, além de permitir um ganho enorme de tempo, reduzindo a auditoria de 1 hora por máquina para 5 minutos.